Бизнес-процесс приема на работу в Битрикс24

Если вы хотите настроить обмен данными между порталами Битрикс24, вам поможет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

• 1 Бизнес-процесс приема на работу в Битрикс24
• 1.1 Преамбула
• 1.2 Что есть
• 1.3 Что должно быть
• 2 Схематизация бизнес-процесса
  В процессе зафиксированы три роли.
  Кандидат
  Менеджер по продажам
  Работодатель
  Кандидат не является пользователем Битрикс24 и участвует в процессе, используя сообщения по электронной почте. Менеджер по кадрам и Работодатель являются пользователями системы Битрикс 24. Взаимодействие между этими ролями строиться путем выполнения активностей во внутреннем бизнес-процессе системы.
  
• 2.1 Описание схемы бизнес-процесса
• 3 Имплементация
• 3.1 Подготовка
• 3.2 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса.

Бизнес-процесс приема на работу в Битрикс24

Преамбула

В данной статье я опишу бизнес-процесс приема на работу, который знаком всем. Все мы устраивались на работу и проходили собеседование. Для качественного улучшения работы менеджеров по персоналу и встраивания планирования их работы в общий план работы фирмы необходимо формализовать процесс приема на работу и внедрить его в систему. Я применю в этой работе немного другой приём, по сравнению с тем, который я описывал в предыдущей статье. Бизнес-процесс я опишу без жесткой привязки к системе, платформе, как я это делаю обычно. Саму же привязку я сделаю в виде текстового описания того, «как это должно быть», то есть, “ToBe” будет изложено текстом.

Что есть

В результате переписки по электронной почте и/или с помощью других средств коммуникации менеджер по персоналу производит отбор кандидатов на первичное собеседование с работодателем. В процессе последующих за этим согласований по линии кандидат – менеджер по кадрам – работодатель с использованием подобных же средств коммуникации может быть согласована встреча (собеседование), по результатам которой может быть сформировано предложение кандидату.

Что должно быть

Сам по себе процесс не должен меняться по сути, но все его шаги должны быть автоматизированы в системе рабочего процесса, с ведением истории и записи событий в календаре. Так же система должна позволять фиксировать плановые встречи, то есть участвовать в планировании рабочего времени работодателя и менеджера по кадрам. Система должна отправлять уведомления по электронной почте в течение выполнения бизнес-процесса в те моменты, когда это обозначено в описании. Уведомления должны содержать в себе ссылки для быстрого переходя к тем задачам, ознакомление или действия по которым требуют вмешательства адресата (участника процесса).

Схематизация бизнес-процесса

В процессе зафиксированы три роли.

• Кандидат
• Менеджер по продажам
• Работодатель

Кандидат не является пользователем Битрикс24 и участвует в процессе, используя сообщения по электронной почте. Менеджер по кадрам и Работодатель являются пользователями системы Битрикс 24. Взаимодействие между этими ролями строиться путем выполнения активностей во внутреннем бизнес-процессе системы.

Описание схемы бизнес-процесса

Далее по тексту в скобках я указываю номера действий (функций) бизнес-процесса, схема которого приведена ниже (Рисунок 1). Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс. 
Кандидат отправляет (1.1) по электронной почте заявку на рассмотрение его кандидатуры Менеджером по кадрам на определённый в Битрикс24 электронный адрес. При поступлении письма на этот адрес автоматически формируется лид в системе.

Схема бизнес-процесс без привязки к системе. По созданному лиду системой назначается ответственные – Менеджер по кадрам. Автоматически запускается бизнес-процесс обработки лида. Менеджер по кадрам просматривает (2.1) лид, в комментарии к которому содержится тело письма-заявки от Кандидата. В результате лид может быть переведен в некачественные и закрыт, или, в случае возникновения интереса к Кандидату, Менеджер по кадрам создает письмо как «Дело» от сущности «Лид».

Для удобства использования данного функционала я рекомендую настроить в системе шаблоны писем. После отправки письма, Менеджер по кадрам закрывает лид. 
В ответ на полученное письмо Кандидат высылает (1.2) Менеджеру по кадрам письмо с резюме, которое точно также создает лид, который обрабатывается (2.2) на предмет соответствия резюме базовым требованиям. 
В результате обработки Менеджер по кадрам, подобно тому, как было описано выше, отправляет письмо с отказом Кандидату (2.3.1) или меняет статус лида, в результате чего бизнес-процесс создаёт (3.1) в системе задание для Работодателя, позволяющее решить, насколько резюме соответствует техническим требованиям. 
Выбор логического «или» разветвляет ход решения по кандидатуре. В случае полного несоответствия Кандидата техническим требованиям, Работодатель выбирает соответствующий пункт выпадающего списка задания, что служит для бизнес-процесса сигналом к переходу к следующему шагу (3.2.1) – отправке автоматического отказа по электронной почте с последующем закрытием лида. 
В случае неполного соответствия Работодатель может изменить условия предложения (3.2.2). Битрикс24 отправляет уведомление Менеджеру по кадрам. 
Если соответствие полное, то без изменений условий предложения система отправляет уведомление Менеджеру по кадрам, которые, в свою очередь, указанным выше способом, отправляет (2.4) сообщение Кандидату. 
Любым из способом коммуникаций Кандидат либо отказывается от предложения, любо согласует (1.3) с Менеджером по кадрам время и место собеседования. Менеджер по кадрам заносит запланированное событие, в данном случае, созданную Задачу Битрикс24, в календарь системы (данные активности могут быть созданы бизнес-процессом лида). Ответственным по задаче будет являться сам Менеджер по кадрам, а Работодатель – соисполнителем.

После проведения собеседования (2.5), что в системе соответствует закрытию задачи, бизнес-процесс лида создает задание для Работодателя с решением о степени соответствия Кандидата позиции (вакансии), на которую тот претендует. В случае выбора Работодателем варианта «Полностью не соответствует, система отправляет (3.3.1) сообщение по электронной почте Кандидату. Если Работодатель определяет соответствие Кандидата, как не полное, то он изменяет (3.3.3) условия предложения. В случае полного соответствия, предложение формируется сразу и отправляется (3.3.2) Кандидату по электронной почте. Менеджеру по кадрам система отправляет уведомление и лид закрывается. Всё.

Имплементация

Подготовка

Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24 в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и модуль CRM. Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе.

Создание шаблона последовательного бизнес-процесса.

Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи. В своей предыдущей статье, опубликованной на сайте компании PinALL, я описывал создание и исполнение бизнес-процесса в документообороте небольшой организации. По созданному Техническому Заданию с описанием бизнес-процессов (которое практически полностью приведено в данной статье), включая схемы, я создаю рабочий процесс в системе для сущности «Лид» CRM Битрикс24.

Если у вас другой тип бизнеса или требуется доработка под нестандартные интеграции, то оставьте заявку на нашем сайте, мы свяжемся с вами, согласуем сценарии работы и реализуем необходимые доработки интеграции для нужд вашего бизнеса.

Остались вопросы или нужна помощь?
Напишите, какие процессы вам нужно автоматизировать, и мы проведем для вас бесплатную онлайн-встречу, на которой презентуем возможности Пинкит для вашей компании.