Автоматизируем процесс закупки в Битрикс24: запрос КП у сотен поставщиков. Кейс по экономии 114,000 рублей в месяц

1. Кейс: как сократить 3 часа ручной работы до 10 минут контроля

1.1. Как выглядел процесс раньше

Поиск поставщиков

После получения заявки от клиента менеджеру приходилось вручную искать нужных контрагентов в Битрикс24 — по тегам, категориям или пользовательским полям.

Если запросов много, только на подбор базы уходило от 30 минут до нескольких часов.

Подготовка писем

Далее — ручное создание писем: нужно указать количество товара, фасовку, условия поставки, адрес доставки и другие параметры.

Массовая отправка

Даже при использовании стандартных роботов Битрикс24 сотрудники тратили время на проверку шаблонов, подготовку списка адресов и контроль рассылки.

Что получалось в итоге

Менеджеры тратили до половины рабочего дня только на сбор ценовых предложений.

А клиент в это время ждал ответ, пока сделка замедлялась на этапе закупки.

1.2. Как работает процесс после внедрения Пинкит

Пинкит автоматизировал весь сценарий через смарт-процессы Битрикс24 и сократил рутинные действия до нескольких кликов.

Протестировать готовый шаблон интеграции можно здесь: Пинкит — шаблоны интеграций.

Создание сделки

Менеджер создает новую сделку или открывает существующую на этапе подготовки КП.

Достаточно заполнить поле с интересующей продукцией клиента — остальные данные можно добавить позже.

После сохранения сделки ее нужно перевести на этап: «Подобрать поставщика».

После того, как передвинули сделку, необходимо подождать комментарий:

Идем во вкладку «Подбор поставщика» и открываем созданную карточку:

Вот здесь начинается самое интересное.Пинкит самостоятельно анализирует базу Битрикс24, находит поставщиков по нужным категориям товаров и автоматически формирует список email-адресов для отправки запроса.

Менеджеру остается только проверить автоматически собранный список поставщиков, указать количество продукции, добавить фасовку и условия поставки и посмотреть готовый шаблон письма перед отправкой.

После этого переводим сделку на этап: «Подтвердить отправку письма поставщикам» и подтверждаем.

1.3. Получение ответов от поставщиков

Письма отправляются моментально, а ответы поставщиков автоматически появляются в живой ленте смарт-процесса.

Менеджеру больше не нужно искать ответы в почте или вручную переносить данные в CRM — вся информация собирается в одном месте.

Важно: интеграция позволяет прикреплять к рассылке файлы (техзадания, спецификации), что критично для сложных закупок.

Хотите увидеть Пинкит в действии именно на ваших процессах?

Если ваш бизнес в Москве, то наш ТОП продакт-менеджер Алексей Окара может провести полноценную живую презентацию для вас и ваших коллег в вашем офисе:

• Покажем, как платформа интегрируется с вашей CRM и ключевыми сервисами/

• Разберём ваши текущие процессы и проблемные точки/

• Продемонстрируем, как Пинкит поможет автоматизировать рутину, поднять продажи и сократить расходы/

• Ответим на все вопросы и подберём оптимальный тариф/

Подробности по ссылке.

2. Бизнес-эффект автоматизации через Пинкит

Интеграция с Пинкит полностью берет на себя рутинные этапы работы с поставщиками:

заполнение данных в сделке → автоматический подбор поставщиков → формирование шаблона письма → массовая отправка запросов.

Вместо нескольких часов ручной работы менеджеру достаточно заполнить ключевые поля и подтвердить отправку — все происходит прямо внутри Битрикс24, без таблиц, копирования контактов и переключения между сервисами.

Чтобы показать реальную выгоду автоматизации, сравним затраты на ручной процесс и автоматизацию для команды из 5 менеджеров:

Как выглядит ручная работа без автоматизации

Представим отдел из 5 менеджеров.

Каждый сотрудник ежедневно тратит около 3 часов на:

• поиск поставщиков в базе;


• фильтрацию по категориям товаров;


• копирование email-адресов;


• подготовку и отправку коммерческих запросов.

На одного менеджера в месяц: 3 часа × 20 рабочих дней = 60 часов.

На весь отдел: 60 × 5 сотрудников = 300 часов.

Теперь переводим это в деньги. Если средняя стоимость рабочего часа сотрудника составляет около 400 ₽ с учетом налогов и расходов компании: 300 часов × 400 ₽ = 120 000 ₽ в месяц.

И это только стоимость рутинных операций, которые не приносят прямой прибыли бизнесу.

По сути, компания оплачивает часы ручного копирования данных и однотипных действий.

Как меняется процесс после внедрения Пинкит

После автоматизации менеджеру больше не нужно вручную собирать базу и готовить рассылку.

Вся работа сводится к нескольким действиям: заполнить основные поля сделки, проверить автоматически сформированный список и подтвердить отправку.

На одну итерацию уходит около 10 минут вместо нескольких часов.

Далее считаем новые затраты.

На одного сотрудника: 0,15 часа × 20 рабочих дней = 3 часа в месяц.

На отдел: 3 × 5 = 15 часов.

Финальные расходы: 15 часов × 400 ₽ = 6 000 ₽ в месяц.

Сравниваем результаты: 120 000 ₽ − 6 000 ₽ = 114 000 ₽ экономии ежемесячно.

За год автоматизация позволяет сохранить более 1,4 млн рублей.

И это не только про деньги.

Также компания получает:

• ускорение обработки запросов;


• более быстрый выход на поставщиков;


• сокращение времени сделки;


• снижение количества ошибок;


• освобождение менеджеров для реальных продаж и переговоров.

Вместо рутинной работы сотрудники занимаются тем, что действительно влияет на выручку бизнеса.

3. Как запустить этот сценарий у себя?

Готовый шаблон интеграции уже готов, внедрить его можно за 30 минут:

3.1. Скачайте шаблон: https://lk.pinkit.io/cases

3.2. Подключите ваш Битрикс24 по инструкции.

3.3. Настройте поля: адаптируйте интеграцию под ваш сценарий (шаблон и заполняемые поля).

4. Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять письмо с приложением (файлом)?

Да. Пинкит поддерживает отправку вложений — достаточно загрузить файл в поле смарт-процесса, и он автоматически прикрепится к письму.

Сколько стоит настройка интеграции Пинкит?

Настройка и тестирование в личном кабинете бесплатны на тарифе Демо (7 дней + 2000 API-вызовов).

При нехватке лимитов есть тариф «Пробный»: 10 000 ₽ при покупке на год и 10 000 API-вызовов на все интеграции.

Где найти другие готовые интеграции?

Готовые шаблоны для Битрикс24 и других сервисов доступны здесь: https://lk.pinkit.io/cases

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм , WhatsApp* или Max, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры бесплатно помогут настроить первую интеграцию.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит

*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещенной в России