Как не пропустить важное уведомление в Битрикс24 (регламент Пинол)

В Пинол все сотрудники работают удаленно. Мы все живем не только в разных городах, но и в разных странах. Добиваться отличных результатов, работать эффективно и слаженно нам помогает виртуальный офис — Битрикс24.

Каждый рабочий день сотрудник начинает с пожелания доброго утра коллегам в общем чате компании. Здесь мы поздравляем друг друга с Днем рождения и праздниками (по производственному календарю России), пишем все, что волнует сотрудников и важно для роста компании.

В Битрикс24 все изменения, касающиеся сотрудника (новый комментарий или изменения в задаче, упоминания сотрудника и уведомления о новой почте или задаче) попадают в «Колокольчик» в строке уведомлений:

За день у сотрудника может быть от 50 новых уведомлений! Чтобы никто не пропустил важное, мы в Пинол разработали свою систему организации уведомлений и ввели ее в регламент работы компании. О том, как это работает, читайте далее.

P.S. Если за день ваши сотрудники практически не имеют новых уведомлений, то это может говорить о низкой вовлеченности сотрудников в коллективную работу. Чтобы достичь высокого уровня вовлеченности, обучить вашу команду и показать все преимущества работы в CRM, отправьте заявку на обучение в онлайн-школе Алексея Окара => УЗНАТЬ ПОДРОБНОСТИ ОБ ОБУЧЕНИИ.

Пройдите обучение, и ваш «пульс компании» в Битрикс24 будет выглядеть, как в Пинол:

Алексей Окара,
основатель Пинол

Итак, в центр уведомлений (колокольчик) попадают: сообщения от пользователей, информация о приглашениях в группу или на встречу, уведомления о новых комментариях, задачах и других событиях в портале Битрикс24. Чтобы сотрудник не пропустил важное уведомление, в Пинол разработан регламент информирования коллег.

Регламент информирования коллег в Битрикс24

Каждый сотрудник имеет доступ как в общий чат компании, так и в закрытые проектные чаты. Для информирования коллег и руководителя о новом комментарии к задаче, приглашении на встречу и т.д., в Пинол используется система уведомлений в закрытый групповой проектный чат.

Если сотрудник добавил комментарий к задаче или любой другой сущности в Битрикс24 (Лид, Контакт, Компания, Сделка), то ему необходимо скопировать ссылку на комментарий и отправить ее в свой проектный чат. Для этого нужно зайти в задачу (или другую сущность) и добавить комментарий:

Теперь нужно скопировать в буфер обмена ссылку на свой комментарий. Для этого необходимо нажать на кнопку «Ещё» под комментарием и из меню выбрать пункт: «Скопировать ссылку»:

Если необходимо уведомить коллег о событии в календаре компании, то нужно перейти в календарь и выбрать необходимое событие (дважды кликнув на него).

Откроется детальная информация по данному событию. Нажмите на кнопку копирования ссылки справа от названия мероприятия:

После того, как ссылка на сущность скопирована в буфер обмена, необходимо открыть свой проектный чат. Если требуется реакция сотрудника, то укажите его имя (каждый сотрудник видит упоминание своего имени на фоне желтого фона) и затем вставьте ссылку из буфера обмена:

Сотрудник увидит соответствующее уведомление не только в центре уведомлений, но и в своем чате:

Чтобы подтвердить факт прочтения, сотрудник, ознакомившись с сообщением в чате, должен поставить отметку «Нравится»:

Теперь сотрудник должен перейти по ссылке из чата и ознакомиться с комментарием, после чего необходимо подтвердить факт прочтения:

Вывод

В компании Пинол используются закрытые проектные чаты для каждой группы и направления. Но общение в таких чатах не приветствуется регламентом компании. Все обсуждения проходят не в чате, а в комментариях к конкретной сущности (задача, событие в календаре, сущность CRM, сообщение в Живой Ленте). Это помогает накапливать историю непосредственно в сущности Битрикс24 и не уводить обсуждения в чаты.

Групповые проектные чаты мы используем только для того, чтобы разнести уведомления по нужным сотрудникам в рамках определенной задачи. В чате нет ничего лишнего. Только важные уведомления по задаче или другой сущности. Такая система организации уведомлений не позволяет пропустить значимые события по задачам/мероприятиям, в отличие от центра уведомлений, куда поступают ВСЕ уведомления.