Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции в Битрикс24

Школа удаленных продаж Алексея Окара - поможет вам и вашим сотрудникам если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете как организовать следующее: 

Как выстроить удаленную работу; 

Боитесь, что сотрудники в удаленном формате не будут добросовестно выполнять свою работу;

Не знаете, как построить обучение в Битрикс24. И как мотивировать сотрудников работать в системе;

Как провести внедрение портала Битрикс24 в компании;

Пинол уже 9 лет работает исключительно на удаленном формате. Мы не по наслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся Ваш бизнес при переходе на удаленку.

Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, участвуйте в акции в рамках которой у Вас есть возможность получить бесплатную профессиональную консультацию по использованию CRM  "Бесплатный аудит работы компании в Битрикс24"!

Если вы еще не используете Битрикс24, то сделайте это сейчас - зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из наших партнерских ссылок:

в доменной зоне RU в доменной зоне UA в доменной зоне BY в доменной зоне KZ 

в доменной зоне COM

Алексей Окара,

учредитель Пинол

Что желательно учесть для настройки данного бизнес-процесса?

Учитываем факт того, что даже если партнеры высылают вам документы по электронной почте или же через мессенджеры, то это не гарантирует того, что документ в итоге либо не будет удален вами случайно или же самим отправителем, либо же он не затеряется в многочисленных сообщениях на электронной почте.

Организовать хранение документов – это первостепенная задача любого ответственного за документооборот сотрудника. Для начала, желательно создать сам бизнес-процесс на портале, и несколько раз его протестировать:

Организовать бизнес-процесс по обмену документами таким образом, чтобы необходимые поля отображались корректно и подчеркивали суть процесса:

Обратите внимание, что в электронном журнале входящей или исходящей корреспонденции обязательно должен быть указан порядковый номер и дата поступления (отправки) документа.

Вы можете создать в бизнес-процессе ответственного за прием корреспонденции сотрудника, и назначить его приказом (обязательно ознакомить).

Если вы работаете полностью удаленно, то приказ о назначении ответственного лица за хранение корреспонденции, вы можете подписать усиленной электронной цифровой подписью, и отправить его работнику при помощи кадрового электронного документооборота (например, у нас это выглядит так):

Что должен знать ответственный за хранение документов?

Ответственное лицо должно знать, как отслеживать поток входящей и исходящей корреспонденции. В бизнес-процессах есть такая функция, как «Процессы в ленте». Именно в этой вкладке вы можете отследить все движения по конкретным входящим и исходящим документам.

В Битрикс24 можно регистрировать нужную вам корреспонденцию. При необходимости, руководитель может запросить у ответственного сотрудника необходимый документ, то он может выгрузить его из журнала, не занимаясь долгим поиском документа.

Если же вам важно отследить статус по работе с конкретным входящим или исходящим документом, то можно это сделать при помощи фиксации документа (а еще лучше, прикрепить ссылку на БП, где зарегистрирован конкретный документ) в целевой задаче.

Итог:

Как видно, организовать процесс регистрации входящих и исходящих документов, не так уж и сложно как может показаться на первый взгляд. 

Если у вас остались вопросы, или вам нужна консультация, а также помощь нашего технического специалиста, то смело оставляйте свой запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Мы обязательно с вами свяжемся в кратчайшие сроки, постараемся максимально подробно ответить на все интересующие вас вопросы и организовать необходимые рабочие процессы!

Полезные ссылки 

1. «Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок»;

2. «Кадровый электронный документооборот в Битрикс24. Как перевести бизнес на удаленку?»;

3. «Организация HR-процессов в Битрикс24. Регламент Пинол по выбору удаленных штатных сотрудников»;

4. «Как адаптировать персонал к виртуальному офису Битрикс24?»;

5. «Виртуальный офис Битрикс24. Как эффективно работать с блоком "Задачи"?»;

6. Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24.