Для бизнеса, который полностью перешел на удаленный формат работы, потребовалось много технический изменений и новшеств, связанных с построением максимально упрощенных бизнес-процессов, в основном, при помощи CRM-систем.
Те бизнес-процессы, которые были актуальны еще год назад, в 2020 году оказались малоэффективными. И одним из таких бизнес-процессов, без которого не может обойтись не одна компания, является документооборот.
В этой статье, мы бы хотели вам рассказать о том, как организовать и настроить такой крайне необходимый бизнес-процесс, как - регистрация, отправка и хранение входящей и исходящей корреспонденции в Битрикс24 (журнал учета и хранения документов).
Школа удаленных продаж Алексея Окара- поможет вам и вашим сотрудникам если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете как организовать следующее:
Как выстроить удаленную работу;
Боитесь, что сотрудники в удаленном формате не будут добросовестно выполнять свою работу;
Не знаете, как построить обучение в Битрикс24. И как мотивировать сотрудников работать в системе;
Как провести внедрение портала Битрикс24 в компании;
Пинол уже 9 лет работает исключительно на удаленном формате. Мы не по наслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся Ваш бизнес при переходе на удаленку.
Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, участвуйте в акции в рамках которой у Вас есть возможность получить бесплатную профессиональную консультацию по использованию CRM "Бесплатный аудит работы компании в Битрикс24"!
Если вы еще не используете Битрикс24, то сделайте это сейчас - зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из наших партнерских ссылок:
Что желательно учесть для настройки данного бизнес-процесса?
Учитываем факт того, что даже если партнеры высылают вам документы по электронной почте или же через мессенджеры, то это не гарантирует того, что документ в итоге либо не будет удален вами случайно или же самим отправителем, либо же он не затеряется в многочисленных сообщениях на электронной почте.
Организовать хранение документов – это первостепенная задача любого ответственного за документооборот сотрудника. Для начала, желательно создать сам бизнес-процесс на портале, и несколько раз его протестировать:
Организовать бизнес-процесс по обмену документами таким образом, чтобы необходимые поля отображались корректно и подчеркивали суть процесса:
Обратите внимание, что в электронном журнале входящей или исходящей корреспонденции обязательно должен быть указан порядковый номер и дата поступления (отправки) документа.
Вы можете создать в бизнес-процессе ответственного за прием корреспонденции сотрудника, и назначить его приказом (обязательно ознакомить).
Если вы работаете полностью удаленно, то приказ о назначении ответственного лица за хранение корреспонденции, вы можете подписать усиленной электронной цифровой подписью, и отправить его работнику при помощи кадрового электронного документооборота (например, у нас это выглядит так):
Что должен знать ответственный за хранение документов?
Ответственное лицо должно знать, как отслеживать поток входящей и исходящей корреспонденции. В бизнес-процессах есть такая функция, как «Процессы в ленте». Именно в этой вкладке вы можете отследить все движения по конкретным входящим и исходящим документам.
В Битрикс24 можно регистрировать нужную вам корреспонденцию. При необходимости, руководитель может запросить у ответственного сотрудника необходимый документ, то он может выгрузить его из журнала, не занимаясь долгим поиском документа.
Если же вам важно отследить статус по работе с конкретным входящим или исходящим документом, то можно это сделать при помощи фиксации документа (а еще лучше, прикрепить ссылку на БП, где зарегистрирован конкретный документ) в целевой задаче.
Итог:
Как видно, организовать процесс регистрации входящих и исходящих документов, не так уж и сложно как может показаться на первый взгляд.
Если у вас остались вопросы, или вам нужна консультация, а также помощь нашего технического специалиста, то смело оставляйте свой запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Мы обязательно с вами свяжемся в кратчайшие сроки, постараемся максимально подробно ответить на все интересующие вас вопросы и организовать необходимые рабочие процессы!
Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, направляйте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей.
0
Юлия Кузнецова18.09.2020 10:31:07
Сервис «Пинкит» - это незаменимый инструмент для обмена данными между CRM, BPM системами (Битрикс24, Creatio (Terrasoft), amoCRM, Мегаплан) и различными внешними веб-сервисами (UniSender, CallbackHunter, LiveTex).
Если Вам нужна помощь в комплексной настройке приложений Пинол, в рамках использования сервиса «Пинкит», то отправьте нам заявку на почту order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее рабочее время для согласования всех вопросов.
Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24. Любой кейс можем повторить на вашем портале или адаптировать под вас. Для этого отправляйте нам заявку на почту order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее рабочее время для согласования всех вопросов.