Как перенести задачи из Kaiten в Битрикс24 через Пинкит: готовый кейс и 12 шаблонов миграции

Было: ~90 пространств в 5 отдельных аккаунтах Kaiten

Стало: задачи в проектах Битрикс24 — на своих стадиях

Что это даёт бизнесу:

• Руководителям направлений: все доски, стадии и задачи — в одном портале Битрикс24 вместо 5 отдельных аккаунтов.
• Сотрудникам: ни одной карточки, перенесённой вручную. Работа продолжается с той же точки, где остановилась в Kaiten, — с полями, чек-листами и историей комментариев.
• Собственнику: переезд занял 5 недельных спринтов. Не нужно месяцами платить и за время сотрудников на ручной перенос, и за продление подписки на старую систему.

Готовые шаблоны миграции можно посмотреть и протестировать по ссылке.

1. Почему переносить задачи вручную — дорого

Задача в таск-трекере — это не только название. За ней стоят участники, сроки, пользовательские поля, вложения, чек-листы, связи с другими задачами и переписка. При ручном переносе всё это приходится пересобирать по одной карточке, и чем больше команд и досок, тем дороже обходится переезд.

1.1. Практический пример

Клиент вёл задачи в Kaiten в 5 отдельных аккаунтах. В них работали разные команды: подбор персонала, закупки, продуктовая разработка. Компания решила перевести работу с задачами всех направлений в единый портал Битрикс24 и не потерять при этом ни структуру досок, ни историю.

Перенести нужно было:

• Структуру. Пространства с досками, у каждой доски свой набор стадий. Внутри доски — несколько дорожек (строк), которые используют те же стадии, но работают как отдельные доски.
• Задачи. Название, описание, дедлайн, ответственный, исполнители и наблюдатели.
• Около 50 пользовательских полей. Для подбора — зарплата до и после испытательного срока, график, стоп-факторы, срок закрытия вакансии. Для закупок — сумма закупки или договора. Для продуктовых задач — эпики, ROI, гипотезы по модели HADI.
• Содержимое. Теги, вложения, чек-листы с отметками выполнения, связи родительских и дочерних задач.
• Историю. Комментарии в хронологическом порядке.

Вручную это выглядело бы так:

1. Создать в Битрикс24 проект под каждую доску и дорожку, воссоздать стадии в том же порядке.
2. Открыть карточку в Kaiten, скопировать название и описание, создать задачу в нужном проекте на нужной стадии.
3. Найти в Битрикс24 ответственного, каждого исполнителя и наблюдателя.
4. Заполнить около 50 пользовательских полей.
5. Скачать вложения из Kaiten и загрузить их в задачу.
6. Пересоздать каждый чек-лист и каждый пункт, отметить выполненные.
7. Когда все задачи созданы, пройтись по ним ещё раз и связать дочерние с родительскими.
8. Перенести комментарии в том порядке, в котором их писали.

И так по каждой задаче в ~90 пространствах пяти аккаунтов.

1.2. Чем грозит ручной перенос

Масштаб. На старте клиент говорил о 4 пространствах, при подготовке их оказалось более 72, а с добавленными позже — около 90. Вручную такой объём переносится месяцами.

Двойные расходы. Пока идёт перенос, компания платит дважды: за время сотрудников, которые копируют карточки, и за продление подписки на все аккаунты Kaiten.

Потеря истории. Комментарии и чек-листы при ручном переносе первыми «уходят под нож»: на них не хватает времени.

Ошибки в полях. 50 полей на задачу — это 50 шансов ошибиться на каждой карточке.

Сломанная иерархия. Родительскую задачу можно связать только после того, как перенесены обе задачи. При ручной работе эту связь легко пропустить.

Работа в двух системах. Пока идёт ручной перенос, команды ведут задачи и в старой, и в новой системе.

2. Решение: поэтапная миграция Kaiten → Битрикс24 через Пинкит

Инженеры Пинол собрали миграцию из 12 последовательных интеграций Пинкит, объединённых в 3 блока: проекты и стадии, задачи, комментарии. На каждом шаге Пинкит сохраняет сопоставление ID «Kaiten → Битрикс24», и следующий шаг опирается на уже перенесённые данные. Перед созданием любой записи Пинкит проверяет, не переносилась ли она раньше, поэтому повторный запуск не создаёт дублей.

Схема передачи данных:

5 аккаунтов Kaiten (API) → Пинкит (сопоставления ID, проверки, очередь) → проекты, стадии, задачи и комментарии в Битрикс24

2.1. Подготовка

Доступы. Получили доступы ко всем 5 аккаунтам Kaiten и сгенерировали API-ключи.

Сотрудники. Проверили, что все сотрудники заведены на портале Битрикс24 с теми же email, что и в Kaiten. По email задачи при переносе получают своих ответственных, исполнителей и наблюдателей.

Список пространств. Составили перечень пространств для переноса. Интеграция берёт только их, остальные пропускает.

2.2. Проекты и стадии

Каждая доска Kaiten переносится в Битрикс24 как отдельный проект. Название проекта включает название доски и пространства, чтобы проекты из разных пространств не путались. Дорожки внутри доски тоже становятся отдельными проектами со своим набором стадий.

Стадии доски создаются в проекте в том же порядке, что и в Kaiten, а стандартные стадии нового проекта Битрикс24 удаляются. Сопоставление стадий сохраняется, чтобы задачи потом встали на те же этапы, на которых были.

2.3. Каркас задач

Описание. Пинкит перебирает все задачи аккаунта и запрашивает описание отдельным параметром: по умолчанию API Kaiten его не отдаёт.

Проверка структуры. Перед созданием задачи Пинкит проверяет, что её доска и стадия уже перенесены в Битрикс24.

Участники. Ответственный, каждый исполнитель и наблюдатель находятся в Битрикс24 по email через API. Если сотрудника на портале нет, вместо него подставляется технический аккаунт, и задача не теряется.

Создание задачи. Задача появляется в нужном проекте на нужной стадии, с участниками, дедлайном и ~50 пользовательскими полями.

2.4. Теги, вложения и чек-листы

Теги собираются в единый массив и добавляются в задачу отдельной интеграцией.

Вложения скачиваются из Kaiten и загружаются в задачу Битрикс24.

Чек-листы. Для каждого чек-листа Пинкит отдельным запросом получает его содержимое и создаёт в задаче чек-лист с тем же названием. Затем по одному добавляются пункты с отметкой выполнения: выполненные переносятся отмеченными, остальные — открытыми.

2.5. Родительские задачи

Второй проход по всем задачам: Пинкит проверяет, что задача и её родительская задача уже есть в Битрикс24, и добавляет привязку к родителю. Иерархия сохраняется, даже если дочерняя задача была создана раньше родительской.

2.6. Комментарии

Порядок. Комментарии каждой задачи запрашиваются через API и сортируются от раннего к позднему: Kaiten может отдавать их не по порядку.

Без дублей. По каждому комментарию проверяется, что задача уже перенесена, а сам комментарий — ещё нет. Затем текст добавляется в задачу Битрикс24, а сопоставление «комментарий Kaiten → комментарий Б24» сохраняется.

Вложения комментариев повторно не переносятся: Kaiten хранит их во вложениях задачи, поэтому они уже перенесены на этапе 2.4. Если файлы нужно видеть прямо в комментарии, в шаблоне есть дополнительная ветка, по умолчанию выключенная.

2.7. Масштаб

Выгрузка настроена так, чтобы переносить несколько пространств одновременно. На пике в очереди выгрузки находилось около 400 000 записей — такой объём физически невозможно перенести руками. Когда клиент добавил новые пространства, их подключили к уже готовой схеме: механика не менялась.

3. Экономический эффект: сколько стоит ручной переезд

3.1. Что изменилось для клиента

Ноль ручного копирования. Задачи, поля, чек-листы, вложения и комментарии перенесли интеграции Пинкит. Команды подбора, закупок и продукта не отвлекались от работы на переезд.

Короткий срок. От получения доступов до готовности — 5 недельных спринтов, включая пространства, которые клиент добавил по ходу работ.

Сохранность данных. Стадии, участники, ~50 полей, отметки в чек-листах, связи задач и хронология комментариев — на месте.

Одна система вместо пяти аккаунтов. Вся работа с задачами — в едином портале Битрикс24.

3.2. Как посчитать экономию для вашей компании

Стоимость ручного переноса складывается из двух частей: Затраты = число задач × минуты на задачу × часовая ставка сотрудника + подписка на старую систему за время переноса.

Пример с допущениями: 5 000 задач, 10 минут на перенос одной задачи со всем содержимым, ставка сотрудника 600 ₽/час.

• Время: 5 000 × 10 мин = 50 000 мин ≈ 833 часа — около 5 месяцев работы одного сотрудника на полной ставке (при 168 часах в месяц).
• Деньги: 833 ч × 600 ₽ ≈ 500 000 ₽ только на оплату времени сотрудника.
• Подписка: плюс стоимость аккаунтов старой системы за все месяцы, пока идёт ручной перенос.

Подставьте свои цифры: число задач, реальное время на одну карточку и ставку сотрудника. Чем больше полей, чек-листов и комментариев в задачах, тем больше времени уходит на каждую.

4. Как запустить миграцию

Схема из этого кейса оформлена в набор готовых шаблонов Пинкит: 12 интеграций в трёх блоках — проекты и стадии, задачи, комментарии.

Установите шаблоны. Получите готовое решение в личном кабинете Пинкит — раздел «Миграция портала в Битрикс24 из другого портала или CRM», кнопка «Установить шаблоны». Для каждого аккаунта Kaiten нужен свой набор интеграций.

Подключите сервисы. Сгенерируйте API-ключи в аккаунтах Kaiten и подключите портал Битрикс24 по пошаговой инструкции.

Проверьте сотрудников. Заведите всех в Битрикс24 с теми же email, что и в Kaiten: по ним переносятся ответственные, исполнители и наблюдатели.

Настройте под себя. Укажите пространства для переноса и сопоставьте пользовательские поля Kaiten с полями задач Битрикс24.

Запустите по порядку: проекты и стадии → задачи (каркас, теги, вложения, чек-листы, родительские связи) → комментарии.

Переезд — не только из Kaiten

Из одного портала Битрикс24 в другой: из облака в коробку, из коробки в облако, из одного облака в другое — например, чтобы выделить направление бизнеса или открыть филиал.

Из других систем и CRM: готовые шаблоны миграции в Битрикс24 — например, из Мегаплана или других CRM.

Все сценарии собраны в разделе «Миграция из одного портала Битрикс24 в другой».

Миграция под ключ

Хотите переехать быстрее и без погружения в настройки?

При покупке лицензии Пинкит в Пинол вы получаете бонусные часы работы наших инженеров. Мы сами оценим объём и заранее заложим риски, перенесём доски, стадии и дорожки в проекты Битрикс24, настроим перенос ваших пользовательских полей, перенесём задачи с чек-листами, вложениями и комментариями и подключим новые пространства, если они появятся по ходу работ.

Вам останется только продолжить работу в готовом портале.

5. Часто задаваемые вопросы

Можно ли перенести не все пространства, а только нужные?

Да. В интеграцию задаётся список пространств, остальные пропускаются.

Переносятся ли вложения из комментариев?

Да. Kaiten хранит вложения комментариев во вложениях задачи, поэтому они переносятся вместе с задачей.

Что будет, если сотрудника из Kaiten нет в Битрикс24?

Задача всё равно переносится: вместо ненайденного участника подставляется технический аккаунт. Сотрудники сопоставляются по email, поэтому лучше заранее завести всех на портале с теми же адресами.

Сохранятся ли отметки в чек-листах?

Да. Чек-листы переносятся с названиями и всеми пунктами, выполненные пункты остаются отмеченными.

Появятся ли дубли, если запустить перенос повторно?

Нет. Пинкит хранит сопоставления ID досок, задач и комментариев и пропускает уже перенесённые записи. Поэтому пространства можно добавлять по ходу миграции.

Нужны ли навыки программирования?

Нет. Интеграции настраиваются в визуальном no-code интерфейсе Пинкит по готовым шаблонам.

Где найти другие готовые шаблоны?

В каталоге Пинкит собраны сотни готовых решений для интеграции Битрикс24 и amoCRM с различными сервисами.

*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой в России