Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции в Битрикс24

Если вы ведете учет документооборота в другом сервисе, например, таблице Google Sheets, и хотите перенести данные в Битрикс24, а также генерировать документы и передавать их, не выходя из портала, вам поможет наш сервис Пинкит.

Узнайте, какие сервисы можно интегрировать между собой в Пинкит https://lk.pinkit.io/tariffs

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Что желательно учесть для настройки данного бизнес-процесса?

Учитываем факт того, что если партнеры высылают вам документы по электронной почте, или через мессенджеры, то это не гарантирует того, что документ в итоге не будет удален вами случайно или самим отправителем, либо же он не затеряется в многочисленных сообщениях на электронной почте.

Организовать хранение документов – это первостепенная задача любого ответственного за документооборот сотрудника. Для начала, желательно создать сам бизнес-процесс на портале, и несколько раз его протестировать:

Организовать бизнес-процесс по обмену документами таким образом, чтобы необходимые поля отображались корректно и подчеркивали суть процесса:

Обратите внимание, что в электронном журнале входящей или исходящей корреспонденции обязательно должен быть указан порядковый номер и дата поступления (отправки) документа.

Вы можете создать в бизнес-процессе ответственного за прием корреспонденции сотрудника, и назначить его приказом (обязательно ознакомить).

Если вы работаете полностью удаленно, то приказ о назначении ответственного лица за хранение корреспонденции, вы можете подписать усиленной электронной цифровой подписью, и отправить его работнику при помощи кадрового электронного документооборота (например, у нас это выглядит так):

Что должен знать ответственный за хранение документов?

Ответственное лицо должно знать, как отслеживать поток входящей и исходящей корреспонденции. В бизнес-процессах есть такая функция, как «Процессы в ленте». Именно в этой вкладке вы можете отследить все движения по конкретным входящим и исходящим документам.

В Битрикс24 можно регистрировать нужную вам корреспонденцию. Руководитель может запросить у ответственного сотрудника необходимый документ, то он может выгрузить его из журнала, не занимаясь долгим поиском документа.

Если вам важно отследить статус по работе с конкретным входящим или исходящим документом, то можно это сделать при помощи фиксации документа (а еще лучше, прикрепить ссылку на БП, где зарегистрирован конкретный документ) в целевой задаче.

Итог:

Как видно, организовать процесс регистрации входящих и исходящих документов, не так уж и сложно как может показаться на первый взгляд. Если вы получаете документы на почту, не подключенную к Битрикс24, или в мессенджерах, или в бумажном виде, для вас такой вариант будет вполне жизнеспособным.

В статье мы рассмотрели бизнес-процесс для автоматизации документооборота. Если у вас есть потребность в автоматическом ведении отчетности в другом сервисе, к примеру, табличном процессоре, или вы хотите автоматизировать ЭДО при помощи связки платформы Диадок и портала Битрикс24, воспользуйтесь нашей интеграционной шиной Пинкит.