Разработка бизнес-процессов для автоматической обработки лидов и сделок в Битрикс24 – кейс для интернет-магазина Акбат

С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все процессы компании. Автоматизация бизнеса переводит работу компании на более качественный уровень работы. Бизнес-процессы помогают лучше обслуживать клиентов и сводят к минимуму проблемы, связанные с человеческим фактором. 

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании — от простых до сложных. 

Все наши клиенты получают готовые бизнес-процессы совершенно бесплатно! 

Задавайте интересующие вопросы на нашем Форуме или присылайте запрос на разработку индивидуальных бизнес-процессов на почту Пинол: order@pinall.ru 

Алексей Окара, 

учредитель Пинол

Какие бизнес-процессы были необходимы? 

1.       Бизнес-процесс для автоматического назначения ответственного менеджера за входящие заявки (Барабан);

2.       Бизнес-процесс для автоматизации контроля заполнения полей при создании Лида;

3.       Бизнес-процесса для контроля сделок, по которым не начата работа и постановка автозадач в зависимости от стадии сделки; 

Решение

Бизнес-процесс для автоматического назначения ответственного менеджера за входящие заявки (Барабан).

Для своевременной и качественной обработки большого потока лидов, поступающих из разных источников: входящих звонков, электронных писем, заполненных CRM-форм и т.д. Необходимо было организовать процесс назначения ответственного менеджера по случайному принципу. 

Схема бизнес-процесса:

Как работает бизнес-процесс?

При поступлении нового Лида в Битрикс24 из любого источника (входящий звонок, новое письмо, заполненная CRM-форма на сайте и т.д.), автоматически сработает бизнес-процесс для назначения ответственного менеджера. Назначение сотрудника, будет происходить случайным образом.  Для этого в бизнес-процессе установлены настройки типа выбираемого сотрудника «Случайный»:

При случайном выборе ответственного, сотрудник должен незамедлительно нажать кнопку «Взял в работу» и перейти к обработке Лида. Поле обработки заявки менеджер должен принять решение целевой это клиент или нет:

Бизнес-процесс для автоматизации контроля заполнения полей при создании Лида.

Менеджер при создании нового Лида в CRM, должен заполнить все необходимые данные потенциального клиента (телефон, почта, имя, отчество, фамилия, адрес). Но на момент создания Лида менеджер не всегда имеет все эти данные. Тогда он заполняет только те поля, которые у него есть.

Схема бизнес-процесса:

Как работает бизнес-процесс?

Для того чтобы в дальнейшем менеджер не забыл уточнить необходимые данные и внести их в карточку Лида, настроен бизнес-процесс, с помощью которого контролируется полнота внесения данных при создании Лида.

Бизнес-процесс автоматически создает соответствующее задание менеджеру для уточнения и добавления недостающих данных в карточку Лида.

После того, как все обязательные данные заполнены, менеджер должен указать: Лид является физическим или юридическим лицом. Далее, в зависимости от выбора автоматически будут созданы сущности в CRM Битрикс24 (на основании данных карточки Лида):

для физического лица - Контакт и Сделка;

для юридического - Контакт, Компания и Сделка.

Бизнес-процесса для контроля сделок, по которым не начата работа и постановка автозадач в зависимости от стадии сделки.

Автоматизация процесса передачи заключенной сделки из отдела продаж в отдел производства. Прежде чем передать сделку в другой отдел менеджер должен поставить необходимые для дальнейшей работы задачи по сделке.

Схема бизнес-процесса:

Как работает бизнес-процесс?

Процесс запускается автоматически каждый раз при изменении сделки.

По условию бизнес-процесса проверяется статус сделки. Если сделка заключена, а работы по ней не начинались (не поставлены задачи), то сделка считается вновь заключенной и требуется постановка задач.

В первую очередь происходит формальный контроль, заполнены ли обязательные поля сделки. Если обязательные поля не заполнены, то:

1.  Статус сделки переводится в "Ожидание заполнения карточки сделки";

2.  Ставится задача менеджеру с указанием, какие поля сделки необходимо заполнить.

При прохождении формального контроля сотруднику отдела производства ставится задача для контроля правильности заполнения сделки и корректности данных в ней. При этом компания переводится в статус клиента. Сделка переходит в статус "Принята в производство", и в зависимости от типа сделки формируется блок регламентированных автозадач для реализации условий сделки. Это позволяет не забывать о ключевых моментах и снижает рутинную нагрузку на сотрудников.

Когда все работы по сделки выполнены и сделка переходит в статус «Успешна», бизнес-процесс ставит дополнительную задачу по получению отзыва от клиента.

Важным моментом является формальная передача сделки из отдела продаж в отдел производства, что также позволяет снизить потери информации между отделами.

Так же бонусом является наполнение информацией CRM для последующего анализа и изучения.

В случае если сделка не заключена (провалена), начальнику отдела продаж ставится задача по контролю причин неуспешного проведения сделки. Выяснив причины провала, он уже решает: удалить ее или же реанимировать и передать в работу другому менеджеру.

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!