Виртуальный офис Битрикс24. Как эффективно работать с блоком "Задачи"?

Если вы хотите навести порядок в CRM Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Зачем нужен порядок на рабочем месте?

Вспомните из опыта работы в офисе: когда вы организовываете свою работу на рабочем месте в офисе, вы, как правило, создаете для себя несколько рабочих папок для договоров, счетов, писем, входящей и исходящей корреспонденции и прочих документов, необходимых вам в работе. 

На каждом, требующем доработки, документе, вы делаете пометки карандашом, или же прикрепляете стикеры с указанием сроков, адресатом или иными важными пометками для дальнейшей обработки вопроса.

В дальнейшем, отработанные документы вы складываете в строго отведенные для этого места: шкафы, тумбы, сейфы, уголки, папки, файлы и т.п.

Т.о. порядок для вас является наиболее удобной формой осуществления своевременного контроля и выполнения, строго отведенных задач в указанные сроки.

Как навести порядок в задачах и проектах в виртуальном офисе Битрикс24?

Некоторым из вас может показаться странным вопрос, касающийся беспорядка в работе с задачами.

Казалось бы, что в этом может быть сложного, в плане построения работы с задачами?

Но так кажется лишь на первый взгляд. Когда работаешь в режиме многозадачности, или ведешь сразу несколько важных проектов с разными сроками и приоритетностью, можно упустить что-то в работе важное и значимое, просто не заметив горящую красным просроченную задачу.

Особенно, когда в процессе работы появляется все больше новых заданий, а первостепенные задачи, или задачи с менее значимым приоритетом начинают уходить на задний план, мысли удаленного работника начинают путаться, из-за чего возникает усталость, паника и стресс.

Постепенно обрастая все новыми, более срочными заданиями, мы начинаем забывать про менее приоритетную работу, даже когда уже прозевали всевозможные сроки ее выполнения. А это неизбежно ведет к некоторым неблагоприятным последствиям:

1. Упущенная выгода для компании.
2. Возможные штрафные санкции со стороны контролирующих органов, если речь идет об отчетности.
3. Нарушение трудовой дисциплины.
4. Путаница и стресс.
5. Недовольство вышестоящего руководства.
6. И, как следствие, ошибки и недочеты в работе. 

Полезный контроль: вкладки Срок и План

Для того, чтобы у вас был четкий план работы на день, неделю или месяц, в Битрикс24 есть такие полезные блоки в работе с задачами, как Сроки и План.

Предлагаем в этой статье поговорить об этих двух важных функциях в системе Битрикс24:

При помощи этих функций, можно привести все свои задачи порядок и разложить их по приоритетам, что позволяет своевременно контролировать выполнение рабочих процессов и не допускать просрочек и нежелательных переносов срока.

Поговорим о Сроках

1. Просроченная задача: согласовываем изменение срока выполнения

Старайтесь не допускать просроченных задач. Даже тогда, когда срок выполнения задачи зависит не только от вас, но и от совместной работы по задаче с соисполнителем, не забывайте, что за качественное и своевременное выполнение своей работы ответственность несете конкретно лично вы.

Сделайте задачу «Важной», добавьте напоминание, если боитесь прозевать сроки ее выполнения. В случае крайней необходимости, или по независящим от вас причинам, согласуйте изменение срока выполнения задачи с вашим руководителем, или с постановщиком задачи.

В напоминание вы можете указать дату и срок, а также ответственное лицо. Даже если вы являетесь Постановщиком задачи, это не отменяет вашей обязанности контролировать срок выполнения задачи, и напоминать Ответственному о своевременном реагировании на задачу. Уведомлять сотрудника о новой задаче или оставленном комментарии, рекомендуем ссылкой в проектный чат.

2. Следим за сроками задач во вкладке Сроки

Удобно отслеживать все задачи сразу, и для этого в Битрикс24 есть такая удобная функция, как вкладка Сроки.

В ней Вы можете увидеть абсолютно все задачи: просроченные, требующие выполнение в ближайший срок, запланированные на более поздний срок и бессрочные задачи, что тоже является не редким пробелом в работе сотрудника.

Когда вы будете знать, сколько временных затрат вам потребуется на выполнение той или иной задачи, то вам намного проще будет спланировать свою работу на день, неделю или месяц.

Т.е. вам не придется прыгать с одной задачи на другую в поиске просроченных или отложенных «на потом» задач.

Вам не придется искать «забытую» задачу в уведомлениях, в чате или вручную.

Во вкладке Сроки – все ваши выполненные и не выполненные задачи полностью отображены, и нажимая на каждую из них, вы тут же можете в нее перейти для работы.

План: устанавливаем сроки, составляем План работы

К сожалению, не каждый сотрудник умеет планировать свое рабочее время, а это чревато неблагоприятными последствиями для всех сторон, заинтересованных в качестве его работы.

Дело в том, что одних сроков выполнения задачи не достаточно, чтобы контролировать весь процесс своей работы. 

Следовательно, необходимо поставить рабочую задачу в План (отчет), дабы своевременно ее отследить и выполнить.

В данной вкладке вы отобразите задачи, которые будут входить в план вашей работы на следующий день:

Для контроля выполнения задачи, настраиваем план работы в самой задаче:

Для детального отображения ежедневного отчета, фиксируем в задаче время выполнения работы:

Руководителю важно видеть, сколько времени вы конкретно потратили на выполнение конкретной задачи. Вам эта функция также поможет понять, сколько времени уходит на выполнение конкретной задачи в день.

План и ежедневный отчет:

Каждый день сотрудник сдает отчет о проделанной работе непосредственному руководителю. 

Для того, чтобы в ежедневный отчет корректно вписывалась выполненная работа по задаче, а также отображались временные затраты на выполнение работы, вставляем в отчет вкладку по задаче, которая была запланирована на сегодняшний день.

Данный процесс значительно упрощает сотруднику формировать ежедневный отчет о проделанной работе, а также позволяет руководителю оценить качество выполненной работы и количество затраченного на работу сотрудника времени.

Особенно это важно как для руководителя, так и для сотрудника, когда работа сотруднику или Исполнителю по гражданско-правовому договору оплачивается по часовой тарифной ставке.

Итог:

Подводя итог вышеизложенному, хотим отметить, что любой бизнес-процесс должен быть отлажен, в первую очередь, для экономии и целесообразном использовании рабочего времени самого сотрудника компании. 

Просроченная, или не качественно выполненная работа негативно сказывается на все стороны вопроса и на всех, кто от нее зависит.

Поэтому рекомендуем каждому пользователю Битрикс24 обратить внимание на два важных бизнес-процесса: Сроки и План, и вы сможете убедиться сами, насколько проще сможете контролировать свой рабочий процесс и своевременно реагировать на «горящие» проекты и задачи.

Если вы хотите навести порядок в CRM Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит