Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции в Битрикс24

Ежедневно я провожу встречи с клиентами Пинол и вижу их «боль» — большинство типовых процессов в компании не автоматизировано.

Для решения «боли» клиентов, мы собрали самые распространенные действия пользователя для бизнес-процессов Битрикс24 в одном приложении «Пинкит». Пинкит содержит в себе «Базу бизнес-процессов Пинол». Мы разрабатываем и расширяем список активити под запросы наших клиентов.

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Установите Пинкит на свой Битрикс24:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

Что желательно учесть для настройки данного бизнес-процесса?

Учитываем факт того, что если партнеры высылают вам документы по электронной почте, или через мессенджеры, то это не гарантирует того, что документ в итоге не будет удален вами случайно или самим отправителем, либо же он не затеряется в многочисленных сообщениях на электронной почте.

Организовать хранение документов – это первостепенная задача любого ответственного за документооборот сотрудника. Для начала, желательно создать сам бизнес-процесс на портале, и несколько раз его протестировать:

Организовать бизнес-процесс по обмену документами таким образом, чтобы необходимые поля отображались корректно и подчеркивали суть процесса:

Обратите внимание, что в электронном журнале входящей или исходящей корреспонденции обязательно должен быть указан порядковый номер и дата поступления (отправки) документа.

Вы можете создать в бизнес-процессе ответственного за прием корреспонденции сотрудника, и назначить его приказом (обязательно ознакомить).

Если вы работаете полностью удаленно, то приказ о назначении ответственного лица за хранение корреспонденции, вы можете подписать усиленной электронной цифровой подписью, и отправить его работнику при помощи кадрового электронного документооборота (например, у нас это выглядит так):

Что должен знать ответственный за хранение документов?

Ответственное лицо должно знать, как отслеживать поток входящей и исходящей корреспонденции. В бизнес-процессах есть такая функция, как «Процессы в ленте». Именно в этой вкладке вы можете отследить все движения по конкретным входящим и исходящим документам.

В Битрикс24 можно регистрировать нужную вам корреспонденцию. Руководитель может запросить у ответственного сотрудника необходимый документ, то он может выгрузить его из журнала, не занимаясь долгим поиском документа.

Если вам важно отследить статус по работе с конкретным входящим или исходящим документом, то можно это сделать при помощи фиксации документа (а еще лучше, прикрепить ссылку на БП, где зарегистрирован конкретный документ) в целевой задаче.

Итог:

Как видно, организовать процесс регистрации входящих и исходящих документов, не так уж и сложно как может показаться на первый взгляд. 

Если у вас другой тип бизнеса или требуется доработка под нестандартные интеграции, то оставьте заявку на нашем сайте, мы свяжемся с вами, согласуем сценарии работы и реализуем необходимые доработки интеграции для нужд вашего бизнеса.