Автоматизация воронки для закупки материалов в Битрикс24 - для производственной компании специализирующейся на производстве оборудования для обработки металлов и прочих твердых материалов

С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все процессы компании. Автоматизация бизнеса переводит работу компании на более качественный уровень работы. Она помогает лучше обслуживать клиентов и сводит к минимуму проблемы, связанные с человеческим фактором из-за которых, как правило, клиенты уходят к конкурентам (менеджер забыл перезвонить, отправить коммерческое предложение или пропустил входящую заявку).

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании — от простых до сложных. Используйте примеры готовых бизнес-процессов, консультируйтесь на Форуме или присылайте запрос на разработку индивидуальных бизнес-процессов на почту Пинол: order@pinall.ru  

Алексей Окара, учредитель Пинол

Бизнес-процесс для работы по Сделкам на воронке «Снабжение»

Для каждой стадии разработан свой бизнес-процесс. В процессе участвуют два специалиста:

• Специалист по закупкам или менеджер;
• Генеральный директор;
• Финансовый директор;
• Бухгалтер.

Основная задача бизнес-процесса понимать, компания у которой планируется закуп, является или не является монополистом.

По условию бизнес-процесса при создании сделки на воронке «Снабжение» необходимо заполнить обязательное поле, в которое вводится Контакт клиента, для которого требуется оформить заказ.

При заполнении обязательного поля и сохранении Сделки, ответственному будет  направлено задание бизнес-процесса, в котором необходимо указать данные по закупке. Данные следует выбрать из выпадающего списка , проектная закупка (Да или Нет). 

Далее указывается описание, на этом шаге необходимо заполнить два обязательных поля:

• Описание закупки;
• Проект.

После заполнения этих полей, сделка меняет название на основании внесенных данных. 

Далее проверяется, есть товар на складе или нет товара.

Если товара на складе нет, то выбирается кнопка Товара на складе нет.

И бизнес-процесс запрашивает внести информацию, у какой компании будет происходить закуп товаров по Сделке.

На этом этапе два развития событий:

• Компания производит уникальный товар;
• Компания поставляет узкий перечень товаров.

Рассмотрим сценарий если компания производит уникальный товар.

Бизнес-процесс направляет задание, в рамках которого требуется указать данные по поставщику.

В данном сценарии для компаний производящих уникальный товар требуется подготовить только одно коммерческое предложение.

Кроме этого необходимо заполнить обязательные поля следующими данными:

• Необходимо указать старые цены;
• Текущая цена;
• Скриншоты предыдущих закупок;
• Скидка;
• Предоплата (в процентном соотношении);
• Счет на оплату;
• Обосновать выбор поставщика.   

После заполнения всех данных, при превышении текущей цены, сделка переходит на согласование к финансовому и генеральному директору. 

В случае если генеральный и финансовый директор не будут согласны с поставщиком, при отклонении данного запроса, процесс следует повторить, цикл повторения идентичен.

Если документ был утвержден генеральным и финансовым директором, процесс переходит на следующий этап согласования к бухгалтеру.

На этом этапе, бухгалтер может указать:

• Дату оплаты и нажать кнопку «Оплатить»;
• Или отклонить документ с указанием причин и нажать кнопку «Оправить на доработку».

Если бухгалтер принял в оплату документ, то сделка переходит на согласование к Закупщику.

На этом этапе необходимо проставит дату поставки товаров. 

При заполнении даты поставки, сделка меняет статус на «Груз в пути».

И процесс останавливается до указанной даты поставки.

В случае если крайний срок поставки пройдет, а груз не приедет, предусмотрен еще один бизнес-процесс, который проинформирует ответственного о просрочке крайнего срока поставки. 

По условию бизнес-процесса, ответственному за сделку, будет направлено два уведомление:

Первое уведомление будет направлено на электронную почту;

Второе уведомление в персональный чат на стороне портала Битрикс24.

Уведомление настроено при помощи нашего активити «Отправка уведомлений в персональный чат» (данное активити доступно на платформе «Пинкит»). 

В случае, если дата поставки изменилась, при смене даты, срабатывает задание бизнес-процесса в рамках которого необходимо указать причину изменения даты поставки груза.

Как только груз приедет на склад, сделку следует закрыть в статусе «Груз на складе».

После этого бизнес-процесс завершает свою работу.

Итог: 

С помощью разработанного бизнес-процесса, сделки движутся автоматически по воронке продаж. Во внимание взяты все нюансы в работе, по заказу материалов у поставщиков. Убран человеческий фактор, на каждом шаге сделки, система напоминает сотрудникам, на что им необходимо обратить внимание, какую задачу следует выполнить и какие документы требуются на каждом этапе сделки. 

Если вашей компании необходим такой же или похожий бизнес-процесс, то присылайте ваш запрос, чтобы мы доработали данный бизнес-процесса именно под ваши условия.

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!