Шаблон бизнес-процесса в Битрикс24 для автоматизации обработки входящих заявок

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании - от простых до сложных.

Используйте примеры готовых бизнес-процессов, консультируйтесь на Форуме или присылайте запросы на разработку индивидуальных бизнес-процессов. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru

Алексей Окара,
основатель Пинол

1. Кейс клиента

Из-за человеческого фактора отдел продаж сталкивается с тем, что входящие заявки иногда теряются или «забываются» менеджерами. Нужно автоматизировать процесс обработки заявок, чтобы руководитель отдела продаж видел, сколько времени от момента поступления заявка находится без обработки и сколько раз Лид не был взят в работу.

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Для автоматизации этого кейса, мы создали файл с готовым бизнес-процессом. Чтобы получить файл с шаблоном бизнес-процесса, напишите в комментарии к данной статье, чем занимается ваша компания и для чего нужен данный бизнес-процесс. Мы свяжемся с вами для обсуждения возможности получения шаблона.

Получите файл, внедряйте в свой Битрикс24 и ни одна входящая заявка и новый Лид не останутся без внимания ваших менеджеров.

Также вы можете создать эти бизнес-процессы самостоятельно по схемам, приведенным ниже.

Схема I бизнес-процесса (контролирует взятие в работу входящих заявок):

Продолжение схемы первого бизнес-процесса (часть 2 из 2)

Схема II бизнес-процесса (для квалификации Лида и информирования руководителя о заявках, которые не приняты в работу):

Продолжение схемы второго бизнес-процесса (часть 2 из 6)

Продолжение схемы второго бизнес-процесса (часть 3 из 6)

Продолжение схемы второго бизнес-процесса (часть 4 из 6)

Продолжение схемы второго бизнес-процесса (часть 5 из 6)

Продолжение схемы второго бизнес-процесса (часть 6 из 6)

Если вам понравился данный бизнес-процесс, напишите в комментарии к статье чем занимается ваша компания и для чего нужен бизнес-процесс, а мы свяжемся с вами для обсуждения возможности получения шаблона.

После получения файла выполните действия, указанные ниже.

Чтобы импортировать шаблон бизнес-процесса в Битрикс24, необходимо создать новый пустой бизнес-процесс. 

Создание бизнес-процесса в Битрикс24. Откройте: CRM / Еще / Настройки / Роботы и бизнес-процессы / Бизнес процессы:

Нажмите "Добавить шаблон" в блоке "Лид":

В открывшемся окне параметров шаблона, введите название бизнес-процесса. В чекбокс «Автоматически запускать» оставьте галочку «При добавлении» (запуск бизнес-процесса будет происходить автоматически при создании новой заявки от Лида) и нажмите кнопку «Сохранить».

Созданный бизнес-процесс откроется в дизайнере бизнес-процессов. Нажмите кнопку «Импорт» и подтвердите замену текущего шаблона.

 

Выберете файл бизнес-процесса, который вы получили на шаге 2.1. данного алгоритма и нажмите кнопку «Импортировать», затем «Сохранить».

В результате в списке ваших бизнес-процессов для Лида появится новый, который мы только что создали.

Повторите эти действия и для второго файла с бизнес-процессом.

3. Настройка финальных статусов в CRM

Так как бизнес-процесс меняет стадии обработки Лида, важно, чтобы названия статусов в вашей CRM совпадали с названиями в схеме бизнес-процесса.

Добавьте в ваш Битрикс24 финальные стадии. Для этого перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки и выберете пункт «Справочники».

Выберите пункт «Статусы». Добавьте 3 финальных статуса, которые нужны для бизнес-процесса и нажмите кнопку «Сохранить»:

4. Выводы

Когда в Битрикс24 будет создан новый Лид (поступит заявка от потенциального клиента), то сработает первый бизнес процесс. Он отправит всем менеджерам отдела продаж сообщение «Возьмите в работу лид по процессу (ссылка на процесс)»:

Если есть свободный менеджер, то он нажимает на кнопку «Взял», чтобы принять заявку в работу.

Если ни один менеджер не берет новую заявку более 5 минут, то отправляется уведомление руководителю. В заданиях бизнес-процессов будет указано, сколько раз заявку не взяли в работу.

Процесс остановится только тогда, когда заявка будет принята в работу.

Будет создано задание по обработке Лида с вариантами на выбор:

1. Конвертировать лид в:
   ➖ Сделка-Контакт-Компания
   ➖ Сделка-Компания
   ➖ Контакт-Компания
   ➖ Компания


2. Забраковать лид по следующим причинам:
   ➖ Некачественный лид
   ➖ Архив
   ➖ СПАМ/Реклама
   ➖ Партнёрство

Если менеджер по какой-то причине (к примеру, просто отвлекся на телефонный звонок) не взял в работу заявку, то бизнес-процесс отправит ему сообщение в Битрикс24 «Вы не указали, что делать с лидом (название Лида). Перейдите к бизнес-процессу (ссылка)». Сообщения будут приходить до тех пор, пока Лид не будет обработан.

В зависимости от выбора менеджера, бизнес-процесс сконвертирует Лид в соответствующую сущность (будет создана новая Сделка, Контакт, Компания) или Лид будет забракован. Какой бы вариант не выбрал менеджер, будет создано сообщение руководителю о том, что создана новая сущность или, что Лид забракован (с указанием причины).

Теперь, когда новая заявка (Лид) обработан, работа второго бизнес-процесса завершается.

Если требуется, чтобы задачи, которые создаются при помощи данного бизнес-процесса, имели другие параметры, вы можете изменить бизнес-процесс самостоятельно или заказать у нас его доработку. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru