Перенос чек-листов из задач Битрикс24 при миграции между порталами

1. Перенос задач и чек-листов для компании в сфере охраны труда

Наш заказчик, работающий в сфере охраны труда, использует Битрикс24 для проверки документов, где каждая задача сопровождается чек-листом, который отражает все этапы проверки.

Когда компания решила перейти на новый портал Битрикс24, встал вопрос о миграции данных.

Задача была не из легких, ведь необходимо было перенести не только сами задачи, но и все чек-листы с привязкой к каждой задаче.

Чтобы сотрудники могли начать работу в кратчайшие сроки, мы предложили решение с помощью платформы Пинкит, которая позволяет автоматизировать процесс миграции.

Однако, задача была не простой, ведь клиент хотел, чтобы сначала были перенесены все задачи, а чек-листы — позже, с точным сохранением привязки к задачам.

Вот что нам нужно было сделать:

• Перенести все задачи в первую очередь.


• Сохранить привязку чек-листов к задачам и перенести их после.


• Избежать необходимости вручную вводить ID задач для их сопоставления.


• Автоматизировать процесс, чтобы учесть большой объем данных.

Стандартные решения, доступные на рынке, не подходили: они либо требовали ручного ввода ID задач, либо не позволяли разделить перенос задач и чек-листов.

Миграция вручную была бы слишком сложной и рискованной, так как это создавало шанс на ошибки и увеличивало трудозатраты.

Решение через Пинкит: Упрощение процесса миграции задач и чек-листов

Ранее для миграции задач и чек-листов мы использовали стандартную цепочку интеграций на платформе Пинкит, которая выгружала данные одновременно.

Однако такой подход требовал от инженера знаний ID задач и настройки сложных последовательных интеграций, что усложняло процесс.

Мы решили упростить задачу, разделив перенос задач и чек-листов, а также устранив необходимость вручную сопоставлять ID.

С помощью Пинкитбилдера и API Пинкит мы улучшили интеграцию следующим образом:

1.1 Добавили событие "Получить ID из сопоставления":

Это позволило автоматически извлекать ID задач из таблицы сопоставления, созданной на этапе переноса задач.

Например, на первом шаге можно опросить таблицу и получить нужные ID, после чего делать API-запросы для дальнейшей работы.

1.2. Добавили выпадающий список доступов:

Пользователь может выбрать нужный сервис (в нашем случае Битрикс24) для подключения, что делает процесс еще проще.

1.3. Настроили выбор сущности:

В зависимости от выбранного сервиса, пользователь указывает тип сущности (например, задачу), к которой будут привязаны чек-листы.

Эти доработки значительно упростили настройку интеграции, сделав процесс гибким и интуитивно понятным.

Для тех, кто хочет увидеть это в действии, мы подготовили публичный кейс и шаблон интеграции, которые можно найти по ссылке.

В следующей части мы расскажем подробнее о настройке интеграций.

2. Перенос заголовка чек-листа

Шаг 1: Откуда

Настраиваем получение ID задач.

Шаг 2: Инструменты

• Получить чек-листы задачи

Используем API-запрос с указанием URL = /task.checklistitem.getlist?TASK_ID={{source.source_entity_id}}.

• Чек-листов у задачи нет, остановить интеграцию

Используем проверку по полю step1.result. Условие - пустое значение, Действие-прервать, если проверка пройдена.

• Фильтровать по Названию чек-листа

Используем фильтр элементов массива в поле step1.result. Название поля внутри элемента массива - PARENT_ID. Условие - Число (Равно), сравниваемое значение - 0.

• Для каждого чек-листа

Используем инструмент Для каждого по полю step3.

Шаг 3: Куда

Создаем элемент чек-листа.

Шаг 4: Сопоставление данных

Настраиваем сопоставление.

ID задачи - {{source.target_entity_id}}

Название - {{step4.TITLE}}

Завершено? (Y/N) - {{step4.IS_COMPLETE}}

Важное? (Y/N) - {{step4.IS_IMPORTANT}}

FIELDS.PARENT_ID

Тип: Тело

Название параметра: FIELDS.PARENT_ID

Значение параметра: 0

SORT_INDEX

Тип: Тело

Название параметра: FIELDS.SORT_INDEX

Значение параметра: {{step4.SORT_INDEX}}

Шаг 5: Запуск

Запускаем интеграцию.

3. Переносим пункты каждого чек-листа

Шаг 1: Откуда

Выбираем событие успешной отработки интеграции по переносу задач.

Шаг 2: Инструменты

• Для каждого чек-листа

Используем Фильтр элементов массива по полю source.int9412.step1.result. Название поля внутри элемента массива - PARENT_ID. Условие - Число (Равно), Сравниваемое значение - source.int9412.step4.ID.

• Сохранить сопоставление для заголовков чек-листа

Используем инструмент Сохранить сопоставление сущностей.

ID сущности-источника - {{source.int9412.step4.ID}}. ID сущности-цели -{{source.int9412.result.result}}. Подключаем доступ к Битрикс24.

• Если пунктов чек-листа нет, тогда прервать

Используем инструмент проверки в поле step1. Условие - пустое значение, Действие - прервать, если проверка пройдена.

• Для каждого пункта чек-листа

Используем инструмент Для каждого для перебора значений поля step1.

Шаг 3: Куда

Создаем элемент чек-листа.

Шаг 4: Сопоставление данных

Настраиваем сопоставление.

ID задачи - {{source.int9412.source.target_entity_id}}

Название - {{step3.TITLE}}

Завершено? (Y/N) - {{step3.IS_COMPLETE}}

Важное? (Y/N) - {{step3.IS_IMPORTANT}}

PARENT_ID

Тип: Тело

Название параметра: FIELDS.PARENT_ID

Значение параметра: {{source.int9412.result.result|default()}}

SORT_INDEX

Тип: Тело

Название параметра: FIELDS.SORT_INDEX

Значение параметра: {{step3.SORT_INDEX}}

Шаг 5: Запуск

Запускаем интеграцию.

4. Итог

С помощью Пинкит вы сможете легко и эффективно автоматизировать процесс миграции задач и чек-листов при переходе с одного портала Битрикс24 на другой.

Благодаря гибким интеграциям, настройку которых мы уже разобрали, вы получите:

• Раздельный перенос задач и чек-листов, без необходимости вручную вводить ID.


• Сохранение структуры чек-листов, включая заголовки и вложенные пункты.


• Значительное сокращение времени на миграцию благодаря полной автоматизации процесса.

Попробуйте готовые шаблоны интеграций по ссылке и убедитесь, как легко можно настроить процесс под ваши нужды!

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит