Инструкции по настройке интеграций Пинкит, автоматизации бизнес-процессов Битрикс24 и другие полезные статьи.
RSSБизнесу, перешедшему на удалённый формат работы, потребовалось много технических изменений и новшеств, связанных с построением максимально упрощенных бизнес-процессов, в основном, при помощи CRM-систем.
Бизнес-процессы, которые были актуальны еще год назад, сейчас оказались малоэффективными. Одним из таких бизнес-процессов, без которого не может обойтись компания, является документооборот.
В этой статье мы покажем, как организовать и настроить бизнес-процесс "Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции в Битрикс24": как настроить регистрацию, отправку и хранение входящей и исходящей корреспонденции в Битрикс24.
Если вам интересна интеграция с Unisender, вам поможет Пинкит.
Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:
Что желательно учесть для настройки данного бизнес-процесса?
Учитываем факт того, что если партнеры высылают вам документы по электронной почте, или через мессенджеры, то это не гарантирует того, что документ в итоге не будет удален вами случайно или самим отправителем, либо же он не затеряется в многочисленных сообщениях на электронной почте.
Организовать хранение документов – это первостепенная задача любого ответственного за документооборот сотрудника. Для начала, желательно создать сам бизнес-процесс на портале, и несколько раз его протестировать:
Организовать бизнес-процесс по обмену документами таким образом, чтобы необходимые поля отображались корректно и подчеркивали суть процесса:
Обратите внимание, что в электронном журнале входящей или исходящей корреспонденции обязательно должен быть указан порядковый номер и дата поступления (отправки) документа.
Вы можете создать в бизнес-процессе ответственного за прием корреспонденции сотрудника, и назначить его приказом (обязательно ознакомить).
Если вы работаете полностью удаленно, то приказ о назначении ответственного лица за хранение корреспонденции, вы можете подписать усиленной электронной цифровой подписью, и отправить его работнику при помощи кадрового электронного документооборота (например, у нас это выглядит так):
Что должен знать ответственный за хранение документов?
Ответственное лицо должно знать, как отслеживать поток входящей и исходящей корреспонденции. В бизнес-процессах есть такая функция, как «Процессы в ленте». Именно в этой вкладке вы можете отследить все движения по конкретным входящим и исходящим документам.
В Битрикс24 можно регистрировать нужную вам корреспонденцию. Руководитель может запросить у ответственного сотрудника необходимый документ, то он может выгрузить его из журнала, не занимаясь долгим поиском документа.
Если вам важно отследить статус по работе с конкретным входящим или исходящим документом, то можно это сделать при помощи фиксации документа (а еще лучше, прикрепить ссылку на БП, где зарегистрирован конкретный документ) в целевой задаче.
Итог:
Как видно, организовать процесс регистрации входящих и исходящих документов, не так уж и сложно как может показаться на первый взгляд. Если вы получаете документы на почту, не подключенную к Битрикс24, или в мессенджерах, или в бумажном виде, для вас такой вариант будет вполне жизнеспособным.
Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит
С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.
Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит
Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пинкит: https://lk.pinkit.io/tariffs
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.