Обучение работе в CRM Битрикс24 в Пинол — отзыв компании BREFFI

Мы очень часто сталкиваемся с тем, что руководители компаний, недооценивают важность полного обучения сотрудников  работе в CRM Битрикс24. Нередко встречается сценарий, когда назначают ответственным за обучение только одного сотрудника из всей компании, которому необходимо помимо своих привычных обязанностей обучить работе на портале остальных сотрудников. 

Минус такого подхода в том, что тратится внушительное количество времени на попытки внедрить систему. Сотрудники неохотно готовы работать в системе, и продолжают вести работу привычным для себя способом. Как правило, подобные попытки приводят к тому, что компании отказываются от них и переходят на полное обучение.

Если вашим сотрудникам требуется профессиональное обучение, то составляйте техническое задание и отправляйте нам заявку на почту order@pinall.ru.

Алексей Окара, основатель Пинол

Руководство BREFFI совершенно правильно оценило важность профессионального (а, значит, качественного) обучения сотрудников работе в CRM, а не поставило ставку на "метод тыка" (как зачастую это делается). Изначально требовалось научить сотрудников правильной работе в базовом функционале Битрикс24, который был адаптирован под циклы работы компании.

Обучение проходило в рамках пакета «Руководитель». Все онлайн-встречи с сотрудниками BREFFI проводил Алексей Окара лично. На встречах поднимались "боли" компании, на которые тут же предлагалось адекватное решение.

После каждого курса, пользователям передавалась не просто видео-инструкция, но и составлялся индивидуальный регламент по работе с функционалом Бтитрикс24. Все регламенты мы последовательно загрузили на портал BREFFI в раздел Wiki:

• Регламент ведения организационной структуры компании


• Регламент постановки задач в компании


• Регламент контроля исполнения задач


• Регламент бронирования переговорных комнат


• Регламент проведения планерок

Регламент ведения организационной структуры компании

Назначение: поддержка актуальной организационной структуры на портале для информационных целей, корректного выполнения бизнес-процессов и разграничения прав доступа.

Организационная структура компании ведется в модуле "Сотрудники", открываемом через нажатие на соответствующий пункт в левом меню. Пример оргструктуры:

Оргструктура должна соответствовать штатному расписанию компании. При этом, в ней допускается ведение виртуальных проектных подразделений, создаваемых на период ведения конкретного проекта. Пример проектных подразделений:

Для добавления нового подразделения необходимо нажать на кнопку "Добавить подразделение" в правом верхнем углу оргструктуры. В открывшемся окне указать название нового подразделения, вышестоящее подразделение, его руководителя (на портале допускается совместительство, когда руководитель управляет несколькими подразделениями):

После добавления подразделения в него необходимо добавить сотрудников. Это можно сделать двумя способами:

1. Выделить на оргструктуре мышкой сотрудника в исходном подразделении и перенести его в целевое подразделение:

2. Дважды кликнуть по ссылке на фамилии сотрудника в оргструктуре, чтобы перейти в его профиль. Теперь нужно выбрать пункт меню "Редактировать профиль" и отметить нужное подразделение в специальном окне (можно выделить несколько подразделений, удерживая клавишу Ctrl, таким образом, сделав сотрудника совместителем):

Регламент постановки задач в компании

Назначение: корректное назначение, ведение и закрытие задач в компании.

Работая с задачами в компании, следует придерживаться следующих дополнительных правил.

1. Отдельно взятая задача должна соответствовать критерию SMART:

• Specific: конкретность задачи, например, не просто проведение выставок, а проведение отдельной взятой выставки;


• Measurable: измеримость задачи, наличие у нее критерия достижения и оценки; посещения выставки N посетителями;


• Attainable: достижимость задачи; наличие временных, человеческих ресурсов для проведения выставки;


• Relevant: актуальность задачи; положительный ответ на вопрос: "Может ли выставка способствовать росту продаж?"


• Time-bound: ограниченность задачи по времени; четкое знание дат проведения выставки.

В случае, если задача не соответствует хотя бы одному из критериев SMART, ее можно создать как головную, к которой в последующем будут созданы SMART-подзадачи. Например, задача проведения выставки будет в итоге подзадачей по отношению к проведению всех выставок:

2. В случае, если имеется готовый шаблон (например, шаблон задач на проведение выставок), то необходимо выбрать следующую опцию: "Добавить задачу по шаблону". При необходимости можно создать отдельный шаблон.

3. Для правильного наименования и описания задачи нужно придерживаться правил:

• в наименовании задачи нужно указывать ее конечную цель;


• в описании задачи следует провести ее декомпозицию;


• описание начинать со слова "необходимо", в тексте использовать повелительное наклонение глаголов ("провести", "опубликовать", "наладить" и т.д.);


• элементы декомпозиции оформлять в цитаты.

4. В описании нужно вставить чек-лист, если выполняются следующие условия:

• задача сложная и требует завершения нескольких действий;


• у задачи единственный исполнитель;


• задаче требуется дополнительный мониторинг;


• задача ставится впервые и требует дополнительных разъяснений.

Пример наименования и описания задачи:

5. В отношении участников задачи (постановщика, ответственного, соисполнителей, наблюдателя) необходимо придерживаться следующих правил:

Постановщик: лицо, ставящее задачу, получающее обратную связь от ответственного по ее выполнению и при необходимости самостоятельно отчитывающийся перед своим руководством (акционерами) о ее выполнении; 

Ответственный: это сотрудник, который либо самостоятельно, либо с соисполнителями, занимается выполнением задачи. При этом он руководит соисполнителями и передает задачу на проверку постановщику;  

Соисполнители (опционально): участвуют в выполнении задачи под началом ответственного, но при этом не закрывают сами задачу; 

Наблюдатели (опционально): заинтересованные в наличии информации о задаче лица, которые учитывают факт ее постановки в управлении человеческими ресурсами компании и (или) могут начать помогать ответственному в решении задачи при наличии у него затруднений. 

6. Необходимо указывать крайний срок выполнения задачи. Также можно отмечать галочкой в графе "Еще" пункты о приемке работы после завершения задачи и определение сроков головной задачи на базе сроков подзадач. Прочие галочки в графе "Еще" заполняются на усмотрение постановщика задачи.

7. Для задач создаются следующие приоритеты:

• стандартная задача — никаких пометок не ставится;


• важная задача (которая должна браться в работу прежде всех других стандартных задач) — ставится пометка в правом верхнем углу;

8. На закладке "Еще" в поле "Проект" следует не забывать указывать группу, где создается задача.

Чтобы не забыть о задаче на закладке "Еще" нужно заполнить раздел "Напоминание".

Если по задаче требуется вести точный учет времени, то необходимо проставить галочку напротив поля "Учет времени". Если по завершении задачи требуется создать точно такую же, то нужно выбрать опцию "Повторять задачу ". Поле "Тег" заполняется опционально, если необходимо задать определенную информационную метку для сайта.

9. После заполнения всех полей в задаче необходимо не забыть нажать на кнопку "Сохранить".

10. Необходимо переслать ссылку на задачу в личный чат пользователя на портале (или проектный чат, если по ней ведется групповая работа), если выполняется хотя бы одной из условий:

• задача является важной или блокирующей;


• срок выполнения по задаче составляет менее 1 дня;


• задача поставлена ранее 10.00 или после 18.00;


• в ответственных по задаче фигурируют сотрудники Гордеев или Шрамова;


• задача просрочена;


• если на уведомление по задаче и на уведомление по минимум 2-м комментариям к ней никто не отреагировал.

Регламент контроля исполнения задач в компании

Назначение: корректный контроль исполнения задач.

1. Выбор задач для работы.

Работа пользователя осуществляется в рамках представления "Список задач" (представления "Канбан", "Мой план" и "Гант" не используются).

При открытии общего списка задач следует обратить внимание на:

• верхнее меню, в котором показаны: общее число задач, к которому имеет отношение пользователь (пункт Все), а также задач, за которые пользователь назначен ответственным (пункт Делаю), указан как соисполнитель (пункт Помогаю), указан как постановщик (пункт Поручил), наблюдатель (пункт Наблюдаю). Белым шрифтом в овале показано число выполняемых задач соответствующих категорий;


• на панели Задачи даны подкатегории: синим указаны Задачи без крайнего срока, Красным – просроченные задачи, Светло-коричневым – почти просроченные задачи, Зеленым - задачи, которые не были просмотрены, Кофейным цветом – задачи, ожидающие контроля;


• в приоритетном порядке необходимо начинать работать с непросмотренными, затем с просроченными и далее ожидающими контроля задачами.

  



• при двойном клике на подкатегорию панели Задачи Система автоматически накладывает соответствующий фильтр на список задач;

  



• также можно использовать стандартные фильтры. При этом, список фильтров желательно подстроить под себя. Для этого нужно нажать на шестеренку настроек, добавить поля, участвующие в фильтре и их значения, сохранить фильтр и дать ему наименование;


• пример дополнительно настраиваемого фильтра может быть проектный фильтр, который отбирает только те задачи, которые относятся к определенному проекту:

В рамках выполнения работ по задаче следуют придерживаться следующих правил:

• для взятия задачи в работу необходимо обязательно указывать кнопку “Начать выполнение” или “Начать учет рабочего времени“

• при выполнении определенной части задачи следует отмечать соответствующий пункт чек-листа:

  ;



• о прогрессе в ходе выполнения задачи, необходимости изменения сроков задач, добавления новых соисполнителей по задаче нужно писать комментарии;


• каждый комментарий должен начинаться с ввода имени адресата. Указать имя можно одним из способов способами:

=> выбрать соответствующую иконку в поле ввода комментария:


=> нажать на ссылку “Ответить” в рамках ранее сделанного комментария:
 
• помимо текста к комментариям желательно прикреплять любые файлы и ссылки, служащие подтверждением прогресса выполнения задачи. 

 


• при написании комментария желательно использовать функцию цитирования, чтобы получатель лучше понимал, о чем в комментарии идет речь;

• для ускорения реакции на комментарии желательно копировать ссылку на него, выбрав пункт "Скопировать ссылку" и переслать эту ссылку в чате соответствующему пользователю:





Это действие нужно выполнять обязательно, если:

- задача является важной или блокирующей;

- срок выполнения по задаче составляет менее 1-го дня;

- в получателях комментариях фигурируют сотрудники;

- задача просрочена;

- нет реакции от пользователя по минимум 2-м комментариям к задаче.

• в случае паузы работы над задачей необходимо нажимать на кнопки “Приостановить” или “на паузу”


• по окончании работы над задачей следует нажать кнопку “Завершить” с тем, чтобы по задаче был произведен контроль со стороны ее постановщика;


• возобновлять выполнение завершенных задач может только их постановщик.






Назначение встреч и бронирование переговорных




Назначение: корректное бронирование переговорных в компании.

1. Для целей назначения встреч и бронирования переговорных используются календари.

Индивидуальные встречи вне переговорных следует бронировать в личных календарях, имеющих пометку «Мой календарь».



Встречи в переговорных бронируются в специально выделенных календарях компании:



2. Назначение встреч без и с бронированием переговорных выполняется через добавление событий в соответствующий календарь.

При добавлении встреч в «Мой календарь» необходимо указать название встречи, ее даты и времени, указать список участников. Поле "Место проведения" не заполняется. Сведения о месте проведения вносятся в поле «Описание».



Для создания встречи с бронированием переговорной необходимо помимо прочей информации обязательно указать соответствующую переговорную в месте проведения встречи.



Внизу дополнительно нужно выбрать календарь данной переговорной. Цвет события менять не рекомендуется.



3. После создания события в календаре его необходимо обязательно сохранить. Сохраненное событие будет отражено в календаре с выбранным цветом.






Проведение планерок




Назначение: корректное проведение планерок.

Планерка отличается от обычной встречи: существенным (более 3-х человек) числом участников, обсуждением вопросов значимых для всей компании (подведением итогов финансового периода, инициация новых проектов и т.д.), наличием структурированной повестки перед началом встречи и протокола по ее окончанию.

1. Планерки добавляются в разделе «Собрания и планерки» модуля «График отсутствий»;



2. В новой планерке должен быть обязательно указан предмет обсуждения, дата и время, выбран список участников:



3. Также в новую планерку вносится ее описание и пункты повестки. Если для подготовки к планерке по соответствующему пункту повестки требуется сбор материалов, подготовка презентации, то ставится галочка «Сделать задачей»:



К пунктам повестки можно добавить подпункты:



Для сохранения пунктов повестки обязательно нажать кнопку «Сохранить».

4. После нажатия на кнопку «Создать собрание» в личном календаре участников появится новая встреча. Во избежание конфликтов, связанных с местом проведения, необходимо как минимум зайти в событие любого из участников и выбрать переговорную как место проведения:





Как максимум, следует вручную создать новое мероприятие в календаре бронирования переговорных.

5. В момент начала собрания следует нажать на кнопку «Начать собрание».

6. По завершению собрания следует перейти на закладку "Протокол", при необходимости внести новые пункты повестки, которые возникли непосредственно в ходе совещания, составить текст протокола:



7. По окончанию составления протокола необходимо нажать на кнопку «Завершить собрание».



---

Если у вас остались вопросы или нужна помощь в обучении сотрудников и составлении регламентов работы в Битрикс24, то отправьте нам заявку на почту order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее рабочее время для согласования всех вопросов.