Обучение Битрикс24 - Сообщения с тегом "чек-лист"

Возможности для общения с коллегами в Битрикс24 практически любому пользователю понятны сразу. Дело в том, что они созданы подобно всем привычным чатам, лентам соцсетей, мессенджерам.

При этом Битрикс24 не ограничивает вас в вариантах коммуникации. Если вам нужно, чтобы сотрудник или коллега выполнил что-то, вы можете по своему выбору:

- написать сотруднику сообщение в чат (список сотрудников с полными контактами доступен в системе);
- создать групповой чат и написать нескольким коллегам;
- позвонить сотруднику (все звонки внутри компании – бесплатные и безлимитные);
- сделать видеозвонок (видеозвонки внутри компании тоже бесплатны);
- создать групповой видеозвонок с коллегами;
- а во время переписки в чате или видеоразговора вы можете одновременно обмениваться документами – текстовыми, графическими, фото и видео, – прикреплять их к сообщениям, редактировать документы, сохранять их в облаке и на своём компьютере…

Эти возможности для общения внутри компании без ограничений доступны абсолютно всем её сотрудникам:
- через браузер;
- через десктопное приложение (для Mac или Windows);
- через мобильное приложение – с мобильного телефона или планшета – из любого места, где есть интернет.



Удобные и разнообразные форматы общения в Битрикс24 позволяют мгновенно решать множество вопросов быстро и эффективно. Тем более что бизнес-чат сообщит вам, если вы пропустили какие-то звонки или видеовызовы, покажет, прочитал ли сотрудник ваше сообщение, и напомнит последние фразы диалога. А история общения в бизнес-чате фиксируется.

И совершенно понятно, что большинство сотрудников с удовольствием и почти рефлекторно открывает чат и пишет, например:

- Коля, сделаешь в четверг к вечеру презентацию? У нас встреча с этим клиентом в пятницу
- Сделаю, - отвечает Коля.

И все довольны.

И происходит это, например, в понедельник. А во вторник клиент звонит и говорит – давайте-ка встречу на следующую неделю перенесём, я улетаю в командировку. А Коле я, пожалуй, не скажу, думает сотрудник, пусть лучше сделает к четвергу, чтобы потом аврала не было.

А в среду подтверждаются переговоры в Екатеринбурге и Челябинске, и Колин начальник Колю срочно усаживает в самолёт. Ничего страшного, встречу же клиент перенёс. Но в командировке Коля простудился…

Так что – чаты не эффективны для работы?

Напротив, очень эффективны: когда нужно решить вопрос моментально. Когда нужно обсудить что-то с коллегами, находящимися в разных местах. И ещё в массе ситуаций.

Но для решения задач есть и другая возможность. Она так и называется: Задачи.




Задачи – это модуль, который даёт руководителю возможность контролировать исполнение поставленных задач, а подчиненным – точнее планировать свою работу.

Как поставить задачу? Достаточно написать (в той же удобной для вас форме, что и в чате), что именно требуется сделать (Описание задачи), кто должен это сделать (Ответственный), когда (Крайний срок) – всё, задача поставлена. Вы – Постановщик задачи. Если вы хотите переадресовать контроль за выполнением задачи, например, руководителю отдела – обозначьте его как Соисполнителя. Если кто-то из коллег ставит сотруднику задачу, выполнение которой важно для вас, вы можете стать Наблюдателем.

Задаче можно определить приоритет – высокий, низкий или средний. Счётчик, появляющийся в задаче, показывает исполнителю, что он срывает срок, а руководитель легко может контролировать задачи, которые поставил.

Задачи интегрированы с документами и календарями, и их можно представить в виде диаграммы Ганта. Это особо ценно для руководителя проекта – сразу видны все задачи по проекту, а также – в какой стадии выполнения они находятся.

Каждый сотрудник видит у себя перечень задач, которые он поставил или выполняет, их статусы, и может эффективнее планировать свою работу. Все отчёты для руководителя по эффективности и по ресурсам выполнения задач подчинёнными выгружаются в Excel.

К задаче можно добавить чек-лист по её выполнению, что удобно использовать, когда задачу нужно выполнять поэтапно или в задаче много соисполнителей.

Возможно, лучше всего разницу чата и модуля Задачи можно выразить словами нашего клиента:

Задача означает «надо делать», а чат – «можно забыть».

Все возможности управления задачами и работы в бизнес-чате вы можете опробовать самостоятельно.