Контроль стадий и дедлайна по сделкам в Битрикс24 с помощью роботов

Роботы в Битрикс24 - это простой помощник, с помощью которого вы сможете быстро автоматизировать не сложные бизнес-процессы вашего бизнеса. Они имеют массу настроек, но исходя из данного примера, вам не сложно будет их освоить.

Для сложных и многоуровневых процессов в Битрикс24 существует другой инструмент - «бизнес-процессы». С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все деловые процессы компании, связать воедино работу отделов компании. 

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании - от простых до сложных.

Чтобы в вашем Битрикс24 появились расширенные возможности с различными интеграциями, нужно установить приложение Пинкит:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

Алексей Окара,
основатель Пинол

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Кейс клиента

Компания имеет такие стадии сделки:

1. Уточнение информации по проекту


2. Составление КП


3. Отправка КП


4. В работе


5. Финальный счёт


6. Сделка успешна или Сделка провалена

Чтобы работа по сделкам не останавливалась и менеджеры не забывали по ним работать до момента закрытия, по каждой стадии установлен свой дедлайн. В компании одновременно ведется много сделок и нередко менеджеры отдела продаж пропускают регламентированный дедлайн по сделкам.

Чтобы руководитель видел всю картину по сделкам (какие сделки находятся на какой стадии, и где дедлайн нарушен или заканчивается, ему нужно ежедневно опрашивать менеджеров. Но так как компания большая, то это сложно осуществимо.

Нужно автоматизировать процесс контроля стадий сделок и выполнения дедлайна по ним.

Алгоритм действий для автоматизации данного процесса

Решать задачу будем с помощью роботов - стандартного инструмента в Битрикс24. Роботы не сложны в настройке и это самый первый небольшой шаг в автоматизации Битрикс24.

Первое, что нужно сделать, это добавить стадии сделки в настройках CRM. Для этого перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки и выберете пункт «Справочники».

Выберите пункт «Стадии сделки», добавьте необходимые стадии и нажмите кнопку «Сохранить»:

Перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки. Выберете пункт «Роботы и бизнес-процессы» и кликните на «Сделки»:

Если в вашем Битрикс24 есть несколько направлений сделок, выберите нужное направление:

Открываются стадии сделок:

По техзаданию сделка должна находится на первой стадии «Уточнение информации по проекту» не более 3-х дней.

Если сделка 2 дня находится в данной стадии, то менеджеру, ответственному по данной сделке, отправляется уведомление: «Сделка уже 2 дня находится на стадии "Уточнение информации по проекту"».

Если через 3 дня после создания сделка так и осталась на первой стадии, то руководителю уходит уведомление о том, что сделка уже 3 дня находится на стадии «Уточнение информации по проекту».

И ещё через 2 дня, если сделка не перешла на другую стадию (а это уже 5 дней) руководителю приходит уведомление о том, что работа по сделке не началась и необходимо принять меры в отношении ответственного менеджера по данной сделке.

1 робот

Чтобы настроить робота по данному алгоритму для первой стадии выберите: «Добавить» - «Для сотрудника» - «Контроль»:

В открывшемся окне напишите текст уведомления, которое будет отправлено руководителю менеджера. Чтобы руководитель сразу увидел, какой менеджер просрочил задачу, в конце сообщения нужно указать, кто ответственный по сделке (нажмите на три точки справа от окна сообщения и выберите нужные системные поля):

Далее укажите, когда должен сработать робот:

Сохраните изменения:

Первый робот, который сработает через 3 дня, если сделка находится на стадии «Уточнение информации», настроен!

В назначенный срок данный робот отправит руководителю менеджера, ответственного по сделке, сообщение со следующим текстом: «Сделка 3 дня уже находится в стадии "Уточнение информации". Ответственный по сделке : {{Ответственный: Имя}}{{Ответственный: Фамилия}}».

В соответствии с техзаданием, для первой стадии сделки нужно добавить ещё 2 робота.

2 робот

Добавьте следующего робота, который сработает, если сделка находится на первой стадии 2 дня. Робот должен сформировать и отправить ответственному менеджеру сообщение, что сделка не движется. Для этого нажмите «Добавить» - «Для сотрудника» - «Уведомление».

В настройках укажите, что робот должен сработать через 2 дня:

Введите текст уведомления:

Системное поле {{Название}} - это название сделки. Вместо него в тексте уведомления менеджер увидит название сделки, которая «застряла» на первой стадии. Это поле, как и при создании первого робота, берется из списка системных полей и вставляется в текст уведомления:

Робот готов! Перейдем к созданию последнего робота.

3 робот

По техзаданию робот сработает, если после создания сделки прошло 5 дней, а она находится на первом этапе. В этом случае должно отправиться уведомление руководителю, что такая-то сделка остановилась на этапе «Уточнение информации» и необходимо принять меры в отношении ответственного менеджера.

Для этого, как и при создании второго робота, нажмите «Добавить» - «Для сотрудника» - «Уведомление».

В настройках времени запуска укажите 5 дней. Важный момент: чтобы робот не считал выходные и праздники и учитывал только рабочее время, в настройках установите галочку в пункте «только рабочее время»:

Выводы

Мы создали и настроили 3 робота для первой стадии сделки. Они будут автоматически контролировать работу менеджеров и срабатывать, если дедлайн этой стадии сделки будет заканчиваться (первый робот), закончится (второй) и будет просрочен (третий).

В соответствии с техзаданием:

1. первый робот сработает через 2 дня и сообщит ответственному менеджеру, что завтра закончится дедлайн (мол, уже 2 дня прошло, а ты всё еще на первой стадии! Давай, ускорься - от этого зависит твоя зарплата...);


2. второй сработает через 3 дня и даст знать руководителю менеджера, который не перевел сделку на следующую стадию, что сделка застряла (мол, уже 3 дня сделка висит в одной стадии, пора бы уточнить в чём дело...);


3. третий робот сработает через 5 дней и скажет руководителю, что сделка уже на грани провала (мол, уже 5 дней сделка висит в одной стадии. Возможно, менеджер уже нашел себе новую работу и его не интересует зарплата в вашей компании...).

Если вы выполнили настройку роботов в соответствии с данным алгоритмом, то в результате должно получиться так:

По аналогии создайте необходимое количество роботов для контроля дедлайна по другим стадиям сделок (не забудьте, что в Битрикс24 можно создать разные направления сделок, у которых могут быть свои стадии).

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений: