Как логистической компании сэкономить 24% на топливе: кейс автоматизации Битрикс24 + Axenta + ППР

1. Задача: взять под контроль топливные расходы и исключить потери

К нам обратился логистический оператор с автопарком из 25 автомобилей.

Ежедневно компания тратила на топливо около 51 000 рублей, а ежемесячные расходы превышали 1,5 млн рублей.

При таких объемах даже небольшие расхождения в учете превращались в серьезные финансовые потери.

В работе использовались топливные карты ППР, система мониторинга Axenta с датчиками уровня топлива и CRM Битрикс24.

Несмотря на большой объем данных, получить прозрачную картину было сложно: информация поступала из разных источников и требовала постоянной ручной проверки.

Сотрудникам приходилось самостоятельно сопоставлять операции по картам с фактическими заправками.

Это занимало много времени и не позволяло быстро замечать подозрительные ситуации.

Небольшие сливы топлива по 5–10 литров оставались вне контроля и постепенно формировали значительные убытки в течение года.

Перед командой Пинол поставили задачу: настроить автоматическую проверку данных между ППР и Axenta, чтобы система сама выявляла расхождения и сразу уведомляла менеджера о проблеме.

Например, если датчики фиксировали единовременное уменьшение топлива более чем на 5 литров.

Дополнительно нужно было учесть еще одну особенность — в компании использовались сразу два личных кабинета ППР с разными топливными картами.

Все данные из обеих систем требовалось объединить в единую автоматизацию для полноценного контроля расходов.

2. Решение: единая система контроля расходов на топливо

Чтобы сделать учет топлива прозрачным и исключить потери, мы объединили ППР, Axenta, универсальные списки Битрикс24 и автоматические задачи в единую систему с помощью Пинкит.

Главная цель проекта — убрать ручные проверки и настроить постоянный контроль данных в автоматическом режиме.

Теперь информация из разных сервисов собирается в одном месте, сопоставляется между собой и сразу показывает любые отклонения.

В основе решения — интеграция через Пинкит и использование универсальных списков Битрикс24.

Система автоматически получает данные по топливным операциям, сравнивает объем заправки с показателями датчиков топлива и фиксирует все несоответствия.

Даже небольшие расхождения, которые раньше терялись в общих отчетах, теперь больше не остаются без внимания.

Если система обнаруживает разницу даже в 1 литр, она сразу создает инцидент и уведомляет ответственного сотрудника.

Благодаря этому компания получает возможность быстро реагировать на подозрительные ситуации и предотвращать накопление скрытых убытков.

То, что раньше выглядело как незначительные потери, в масштабе месяца и года превращалось в ощутимые расходы.

После внедрения автоматизации контроль стал постоянным, а учет топлива — максимально прозрачным.

Шаг 1. Автоматический контроль топливных операций

Первым этапом мы настроили автоматическую передачу данных из ППР в Битрикс24 через Пинкит.

Интеграция работает в постоянном режиме и каждые 5 минут проверяет оба личных кабинета ППР, которые использует компания.

Как только в системе появляется новая операция по топливной карте, информация автоматически попадает в универсальный список Битрикс24 «События покупки топлива».

Благодаря этому менеджерам больше не нужно вручную собирать и сверять данные из разных источников — вся информация доступна в одном окне сразу после заправки.

Система фиксирует полный набор данных по каждой транзакции, включая:

• объем заправленного топлива


• номер топливной карты ППР


• компанию, за которой закреплена карта


• дату и время заправки


• адрес АЗС


• стоимость топлива за литр


• общую сумму покупки


• номер автомобиля


• размер НДС и предоставленную скидку

Шаг 2. Автоматический контроль заправок по данным датчиков

Одновременно с загрузкой данных из ППР мы настроили интеграцию с системой Axenta.

Пинкит в автоматическом режиме получает информацию от датчиков уровня топлива и отслеживает каждое событие открытия и закрытия бака.

Как только датчик фиксирует завершение заправки, данные сразу передаются в универсальный список Битрикс24 «События заливки топлива».

Это позволяет компании видеть не только операции по картам, но и фактическое поступление топлива в бак автомобиля.

Для каждого события система автоматически заполняет набор ключевых данных:

• уникальный идентификатор события, сформированный из ID объекта, даты и времени закрытия бака


• идентификатор транспортного средства


• наименование объекта


• дата и время открытия бака


• дата и время закрытия бака


• объем фактического пополнения топлива


• адрес заправки

После создания новой записи Пинкит автоматически проверяет показатель объема пополнения бака и сопоставляет его с данными из ППР.

Шаг 3. Автоматическая проверка и мгновенные уведомления

После объединения данных из ППР и Axenta система начала автоматически сопоставлять информацию по каждому автомобилю.

Пинкит сравнивает оплаченный объем топлива с фактическими данными датчиков и сразу определяет любые расхождения.

Если система видит разницу больше 1 литра, в Битрикс24 автоматически создается задача для ответственного менеджера.

В уведомлении указывается номер автомобиля и информация о том, что объем топлива в баке оказался меньше оплаченного.

Дополнительно мы настроили контроль резкого снижения уровня топлива.

Если Axenta фиксирует событие слива и передает данные через поле «plumps», система моментально реагирует даже в том случае, если заправки не было.

В такой ситуации Битрикс24 автоматически создает отдельную задачу с подробной информацией:

Хотите увидеть Пинкит в действии именно на ваших процессах?

Если ваш бизнес в Москве, то наш ТОП продакт-менеджер Алексей Окара может провести полноценную живую презентацию для вас и ваших коллег в вашем офисе:

• Покажем, как платформа интегрируется с вашей CRM и ключевыми сервисами/

• Разберём ваши текущие процессы и проблемные точки/

• Продемонстрируем, как Пинкит поможет автоматизировать рутину, поднять продажи и сократить расходы/

• Ответим на все вопросы и подберём оптимальный тариф/

Подробности по ссылке.

3. Результат: полный контроль расходов и заметная экономия

Уже через месяц после внедрения автоматизации компания увидела первые результаты.

Контроль топлива стал прозрачным, а скрытые потери перестали оставаться незамеченными.

Что изменилось после запуска системы:

• общие расходы на топливо снизились на 24%


• количество инцидентов сократилось на 14%


• менеджеры полностью избавились от ручной сверки таблиц и отчетов

Главный эффект дал именно постоянный автоматический контроль.

Водители быстро поняли, что система фиксирует каждую операцию и видит любые расхождения по топливу практически в реальном времени.

При этом автоматизация помогла решить еще одну важную задачу — убрать субъективность при проверках.

Руководителям отделов и логистам больше не нужно вручную искать виноватых или вступать в спорные ситуации с персоналом.

Если система обнаруживает несоответствие, Битрикс24 автоматически создает задачу на проверку.

4. Как запустить такую систему у себя?

Мы в Пинол подготовили все для быстрого старта:

Скачайте готовый шаблон интеграции в личном кабинете Пинкит: https://lk.pinkit.io/cases

Подключите ваш Битрикс24 по инструкции: https://pinkit.io/ustanovit-pinkit-v-bitrix24.

Настройте поля под ваши задачи.

5. Часто задаваемые вопросы

Если в работе больше 2 личных кабинетов ППР — это не проблема?

Да. Пинкит позволяет копировать интеграцию для любого количества аккаунтов.

Все данные будут собираться в единую систему Битрикс24.

Сколько это стоит?

Можно начать бесплатно на тарифе «Демо» (7 дней). Далее доступен тариф «Пробный» — 10 000 руб. в год.

Обычно это значительно меньше, чем потери от незаметных сливов топлива.

Где взять готовые интеграции?

Дополнительные шаблоны можно скачать здесь: Шаблоны интеграций Пинкит

Можно ли посмотреть систему в работе?

Да. Наш продакт-менеджер Алексей Окара может провести живую демонстрацию для вашей команды (в Москве возможен выезд в офис).

Мы разберем ваши процессы и покажем, где теряются деньги и как это остановить.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм , WhatsApp или Max, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры бесплатно помогут настроить первую интеграцию.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит

*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещенной в России