Как получить уведомление о прочтении коммерческого предложения клиентом в Битрикс24?

Установите приложение Пинкит, в состав которого входит множество интеграций для автоматизации:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Кейс клиента

Распространенная ситуация работы отдела продаж: менеджер выявил потребности потенциального клиента, на основании этих потребностей сформировал коммерческое предложение и выслал клиенту. Теперь необходимо узнать решение от клиента: согласен ли он на сделку?

Главный вопрос: когда позвонить, чтобы узнать решение клиента? Может завтра? А вдруг он ещё не успел ознакомиться с предложением и менеджер по продажам покажется слишком навязчивым, что может отпугнуть потенциального клиента. Может через 3 или 2 дня? Или это уже будет поздно? Возможно, про ваше предложение уже забыли и приняли предложение ваших конкурентов, которые позвонили вовремя?

По какому же параметру определить то самое время звонка для получения ответа по вашему коммерческому предложению? Ответ очевиден: когда с предложением ознакомятся. Но как понять что с ним ознакомились? Опять играть в игру «угадай дату»?

Стандартный функционал Битрикс24 позволяет зафиксировать этот параметр и автоматизировать весь этот процесс в целом. Настройте ваш Битрикс24 по алгоритму, описанному ниже, и звонок вашего сотрудника отдела продаж будет всегда вовремя!

Алгоритм действий для автоматизации данного процесса

Для автоматизации данного процесса будем использовать Триггеры + Роботы в Битрикс24.

В рамках данной статьи будем рассматривать автоматизацию следующих стадий сделки:

1. Составление коммерческого предложения.


2. Коммерческое предложение отправлено.


3. Ответ по коммерческому предложению.

Первое, что нужно сделать, это добавить стадии сделки в настройках CRM. Для этого перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки и выберете пункт «Справочники».

Выберите пункт «Стадии сделки», добавьте необходимые стадии и нажмите кнопку «Сохранить»:

На первом этапе «Составление КП» (коммерческого предложения), менеджеру необходимо подготовить предложение и прикрепить его к карточке сделки.

Создадим Робота, который поставит менеджеру задачу по подготовке предложения, как только сделка перейдет на стадию «Составление КП».

Перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки. Выберете пункт «Роботы и бизнес-процессы» и кликните на «Сделки»:

Если в вашем Битрикс24 есть несколько направлений сделок, выберите нужное направление:

Открываются стадии сделок.

1 робот

Под стадией «Составление КП» в строке «Роботы» нажмите кнопку «Добавить». Выберите пункты: «Для сотрудника» - «Задача»:

Сделайте такие настройки для задачи:

1. Название задачи: «Разработка коммерческого предложения».


2. Описание задачи: «Вам необходимо разработать коммерческое предложение по сделке {{Название}}». Здесь {{Название}} - это системное поле. Вместо него в задаче менеджер увидит название сделки.
   
   Чтобы вставить системное поле в текст, нажмите на три точки справа от окна сообщения и выберите нужное поле (вы можете подставить в текст любые поля из списка):
   


3. Далее переходим к дополнительным настройкам:
   


4. В поле «Начало» выбираем текущее время:
   


5. Далее настраиваем поле «Окончание». Здесь необходимо указать дедлайн по задаче - сколько времени отводится менеджеру на подготовку предложения. Допустим, дается один:
   

В конечном итоге поля «Начало» и «Окончание» должны выглядеть так:.

Только что мы создали робота, который при переходе сделки в стадию «Составление КП» ставит задачу по подготовке коммерческого предложения менеджеру, ответственному по данной сделке.

Также можно для стадии сделки «Составление КП» добавить робота под названием «Контроль»: если сделка 2 дня находится в стадии «Составление КП», то робот отправит уведомление руководителю, что предложение готовится уже второй день и сделка, скорее всего, зависла. Как настроить данного робота, читайте в этой статье.

2 робот

На следующей стадии «КП отправлено» менеджер должен отправить подготовленное коммерческое предложение клиенту. Автоматизируем данный процесс с помощью следующего робота.

Под стадией «КП отправлено» в строке «Роботы» выберите: «Добавить» - «Для связи с клиентом» - «Отправить письмо»:

В настройках добавьте текст письма. В конце текста с помощью системных полей добавьте имя, фамилию ответственного менеджера и его контактный телефон:

Вместо этих системных полей клиент увидит в письме контактные данные своего менеджера.

Теперь нужно добавить во вложение файл с коммерческим предложением, который будет прикреплен к письму:

В результате настройки письма будут выглядеть следующим образом:

Второй робот готов! Как только менеджер передвинет сделку на стадию «КП отправлено», наш робот автоматически отправит клиенту коммерческое предложение с заготовленным сопроводительным письмом:

Что получилось в результате? При создании новой сделки первый робот поставит задачу менеджеру в течение дня подготовить коммерческое предложение. Когда предложение будет готово, менеджер передвинет сделку на стадию «КП отправлено» и второй робот отправит клиенту подготовленное предложение. Теперь, в соответствии с техзаданием, нужно отследить, когда клиент откроет письмо и ознакомится с предложением.

Для этого добавим триггер. Если робот срабатывает, когда человек передвигает сделку в какую-либо стадию, то триггер срабатывает, когда произошло какое-либо событие. Он сам переводит сделку в стадию, которую указали в настройках.

1 триггер

Для стадии «Ответ по КП» (на этой стадии менеджер должен позвонить клиенту после того, как клиент ознакомится с коммерческим предложением) добавьте триггер: «Письмо прочитано»:

Просмотрите список триггеров - вы можете добавить и другие триггеры для стадий сделки. Например, если в письме есть ссылка и вам важно знать, когда клиент перешел по ней, то стоит выбрать пункт «Переход по ссылке из письма».

После добавления триггера, стадия «Ответ по КП» будет выглядеть вот так:

В результате, когда клиент откроет письмо с подготовленным коммерческим предложением, сработает триггер и сделка автоматически перейдёт в стадию «Ответ по КП».

И теперь, когда мы знаем, что клиент открыл коммерческое предложение, можно и нужно ему позвонить и узнать решение. В зависимости от специфики вашего бизнеса (продажа одежды или квартир), клиенту нужно разное время для принятия решения.

Например, на принятие решения клиенту нужен 1 день. Значит, на следующий день после того, как триггер перевел сделку на стадию «Ответ по КП» (клиент ознакомился с предложением), менеджеру отдела продаж необходимо перезвонить клиенту и узнать его решение.

3 робот

По аналогии с тем, как создавали первые два робота, создайте следующего робота для стадии «Ответ по КП». Робот должен поставить менеджеру задание позвонить клиенту вовремя: «Добавить» - «Для сотрудника» - «Задание».

Также можно создать робота для контроля руководителем. Робот отправит сообщение руководителю, если сделка уже 2 дня находится на стадии «Ответ по КП» (менеджер не позвонил клиенту и не перевел ее в следующую стадию). Как это сделать, читайте здесь. 

Таким образом, роботы и триггер в настройках будут иметь вид:

Выводы

После настройки роботов и триггера, в соответствии с данной инструкцией, в вашем Битрикс24 будет 3 стадии сделки:

1. Составление КП


2. КП отправлено


3. Ответ по КП

Когда сделка попадет на первую стадию, робот поставит задачу менеджеру на подготовку коммерческого предложения в установленный срок.

При переходе сделки на вторую стадию, робот автоматически отправит подготовленное предложение клиенту.

Когда письмо с предложением будет открыто, триггер переведет сделку в третью стадию (это, так сказать, “вишенка на торте” данного кейса). Далее после установленного срока от момента открытия письма (в нашем примере - 1 день) робот поставит задание менеджеру перезвонить клиенту и уточнить его решение.

Роботы и триггеры в Битрикс24 служат хорошими помощниками в операционной деятельности компании. И что самое главное - они помогут сделать вам первые шаги в автоматизации бизнеса. Настраиваются они быстро и после изучения данной инструкции, вы без проблем сможете самостоятельно создавать роботов и триггеров по своим сценариям.

Для автоматизации более сложных процессов вашего бизнеса (прохождения многоуровневой системы согласований, бизнес-процесс с более 30 стадиями работ) и каждого рабочего места в Битркс24 существует другой инструмент - «Бизнес-процессы». С их помощью можно закрыть «под ключ» и полностью автоматизировать каждый элемент вашей компании. Наибольший плюс от автоматизации деловых процессов в том, что они сводят к минимуму человеческий фактор. В компаниях, где используется автоматизация, заметно улучшается качество работы, при этом работа каждого сотрудника становится прозрачной для руководителя.

Установите приложение Пинкит, в состав которого входит множество интеграций для автоматизации:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений: