Шаблон бизнес-процесса в Битрикс24 для многоуровневого согласования документа с каскадной последовательностью

Если вам нужно перенести документы из Google Sheets в смарт-процессы Битрикс24 для автоматизации документооборота, вам подойдет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Рассмотрим не совсем стандартный цикл согласования документа на примере согласования дизайна Landing Page в компании Х.

1. Кейс клиента

В компании Х существует следующий регламент согласования дизайна посадочной страницы:

1 этап согласования

Дизайнер разрабатывает дизайн и по окончании работы прикрепляет ссылку к бизнес-процессу на разработанный им дизайн на стороннем сервисе.

2 этап согласования

Разработанный дизайн уходит на согласование арт-директору компании. Если он нашёл какие-либо ошибки, то возвращает проект на доработку. Дизайнер исправляет ошибки и заново отправляет на согласование арт-директору. Если у него замечаний нет, то дизайн уходит далее на согласование менеджера проекта.

3 этап согласования

Менеджер проекта принимает решение: утвердить дизайн, либо отправить на доработку. Если менеджер проекта видит расхождение между дизайном и техническим заданием, то дизайн возвращается доработку. При этом дизайнеру создается соответствующее задание по внесению изменений в дизайн. После правок, дизайн вновь отправляется на согласование с менеджером проекта. Если правки принимаются, то дизайн отправляется на согласование с заказчиком.

4 этап согласования

Если заказчик не принимает разработанный дизайн, дизайнеру создается задание исправить макет, и цикл согласования возвращается на 2 этап согласования с арт-директором.

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Для автоматизации этого кейса мы создали файл с готовым бизнес-процессом.

В рамках данного кейса мы не будем рассматривать детальные настройки задачи ответственному дизайнеру, дедлайны и т.д. Рассмотрим логику данного бизнес-процесса.

Для начала создадим новый бизнес-процесс со статусами. Перейдите в раздел «Бизнес-процессы» — «Процессы в ленте». Нажмите «Создать новый»:

В каталоге бизнес-процессов найдите и откройте только что созданный бизнес-процесс. Нажмите кнопку «Действия» и выберите пункт «Настроить бизнес-процессы»:

Нажмите кнопку «Создать бизнес-процесс со статусами». В открывшемся окне параметров шаблона введите название и сохраните изменения:

Перед вами дизайнер бизнес-процессов. Нажмите «Добавить статус»:

В поле «Заголовок» введите название первого статуса (например, «Разработка дизайна») и сохраните изменения:

Теперь зададим необходимые параметры шаблона бизнес-процесса:

Перейдите на вкладку «Переменные» и нажмите «Добавить переменную»:

Цель данной статьи — показать, как в Битрикс24 создать бизнес-процесс цикла согласования документа. Поэтому мы не будем детально разбирать, какими способами можно задать в бизнес-процессе ответственных по задаче сотрудников. В качестве примера, всех участников процесса мы заведем через константы.

Начнем с ответственного дизайнера:

По аналогии добавьте всех сотрудников, которые в соответствии с регламентом компании участвуют в процессе согласования документа:

Теперь перейдем к настройке первого статуса бизнес-процесса (1 этапа согласования).

Первым действием ставим задание менеджеру предоставить техническое задание (ТЗ) на разработку дизайна Landing Page:

В настройках действия в поле «Заполняют сотрудники» нажмите на кнопку «…» и выберите константу «Менеджер».

Заполните все необходимые поля:

В самом низу нажмите на «Добавить поле»:

В настройках поля укажите следующее:

Сохраните настройки.

Теперь ставим задание для дизайнера на разработку дизайна:

В настройках параметров действия укажите следующее:

В описание к заданию подставьте ранее созданную переменную «Техническое задание»:

Далее в этом же активити создайте новую переменную с типом «Строка»:

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Переходим к созданию следующего статуса «Согласование с арт-директором» (2 этап согласования). Для этого в режиме редактирования шаблона бизнес-процесса нажмите на кнопку «Добавить статус» (аналогично, как добавляли первый статус «Разработка дизайна»):

В соответствии с регламентом компании, в данном статусе арт-директору ставится задание на согласование разработанного дизайна его подчиненным. У арт-директора есть 2 варианта:

• утвердить разработанный дизайн. В этом случае, процесс переходит на этап согласования с менеджером проекта,


• вернуть дизайн на доработку. В этом случае арт-директор оставляет свой комментарий по правкам и работа возвращается на доработку дизайнеру.

Процесс согласования будет продолжаться до тех пор, пока дизайн не утвердится.

В статусе «Согласование с арт-директором» блок-схема бизнес-процесса выглядит следующим образом:

По аналогии с предыдущим этапом, создайте новый статус «Согласование с менеджером».

В данном статусе бизнес-процесс должен выполнять те же действия, что и в статусе «Согласование с арт-директором», только теперь роль согласующего сотрудника выполняет менеджер проекта.

Блок-схема бизнес-процесса «Согласование с менеджером» выглядит следующим образом:

Создайте последний статус «Согласование с заказчиком».

Блок-схема бизнес-процесса этапа «Согласование с заказчиком» выглядит так:

В итоге вы должны видеть такой бизнес-процесс многоуровневого согласования документа с каскадной последовательностью:

Запустим бизнес-процесс, чтобы проверить, как он работает. Для этого перейдите в раздел «Бизнес-процессы» — «Процессы в ленте». В списке процессов найдите только что созданный, откройте и запустите его:

Действия бизнес-процесса на 1 этапе согласования

Первым действием бизнес-процесс даёт задание запустившему заполнить техническое задание для дизайнера:

Далее бизнес-процесс ставит задание дизайнеру с описанием технического задания.

Когда дизайнер закончит работу, он должен прикрепить к бизнес-процессу ссылку на разработанный дизайн:

Действия бизнес-процесса на 2 этапе согласования

Далее дизайн согласовывает арт-директор компании. Он может либо вернуть на доработку дизайн, либо утвердить. Предположим, арт-директор отклонил дизайн. В таком случае бизнес-процесс ставит ему задание дать комментарий с описанием причины возврата на доработку:

Бизнес-процесс ставит задание дизайнеру доработать дизайн в учетом замечаний арт-директора. По результатам исправлений, дизайнер прикрепляет новую ссылку на дизайн, и снова отправляет работу на согласование арт-директору:

Арт-директору приходит задание в процессе на согласование нового исправленного дизайна (с новой ссылкой на дизайн):

Действия бизнес-процесса на 3 этапе согласования

Здесь запускается аналогичный процесс согласования с менеджером. Допустим, у менеджера нет замечаний и он согласовывает дизайн:

Бизнес-процесс переходит на финальный этап согласования.

Действия бизнес-процесса на 4 этапе согласования

Далее по регламенту идёт согласование с заказчиком. Предположим, что у заказчика есть замечания и он отклонил дизайн. В таком случае дизайн возвращается на доработку с указанием комментария заказчика. Цикл согласования начинается сначала.

Когда заказчик примет работу, то бизнес-процесс завершается финальным сообщением об удачном завершение работы:

Если вам необходима автоматизация отчетности (например, отчет по задачам, звонкам или сделкам из Битрикс24), вам подойдет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений: