Схема Бизнес процесса закупки в Битрикс24

1 Преамбула

В данной статье я опишу внедрение автоматизированного бизнес-процесса на платформе Битрикс24, который выполняется во всех, более-менее крупных организациях. Не все, конечно же, используют для этого систему Битрикс24. Но я вижу высокую эффективность и гибкость этого программного обеспечения для решения такой задачи.

Я применю в этой работе немного другой приём, по сравнению с тем, который я описывал в предыдущей статье.

1.1 Что есть

Заявки на снабжение в службу информационных технологий поступают как угодно. Начиная от устного «мне (ему) надо поменять клавиатуру», звонка по телефону, письма по электронной почты, заканчивая официальной внутренней бумагой с «большими» визами руководства и резолюцией «срочно».

Обратная связь со складом в данном случае отсутствует. Текущее состояние склада, хотя и известно, но не понятно, каковы будущие потребности и состояние заказов на снабжение.

1.2 Что должно быть

Внедрённая автоматизированная система учета заявок на снабжение, со складской системой и системой документооборота по данной тематике.

Сопутствующие задачи я описывать не стану в данной статье, так как они, хотя и решались на практике, не входят в рамки статьи.

2 Схематизация бизнес-процесса закупки

В процессе документооборота заявки на снабжение зафиксированы роли.

• Регистратор первого и второго уровня. Это аналог специалиста первого и второго уровня технической поддержки службы информационных технологий.
• Согласующие. В процессе обработки заявок могут быть из разных подразделений организации, в зависимости от типа заявки.
• Координатор (ответственное подразделение). Фактически – роль утверждающего заявку.
• Заявитель. Автор-инициатор заявки.
• Исполнитель.

Типы заявок.

• Сервисная Заявка. Это любая заявка, поступающая в службу технической поддержки организации. Может не подразумевать поставку оборудования и/или комплектующих.
• Родительская Заявка на снабжение. Содержит от одной позиции, требуемой к поставке со склада. При отсутствии на складе решается вопрос о закупке.
• Дочерняя Заявка на снабжение. Заявка, формируемая от от родительской, и содержащая всего одну позицию (наименование) оборудования или комплектующей, необходимой для поставки или установки.

Для определения жизненного цикла сущностей Заявок в системе я применяю диаграммы состояний (StateChart) в нотации UML.

2.1 Описание схемы бизнес-процесса

Ниже я привожу разработанную схему бизнес-процесса в нотации BPMN (1). Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс.

Заявка в Битрикс24 возникает в результате её создания любым пользователем системы или Регистратором первого уровня по телефонному звонку, сообщению по электронной почте или по бумажной заявке.

Сервисные Заявки не предусматривают поставку оборудования и служат для решения вопросов службой технической поддержки пользователей. Однако, их ведение в нашей системе необходимо, так как позволяет регистрировать первоначальную причину возникновения потребности в снабжении.

Родительская Заявка на снабжение возникает как связанная с Сервисной Заявкой или как самостоятельная сущность системы. Она может содержать несколько позиций, запрашиваемых Заявителем для поставки и/или установки.

Рисунок 1. Схема бизнес-процесса без привязки к системе.

Поскольку каждая из позиций заявки может иметь собственный маршрут согласования и утверждения, то к каждой Родительской Заявке на снабжение, имеющей более одной позиции в заказе, создаётся соответствующее количество Дочерних Заявок на снабжение. Этот процесс не подлежит формализации, поэтому он выполняется квалифицированным Регистратором первого или второго уровня.

Постоянный набор полей Заявки выглядит следующим образом.

• Фамилия, Имя, Отчество Заявителя.
• Тип заявки.
• Должность и/или VIP-флаг (булевское значение).
• Подразделение.
• Отдел.
• Описание.
• Связанный номер родительской Заявки, при наличии таковой.

Справочник типов заявок состоит из следующих значений и может расширяться.

• IT-техника.
• Телефония.
• Программное обеспечение.
• Мебель.
• Бытовая техника.

Далее, если требуется согласование, Регистратор устанавливает согласующего и отправляет документ на согласование.

Следующим этапом Заявка отправляется на утверждение Координатору. В случае, если позиция в Заявке на снабжение присутствует на складе и может быть выдана, Заявка передается Регистратору второго уровня, который назначает исполнителя. Иначе, Заявка на снабжение передается в закупки, что является отдельным бизнес-процессом и выполняется в организации на основании регламента Государственных Закупок (ГЗ).

После назначения Исполнителя, Заявка поступает ему.  Исполнитель определяет из складской системы конкретную единицу, которая будет выдаваться со склада по Заявке и формирует соответствующие складские документы.

3 Имплементация

3.1 Подготовка

Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24 в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и модуль CRM.

Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе закупки в Битрикс24.

3.2 Создание диаграмм состояний сущностей системы

Я считаю одной из самых полезных активностей при создании Технического Задания и описания бизнес-процесса разработку диаграмм состояний сущностей жизненного цикла. Такие UML диаграммы я создал для всех типов заявок, они приведены ниже (2, 3, 4).

Рисунок 2. Диаграмма состояний Сервисной Заявки

Рисунок 3. Диаграмма состояний Родительской Заявки на снабжение.

Рисунок 4. Диаграмма состояний Дочерней Заявки на снабжение.

В системе я реализую имплементацию бизнес-процесса. Статусы будут определяться с помощью определённого мной поля «Статус» задачи и использоваться в шаблоне последовательного бизнес-процесса.

3.3 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса

Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи.

В своей предыдущей статье, опубликованной на сайте компании Пинол, я описывал создание и исполнение бизнес-процесса в документообороте небольшой организации.

По созданному Техническому Заданию с описанием бизнес-процессов (которое практически полностью приведено в данной статье), включая схемы, я создаю рабочий процесс в системе для сущности «Задача» CRM Битрикс24.