Как получать уведомления в чат по Делам в Битрикс24? Инструкция

Суть проблемы — даже если вы ведете дела в CRM, то все равно сотрудники могут пропускать важные события. Уведомления о том, что задача просрочена или пропущен звонок от клиента приходят в Центр уведомлений в Битрикс24 или на почту сотруднику. Но, согласитесь, в общем потоке таких уведомлений менеджер легко может пропустить важное событие.

Другое дело, если сотрудник получит сообщение о важных делах непосредственно от своего руководителя в личный чат Битрикс24. Например, сотрудник закончил телефонный разговор с клиентом и тут же получает от руководителя напоминание в чат, чтобы не забыл добавить комментарий к карточке Контакта! Фантастика? Нет, простая автоматизация с помощью бизнес-процессов.

По умолчанию в Битрикс24 есть несколько десятков готовых действий (Activity) для создания собственных бизнес-процессов. Но этого недостаточно, и часто у компаний возникает потребность в создании собственного активити (действия).

Мы собрали самые распространенные действия пользователя для бизнес-процессов Битрикс24 в одном приложении «База бизнес-процессов Пинол».

Список активити, входящих в приложение, постоянно растет. Представляем вам очередное обновление — активити «Запуск бизнес-процесса по Делу». Как только в Лиде, Компании, Контакте или Сделке создается Дело, активити автоматически запустит один или несколько ваших бизнес-процессов.

Так как данное активити — это часть приложения «База бизнес-процессов Пинол», то для его работы необходимо сначала установить приложение:

Установить приложение для России Установить приложение для Украины

Интерфейс приложения

После установки приложения «База бизнес-процессов Пинол», в вашем Битрикс24 появится новый пункт:

Нажмите на синюю кнопку «Дела в CRM: Настроить автозапуск бизнес-процессов». Откроется окно с настройками активити, как показано на скриншоте выше.

Настройка приложения

Чтобы настроить приложение, нужно указать, какой бизнес-процесс запускаем и в зависимости от каких Сущностей CRM и типа дела.

1. Сущность. В данном поле выбирается сущность Битрикс24 (Лид, Сделка, Контакт, Компания), для которой запускается бизнес-процесс.


2. Событие. В данном поле выбирается тип события:
   
   - создание — бизнес-процесс будет запускаться при создании дела,
   
   - обновление — бизнес-процесс будет запускаться при обновлении дела в сущности.


3. Тип дела. Поле может иметь такие значения:
   
   - встреча — бизнес-процесс будет запускаться при назначении или обновлении встречи;
   
   - звонок — бизнес-процесс будет запускаться при звонке. В зависимости от типа звонка (входящий, исходящий) можно настроить дополнительное поле направление, чтобы бизнес-процесс запускался для исходящих или для входящих звонков;
   
   - задача — бизнес-процесс будет запускаться при создании или обновлении встреч в сущности. Дополнительно можно настроить запуск бизнес-процесса по статусу задачи — запускать для ожидающих, завершенных и автоматически завершенных задач;
   
   - письмо — бизнес-процесс будет запускаться, когда получено или отправлено письмо (указывается в дополнительном поле направление.


4. Направление. В данном поле выбирается направление дела по которому будет запускаться бизнес процесс. Возможны два варианта: исходящее и входящее направление. Данное поле заполняется если тип дела — звонок или письмо.


5. Статус. В данном поле выбирается статус дела. Возможные значения:
   
   - ожидается — бизнес-процесс запускается для незавершенного дела,
   
   - завершено — процесс запускается при завершении дела,
   
   - завершено автоматически — процесс запускается при автоматическом завершении дела.


6. Бизнес процесс. Здесь указывается бизнес-процесс, который будет запускаться при указанных условиях. При этом, бизнес-процессы должны быть загружены в бизнес-процессы CRM (Настройки - > Роботы и бизнес-процессы -> Бизнес процессы).

Инструкции, как настроить уведомления в чат сотруднику в зависимости от ваших задач

Рассмотрим примеры настройки активити, чтобы приходило уведомление в чат ответственному менеджеру, если:

1. Пропущен звонок по Сделке


2. Пришло письмо от Лида


3. Создана Встреча


4. Просрочена Задача


5. Письмо в Компанию отправлено и нужна реакция менеджера


6. Завершен исходящий звонок и нужно не забыть зафиксировать суть разговора.

1. Отправка сообщение менеджеру в чат, если пропущен звонок по Сделке

Задача: менеджер пропустил входящий звонок по сделке. Нужно автоматически отправлять ему сообщения в чат от имени руководителя компании. Отправка таких сообщений в чат позволит не потерять важные сообщения в Центре уведомлений Битрикс24 (колокольчик).

Решение задачи. Первым делом создадим шаблон бизнес-процесса для Сделок с использованием активити Пинол по отправке сообщения в чат:

Теперь настроим данный бизнес-процесс:

Обязательными полями для ввода информации являются:

• Текст сообщения — это сообщение, которое будет отправлено менеджеру.


• Кому сообщение – тут необходимо указать менеджера для кого будет осуществляться отправка. Если необходимо, чтобы сообщение отправлялось ответственному менеджеру, то укажите {=Document:ASSIGNED_BY_ID}.


• Запускать от имени — указывается сотрудник, от чьего имени будет приходить уведомление.

Когда бизнес-процесс создан и настроен, переходим к настройке активити «Запуск бизнес-процесса по Делу». Настроим запуск созданного бизнес-процесса из Сделки в случае пропущенного звонка:

Выполним тестовый звонок. У нас будет создано Дело с информированием о пропущенном звонке:

Сразу же после появления Дела в чат ответственному сотруднику придет сообщение от руководителя, что нужно проверить и отреагировать на пропущенный звонок:

Такое решение сведет к минимуму вероятность того, что менеджер пропустит важные звонки, задачи и встречи.

Немного измените настройки активити, чтобы сообщения дублировались в групповой чат (например, чат руководства).

2. Отправка уведомления в чат менеджеру при получении письма от Лида

Задача: пришло письмо и создан Лид. Нужно отправить уведомление об этом событии менеджеру в персональный чат.

Решение задачи. Будем использовать такой же бизнес-процесс по отправке сообщения в чат при помощи активити Пинол, как и для решения предыдущей задачи. Настройки бизнес-процесса:

Теперь настроим активити «Запуск бизнес-процесса по Делу», чтобы наш бизнес-процесс запускался при входящем письме:

Отправляем тестовое письмо из карточки Лида:

При получении письма срабатывает Бизнес процесс по отправке сообщения в чат, и менеджер получает уведомление:

3. Отправка уведомления в чат сотруднику, если создана Встреча

Задача. Создана Встреча. Нужно отправить уведомление в чат ответственному по встрече менеджеру.

Решение задачи. Как и в предыдущей задаче, создадим бизнес-процесс для Контакта с такими настройками параметров действия:

Настроим активити «Запуск бизнес-процесса по Делу», чтобы наш бизнес-процесс запускался при создании встречи:

Для проверки создадим встречу:

Сразу же менеджеру будет отправлено сообщение в чат о запланированной встрече:

Данный кейс хорошо подойдет для информирования менеджеров или руководство о пропущенных встречах с целью разбора ситуации.

4. Отправка сообщения в чат менеджеру, если у задачи закончился крайний срок

Задача: у задачи, связанной с Компанией, истек срок выполнения. Необходимо информировать менеджера в чат, что по Компании есть задача с истекшим сроком.

Решение задачи. Создадим бизнес-процесс для отправки сообщения в чат менеджеру. В настройках параметров действия бизнес-процесса укажем:

Перейдем к настройкам активити «Запуск бизнес-процесса по Делу»:

Смоделируем ситуацию, когда истек срок в задаче по Компании, чтобы проверить работу бизнес-процесса:

Если все сделано правильно, то при появлении просроченной задачи менеджеру будет отправляться уведомление в персональный чат:

5. Отправка сообщения в чат, если 5 дней назад было отправлено письмо в Компанию (нужна реакция менеджера)

Задача: прошло 5 дней с момента отправки письма в на e-mail Компании. Нужно отправить в чат ответственному менеджеру сообщение, что нужна его реакция (в письме мог быть договор, предложение, счет и т.д.).

Решение задачи. Сначала создадим бизнес-процесс для отправки сообщения в чат менеджеру. В настройках параметров действия добавим паузу 5 дней для срабатывания процесса. В уведомлении укажем, что нужно связаться с клиентом, так как прошло достаточно много времени для принятия решения по отправленному письму:

Настроим запуск бизнес-процесса с помощью активити «Запуск бизнес-процесса по Делу»:

Отправим письмо в Компанию:

Будет запущен бизнес-процесс с паузой в 5 дней. Через 5 дней менеджер получит уведомление в персональный чат:

6. Отправка сообщения в чат менеджеру, чтобы он не забыл добавить комментарий после телефонного разговора

Задача: менеджер сделал телефонный звонок Контакту. Нужно отправить сообщение в чат, чтобы он не забыл добавить комментарий о сути разговора.

Решение задачи. Первым делом настроим шаблон бизнес-процесса для отправки сообщения в чат менеджеру:

Настроим запуск бизнес-процесса с помощью активити «Запуск бизнес-процесса по Делу»:

Выполним исходящий звонок:

Сразу же после звонка менеджеру будет отправлено уведомление в чат, чтобы он не забыл дать отбивку по звонку.

Выводы

Мы рассмотрели всего несколько вариантов, как можно, используя активити «Запуск бизнес-процесса по Делу» приложения «База бизнес-процессов Пинол», автоматизировать отправку сотруднику сообщений в чат. Исходя из приведенных примеров и инструкций вы можете реализовать большое количество разнообразных сценариев работы в вашей компании.

Если у вас остались вопросы или вам нужна помощь в автоматизации бизнес-процессов, то отправьте нам заявку на почту order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее рабочее время для согласования всех вопросов.