Битрикс24 - правила коллективной работы в БТ24 (пример)

Добрый день, уважаемые коллеги.

Предлагаю вашему вниманию Правила коллективной работы с документами в Битрикс24. Это правило принято в работу на нашем предприятии. Я решил поделиться нашими наработками.
Почему возникло такое правило?
Коллективная работа  с документами (электронный документооборот) предполагает определенную последовательность и функциональность рецензирования документов. В системе Битрикс24 имеются функционал, который как помогает в работе, так и не очень помогает. Нам пришлось прописать конкретно - что и как нужно делать, для того чтобы функционал Битрикс24 в нашей работе только помогал.
Вот выдержка из этого Правила (ред№01).

Правила коллективной работы с
документами в БТ24
1.Термины и понятия
В документе используются термины из корпоративного документа – «ПОРЯДОК СТАНДАРТ проектной документации (нотификация)».
Статус документа (один из следующих):
- Черновик (не является предметом для контроля изменений);
- Финальный и отчетный (является предметом для внесения изменений только в соответствии с контролем изменений);
Дата документа - это дата, когда документ стал доступен участникам Проекта и для него начал осуществляться контроль версий:
- для черновиков дата документа: это дата, когда определенная версия черновика стала доступна Проектной Группе для рецензий;
- для финального и отчетного документа дата документа: это дата, когда документ был опубликован. В обоих случаях, дата определяет версию.
Автор – автор документа, который вносит в документ все изменения, издает обновленные редакции документа.
Владелец документа - лицо, которое делает любые изменения, если оно не является автором.
Утверждения – люди, которые рецензируют и утверждают документ до того, как он будет опубликован.
Информация об исправлениях - предоставляет информацию о текущей версии и изменениях по отношению к предыдущей версии. Где необходимо, приводится список Запросов на изменение (обработанных в соответствии с процедурой управления изменениями), включенных в данную версию;
Список получателей - это список Членов проектной группы, которые получают последнюю версию документа.
2. Введение
Правила коллективной работы сотрудников предприятия с документами описывают процедуры, условия и использование возможностей БТ24. Правила задают единый сценарий коллективной работы с документами предприятия.
3.  Процедура публикации документов в БТ24
3.1. Создание нового документа
1.      Новые документы, которые должно пройти процедуру согласования и утверждения, располагаются изначально в учетных записях пользователей БТ24, на своих Дисках.
2.      Версия файла документа, его наименование и нумерация – присваивается документу учитывая требования «ПОРЯДОК СТАНДАРТ проектной документации (нотификация)».
3.      Имена файлов документов в БТ24 не переименовываются. Новая версия документа должна иметь свой файл, который имеет свою нумерацию версии.
4.      Публикации подлежит каждый файл новой версии документа, в БТ24 при согласовании документа указывается ссылка на актуальный вариант документа (на последнюю версию редакции документа).
5.      Для прохождения процедуры утверждения готовится финальный документ (на основании последней версии документа, который прошел все согласования).
3.2. Публикация документа в БТ24
1.      Для выполнения процедуры согласования все документы в БТ24 публикуются с правами доступа - «Чтение» (автор документа указывает список участников, предоставляет права доступа «чтение»).
2.      Публикация документа в БТ24 для выполнения процедуры согласования осуществляется в сущностях БТ24:
- Сообщение;
- Задача.
В сообщении или Задаче автор документа приглашает участников провести процедуру согласования и направить ему свои замечания и предложения. К Сообщению или Задаче прикладывается документ для согласования (меню – «загрузить файл», выбрать – «найти в Битрикс24»).
3.      Предоставление участникам согласования новой редакции текста документа выполняется в режиме «параллельного» изучения, т.е. всем участникам согласования изменения текста документа выдаются одновременно.
4.      Перед тем, как направлять участникам согласования приглашение к изучению документа, автор документа должен выложить документ в свой Диск в БТ24, указать участников, кому предоставляется доступ, указать права доступа к документу – «чтение».  
5.      Свои замечания и предложения к обсуждаемому документу участники согласования предоставляют автору в отдельном тексте. Текст замечаний (предложений) располагаются в ответе к Сообщению или Задаче.
6.      Рецензент свои замечания и предложения оформляет в стилистике того документа, к которому они относятся, текст замечания оформляется в виде новой редакции предложения или абзаца. Рецензент в своем ответе предоставляет новый текст абзаца или предложения документа.
7.      Согласованный и утвержденный документ публикуется его автором в БТ24 в том месте, где с документом могут ознакомиться все сотрудники компании с правами доступа к документу – «Чтение». Место расположения такого документа могут быть – Общий Диск, Диск Группы. Автор документа уведомляет сотрудников предприятия о новом документе, в Сообщении предоставляет ссылку на документ новый документ (меню – «загрузить файл», выбрать – «найти в Битрикс24»).
4.  Процедура согласования документов в БТ24
1.      Каждый рецензент направляет автору документа свои замечания и предложения используя возможности БТ24 – добавляет свои комментарии к Сообщению или Задаче. В комментарии указывает свое замечание, предложение в виде текста или отдельного файла.
2.      Автор документа получив от рецензента замечания, предложения:
- уточняет при необходимости, текст замечания;
- готовит новую редакцию документа;
- публикует новую версию документа в БТ24;
- отправляет новое Сообщение или Задачу для проведения согласования новой версии документа.
3.      Рецензент может отказаться от своих замечаний, предложений в случае, если после уточнения с автором текста оказывается, что он не понял основной текст документа. В данном случае Рецензент выполняет свой отказ в письменной форме – формирует комментарий к Сообщению или Задаче, где описывается сложившаяся ситуация.
4.      Процедура согласования проводится до полного одобрения текста документа всеми его участниками. Согласованный текст документа подается на утверждение руководителем предприятия, перед утверждением - документ подписывают все участники согласования.
5.      При отсутствии у рецензента замечаний к тексту документа он отправляет сообщение в БТ24 (комментарий к Сообщению или Задаче):
- на стадии «согласования»: «Согласовано»;
- на стадии «утверждения»: «Утверждено».
5. Процедура утверждения документов в БТ24
1.      Автор документа подает руководителю предприятия документ для утверждения только после того, как этот документ прошел согласование и утверждение у всех участников согласований.
2.      После того, как документ прошел утверждение руководителем предприятия:
- на основании файла утвержденного документа создается новый файл, переименовывается – вместо «Edit», указывается «FIN»;
- в документ нового файла (на титульном листе) добавляется надпись «Утверждено, дата», сохраняется в формате его создания – этот файл является оригиналом текста нового утвержденного документа;

- файла оригинала утвержденного документа хранится в отдельном месте БТ24 с
доступом к нему ограниченного перечня лиц;

- на основании файла оригинала создается файл публикации в БТ24: оригинал файла
сохраняется в новом формате – PDF;

- документ (формат PDF) публикуется в БТ24 в месте его расположения для ознакомления сотрудников,
указанных в документе (загрузить в Диск, добавить список лиц, которые имеют
доступ к документу, предоставить доступ с правами «чтение»).

Если у вас возникнут вопросы и предложения - пишите.
shafikov@iptor.ru

С уважением
фаниль