Создание бизнес-процесса «Входящая документация» в Битрикс24

В этой статье мы расскажем о том, как настраивать бизнес-процессы в Битрикс24, чтобы организовать удобный документооборот в компании.

Если вы хотите уменьшить количество ручного труда по части документооборота, вам поможет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Сначала посмотрим как может происходить процесс наполнения поступающих документов в компанию по папкам Диска.

Огромный объем разных документов в любой компании требует хорошо продуманной структуры для хранения. Даже при готовой структуре разделов уходит много времени на поиск того, что нужно.

Чтобы сократить это время используется бизнес-процесс «Входящая документация». Он запускается сам при загрузке файлов в раздел «Общие документы» и переносит о папкам в зависимости от их типа.

Может быть использован для входящих документов, а также для иных видов документов.

Используем следующую систему вложенности для документов: Название контрагента / Назначение документа / Тип документа / Год / Месяц

Первые три значения указывается на этапе добавления документа.

Для передачи параметров нам потребуются «списки».

Это обязательные поля. По умолчанию можете установить те значения, которые вам часто встречаются.

Таким же образом устанавливаются списки выбора назначения контрагентов и документа:

Принцип работы бизнес-процесса очень прост: берем файл и значения параметров БП, проверяем, есть ли подходящие папки на диске. Если нет, тогда делаем там, где нужно, дублируем файл туда, уведомляем пользователя об успешной загрузке файла в нужную папку и удаляем исходный файл

Для основной работы нужна переменная – «IID инфоблока – библиотеки документов»

Ниже представлена схема начального этапа работы процесса «Проверка типа документа».

Вначале заполняем ID информационного блока, в котором будут находится документы с помощью действия «Изменение переменных».

Потом проверяем наличие папок в которых должны сохранятся документы, в случае их отсутствия – создаём.
«Разбивка даты» - получает текущую дату и делит на массив, узнаем год и месяц, которые мы будем использовать для организации каталога папок.

Далее смотрим есть ли папка для данного контрагента с помощью созданного нами действия «Поиск раздела инфоблока по имени». Если поиск не нашел нужную папку контрагента, она будет создана. Это действие в конце передает ID найденного либо созданного раздела.

Таким же действием смотрим наличие папки назначения документа. Она должна хранится в папке контрагента, поэтому в поле ID раздела-родителя мы указываем полученный в предыдущем действии ID папки контрагента.

Потом смотрим существование папки года, значение, которое уже было получено при помощи ParceData.

Последняя проверка – про существование папки месяца:

Далее идет опубликование документа в папку нужного месяца. Чтобы было удобнее мы его переименовываем в следующем виде «имя контрагента-тип документа-год.месяц»:
{=Template:recipient_printable}-{=Template:Doc_type_printable}-{=ParceData:Year}.{=ParceData:Month}

В конце изменим статус на «Завершение работы с документом», двигаясь ко второй части.

Во второй части всего пара действий: информирование пользователя и уничтожение исходного файла из «Общих документов».

Если вы хотите уменьшить количество ручного труда по части документооборота, вам поможет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/