Наши заказчики нередко обращаются к нам с запросом уменьшить количество ручного труда по части документооборота. Да, в наше время глобальной цифровизации такие вещи, как подпись закрывающих документов и учет платежей проходят в электронном виде. Но нет предела совершенству. В этой статье мы расскажем, как еще больше сэкономить время вашим сотрудникам при помощи объединения трех платформ: Битрикс24, Банка ВТБ и Диадок.
1. Как разнести входящие платежи клиентов
Исходные данные следующие: услуга, оказываемая вашей компанией, фиксируется в смарт-процессе Битрикс24 с указанием суммы, контрагента и возможностью выставлением счета.
Можно автоматически формировать необходимые документы с использованием шаблонов из бизнес-процесса.
За каждым клиентом закрепляется менеджер, отвечающий за конкретный смарт-процесс.
Как только услуга оплачена - средства поступают на расчетный счет банка. Бывают случаи, что по частям.
В связи с тем, что автоматизация с клиент-банком не настроена, сложно определить, когда именно поступает тот или иной платеж.
Для получения этой информации приходится обращаться к бухгалтеру.
Кроме того, для завершения документооборота каждый платеж оформляется закрывающими документами.
Они подписываются с помощью электронной цифровой подписи в специализированном сервисе электронного документооборота (ЭДО).
Бухгалтер готовит эти документы и загружает вручную в систему Диадок.
Итак, алгоритм учета оплат ДО автоматизации следующий:
1.1. В начале сделки менеджер, ответственный за ее проведение, переносит информацию о процессе в систему Битрикс24, указывая, что ожидается оплата.
Параллельно с этим, бухгалтер вручную готовит счет и отправляет его клиенту.
1.2. Клиент получает счет и оплачивает его.
Бухгалтер информирует менеджера о полученных средствах и высылает платежное поручение.
Менеджер перемещает процесс в Битрикс24 на этап "Оплачено".
1.3. Следом бухгалтер готовит закрывающие документы (акты выполненных работ или оказанных услуг) и передает их менеджеру.
Тот, в свою очередь, сопоставляет документы и прикрепляет к смарт-процессу вручную, добавляя их в соответствующий этап в системе.
Бухгалтер загружает акты в систему электронного документооборота, подписывает их с помощью электронной цифровой подписи и отправляет контрагенту для подписи с его стороны.
1.4. Контрагент подписывает акты (чтобы это увидеть, необходимо постоянно мониторить сервис ЭДО), затем бухгалтер скачивает подписанные акты и направляет их менеджеру.
Менеджер прикрепляет акты к процессу и закрывает его. Как только выполняются все ранее описанные действия, сделка считается успешно завершенной.
Читайте также подборку об автоматизации подписания документов в ЭДО Диадок.
Очевидно, что в этой цепочке огромное количество необязательного ручного труда от которого можно и нужно избавляться.
Упросить процесс работы и уйти от рутины поможет интеграция Пинкит.
2. Двусторонний обмен ВТБ, Битрикс24 и Диадок с помощью Пинкит
Пошаговая настройка автоматизации кейса:
2.1. Когда смарт-процесс двигается на стадию "Ждем оплату", уже можно автоматически формировать счет и акты с помощью шаблона бизнес-процесса и отправлять их клиенту через робота на электронную почту для оплаты и согласования.2.2. Клиент получает документы и оплачивает счет. Средства уходят в банк ВТБ.
2.3. На этом этапе Пинкит должен передать данные об оплате в Битрикс24 и продвинуть смарт-процесс на следующую стадию. Для этого настраиваем интеграцию между клиент-банком и Битрикс24:
На первом шаге указываем доступы к клиент-банку и выбираем триггер "Новая транзакция".
На третьем шаге настройки выбираем Битрикс24 и действие "Обновить смарт-процесс".
Пинкит сопоставляет платеж по сумме и контрагенту, находит соответствующий смарт и перемещает его на стадию "Подготовка закрывающих документов".
По желанию, можно приложить платежное поручение для подтверждения оплаты.
Если платеж не сопоставляется, это означает частичную оплату.
В таком случае Пинкит поставит задачу на бухгалтера, чтобы он перераспределил платеж вручную.
2.4. Теперь, когда смарт находится на стадии "Готовим закрывающие документы", можно автоматизировать процесс подготовки актов, аналогично тому, как это было описано в пункте 2.1.
То есть, с помощью бизнес-процесса можно создавать закрывающие документы и отправлять их в Диадок.
Для этого настраивается интеграция: на первом шаге добавляется доступ к Битрикс24, а затем выбирается триггер "Смарт-процесс - обновление".
На втором шаге задействуем инструмент "Скачать файл" в Пинкит.
На третьем шаге передаются скачанные файлы, в данном случае - акты, в Диадок.
На этом этапе можно выгрузить акты в личный кабинет Диадок или настроить другую цепочку действий, связанную с согласованием и подписанием документов в Битрикс24, в зависимости от способа подписания документов с использованием электронной цифровой подписи.
2.5. После того, как контрагент получает акты и подписывает их, в Диадок будет отправлено уведомление.
Подписанные документы передаются в смарт-процесс, и процесс завершается автоматически.
Для настройки данной автоматизации создается еще одна интеграция.
На этот раз интегрируются Диадок и Битрикс24, а действием для Битрикс24 является "Обновить смарт-процессы".
Такая автоматизация позволяет значительно оптимизировать процесс и сэкономить время.
Поскольку Пинкит - это интеграционная шина, для нас штатной ситуацией является настройка множества интеграций. Вы получаете закрывающие документы не только в сервис ЭДО, но также получаете доступ к ним в Битрикс24, где их легко можно найти.
А автоматическое разнесение оплат уменьшит ручной труд вашего бухгалтера и значительно ускорит закрытие смарт-процесса.
Вы можете протестировать функционал самостоятельно в личном кабинете.
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
