Создание сервиса по работе с заявками на отпуск в системе Битрикс24

В этой статье разберем, как в системе Битрикс24 создать сервис по работе с заявками на отпуск, основанный на базе Универсальных списков.

Краткий алгоритм работы

После заполнения сотрудником данных заявки она будет направлена на утверждение руководству.

Если руководителем является директор компании, то заявка будет утверждаться или отклоняться им. Если же руководитель не является директором компании, то заявка будет направлена на утверждение  непосредственному начальнику сотрудника, а затем и директору компании.

В процессе утверждения бухгалтер, директор и начальник своевременно оповещаются о подаче заявки на отпуск.

После утверждения либо отклонения заявки для соответствующей переменной устанавливается либо не устанавливается необходимое значение, на основании которого потом будут осуществляться действия по оповещению нужных сотрудников, установке необходимых статусов для заявки и занесения в график отсутствия.

Настройка списка

Нужно создать нижеуказанные поля списка:

- Номер - типа Счетчик;

- С - типа Дата/Время (обязательное);

- По - типа Дата/Время (обязательное);

- Тип отпуска - типа Список (обязательное), со значениями: Очередной, За свой счет, Учебный;

- Доп.инф. - типа Название (обязательное).

- Значение по умолчанию: нет.

Используемые переменные

1. Автор (applicant) типа Пользователь – применяется для указания автора заявки на отпуск;

2. Значение по умолчанию: Автор.

3. Начальник (deptchief) типа Пользователь - применяется для указания начальника, который  будет закреплен за автором в ходе выполнения БП;

4. Директор (ceo) типа Пользователь – применяется для указания директора компании;

5. Значение по умолчанию: указывается соответствующий_сотрудник_компании.

6. Бухгалтер (accountant) типа Пользователь - применяется для указания бухгалтера компании;

7. Значение по умолчанию: указывается соответствующий_сотрудник_компании.

8. Утверждено? (approved) типа Да/Нет – применяется в качестве флага, который отображает статус заявки. В зависимости от него осуществляется выбор дальнейших действий над заявкой после ее утверждения;

9. Значение по умолчанию: Нет.

10. Кем отклонено (rejectedby) типа Пользователь - применяется для хранения пользователя, который отклонил заявку на отпуск;

11. Ссылка (link) типа Строка – применяется для формирования ссылки для перехода к просмотру заявки на отпуск. Эта ссылка будет применяться в тексте оповещения лиц, участвующих в процессе.

12. Значение по умолчанию: http://адрес_портала/company/personal/bizproc/.

Настройка шаблона

Нужно проставить свои поля (вместо тех, что будут после импорта шаблона) во всех действиях шаблона (через форму Вставка значения);
Также заменить поля необходимо в тексте сообщений.

Следует задать для переменных Директор, Бухгалтер и Ссылка свои Значения по умолчанию.

Общая схема работы БП

В первую очередь выбирается начальник для автора.

Если непосредственный начальник по какой-либо отсутствует, то будет указан вышестоящий начальник, для этого в параметрах действия для опции пропускать отсутствующих необходимо выбрать значение да.

Затем дальнейшее действие (Роли) записывает в переменные следующих пользователей:

1. Автор

2. Начальник

После этого идет  действие по установке прав. В нем для основных сотрудников ставится доступ на чтение к заявке на отпуск.

Далее следует условие (Выбранный начальник?), по которому в зависимости от выбранного начальника будут осуществляться различные ветки последовательности действий.

Первая ветка условий срабатывает, когда значение переменной Начальник равняется значению переменной Директор.
Далее Бухгалтер и Директор получат соответствующие уведомления, после чего заявка будет отправлена на утверждение Директору.
Если заявка будет утверждена, значение переменной Утверждено? будет равно да.

В противном случае в качестве значения переменной Кем отклонено будет установлен сотрудник, который отклонил заявку - Директор.

Если условие 1-й ветки не сработает, то тогда будет осуществлен переход к проверке условия 2-й ветки. Ее выполнение осуществляется, если значение переменной Начальник равняется сотруднику, выбранному действием выбор начальника.

Затем Начальник получает уведомления, после чего заявка отправляется на рассмотрение.

В случае отклонения в качестве значения переменной Кем отклонено будет указан сотрудник, который отклонил заявку - Начальник.

В случае одобрения заявка будет отправлена на последующее ее согласование с директором, аналогично 1-й ветки условия.

3-я ветка условия будет реализована в последнюю очередь, при условии, что переменная Начальник будет пуста.

В этом случае Бухгалтер и Директор получат уведомления, после этого заявка будет направлена на рассмотрение Директору.

Следующим видом  конструкции будет опять условие.

На этот раз выбор ветки с действиями будет осуществляться в зависимости от значения переменной Утверждено?, которое по умолчанию установлено на нет, оно может быть изменено на да в результате  выполнения предшествующего условия.

В случае если значение переменной Утверждено? равно да, то тогда Бухгалтер, Начальник и Автор получат сообщения, оповещающие о том, что заявка  одобрена.

После этого заявка публикуется в списке заявок со статусом "одобрена".

Затем график отсутствия будет дополнен соответствующей записью, а также будет установлен соответствующий статус для заявки. Процесс на этом будет завершен.

Если значение переменной Утверждено равно нет, то тогда Начальник и Автор получат сообщения, оповещающие о том, что заявка отклонена.
После этого будет установлен соответствующий статус для заявки. Процесс на этом будет завершен.