Шаблон бизнес-процесса в Битрикс24 по автоматизации оформления франшизы

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании - от простых до сложных.

Используйте примеры готовых бизнес-процессов, консультируйтесь на Форуме или присылайте запросы на разработку индивидуальных бизнес-процессов. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru

Алексей Окара,
основатель Пинол

1. Кейс клиента

Компания-франчайзер работает в пивном бизнесе. Продают франшизу клиентам, которые предварительно должны найти торговое помещение, соответствующее определенным требованиям. Необходимо автоматизировать бизнес-процесс от начала сделки (назначение торгового представителя компании) до ее окончания (предоставление клиентом полного пакета учредительных документов, утвержденных юристом компании) и занесение данных франчайзи в 1С.

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Для автоматизации этого кейса, мы создали файл с готовым бизнес-процессом. Чтобы получить файл с шаблоном бизнес-процесса, напишите в комментарии к данной статье, чем занимается ваша компания и для чего нужен данный бизнес-процесс. Мы свяжемся с вами для обсуждения возможности получения шаблона.

Также вы можете создать бизнес-процесс самостоятельно по этой схеме:

В бизнес-процессе участвуют такие переменные:

Если вам понравился данный бизнес-процесс, напишите в комментарии к статье чем занимается ваша компания и для чего нужен бизнес-процесс, а мы свяжемся с вами для обсуждения возможности получения шаблона.

После получения файла выполните действия, указанные ниже.

Создание бизнес-процесса в Битрикс24. Откройте: CRM / Еще / Настройки / Роботы и бизнес-процессы / Бизнес процессы:

Нажмите "Добавить шаблон" в блоке "Сделка":

В открывшемся окне параметров шаблона, введите название бизнес-процесса. В чекбокс «Автоматически запускать» оставьте галочку «При добавлении» (запуск бизнес-процесса будет происходить автоматически при создании новой карточки Лида) и нажмите кнопку «Сохранить».

Созданный бизнес-процесс откроется в дизайнере бизнес-процессов. Нажмите кнопку «Импорт» и подтвердите замену текущего шаблона.

 

Выберете файл бизнес-процесса, который вы получили на шаге 2.1. данного алгоритма и нажмите кнопку «Импортировать».

В результате в списке ваших бизнес-процессов для Сделки появится новый, который мы только что создали.

3. Выводы

Бизнес-процесс запускается после того, как менеджер компании создал в CRM новую Сделку. Сразу создается задание менеджеру назначить торгового представителя компании по данной сделке:

Далее автоматически создается дело: «Звонок новому клиенту». В течение 30 минут торговый представитель компании должен связаться по телефону с клиентом:

Следующее действие в бизнес-процессе - указать результат звонка. Возможны 2 варианта: «Можно планировать встречу» или «Клиенту нужно время, чтобы подумать».

Если клиент в телефонном разговоре подтвердил готовность к встрече, то торговый представитель выбирает «Можно планировать встречу». Бизнес-процесс перейдет к блоку «Встреча с торговым представителем».

Если клиент не готов к встрече и ему необходимо время, то выбирается вариант «Клиенту нужно время, чтобы подумать». Тогда бизнес-процесс переходит к блоку «Рассмотрение предложения».

На этом этапе через 2 рабочих дня будет отправлено письмо (необходимо заранее создать шаблон письма) на почту клиента с презентацией компании. На следующий рабочий день торговому представителю будет создано дело позвонить клиенту и уточнить его решение (в сроках будет указано через 3 рабочих дня с 9:00 до 15:00):

После разговора с клиентом, торговый представитель должен выбрать результат звонка. Может быть 2 варианта: положительное или отрицательное решение.

Если не удалось договориться о встрече (отрицательный результат), то бизнес-процесс переводит данную сделку в статус «Сделка провалена» и завершает свою работу.

В случае положительного результата (назначена встреча с клиентом), бизнес-процесс переходит к блоку «Встреча с ТП» и в Битрикс24 будет создана встреча: «Коммерческое предложение».

Далее бизнес-процесс переходит к блоку «Клиент ищет помещение»:

После встречи, торговый представитель направляет клиенту письмо с перечнем требований к торговому помещению:

На 4-й день после встречи бизнес-процесс создает дело торговому представителю позвонить клиенту и уточнить результат поиска помещения. После звонка он должен указать, нашел клиент помещение или нет:

Если нет, то будет снова создано дело перезвонить клиенту позже. Если да, бизнес-процесс перейдет к блоку «Сбор учредительных документов».

На этом этапе торговый представитель должен указать тип клиента: ИП или ООО.

В зависимости от типа клиента, необходимо будет загрузить различные учредительные документы. Все поля обязательные:

Мобильное приложение Битрикс24 не поддерживает функцию прикрепления файлов в бизнес-процессах. Но так как заказчик ставил задачу, чтобы сотрудники могли работать с документами через мобильное приложение, то было принято решение загружать документы в облачное хранилище и в Битрикс24 указывать ссылку на документы.

Итак, торговый представитель получил от заказчика необходимые документы и загрузил их в облачное хранилище. Далее он заполняет поля задания «Загрузить документы» (добавляет ссылки на документы в облаке). После того, как все обязательные поля будут заполнены, они автоматически копируются в соответствующую сделку и бизнес-процесс переходит к блоку «На проверке в юр. отделе».

У юриста есть 4 варианта принятия/не принятия документов:

• Утверждаю
• Утверждаю с возвратом на стадию «Сбор учредительных документов»
• Утверждаю с добором документов
• Запрет на работу

Например, юрист выбрал пункт: «Утверждаю с добором документов». В таком случае ему будет создана задача: «Дополнения к документам», где необходимо изложить суть претензии:

Далее бизнес-процесс поставит задачу «Дополнение документов» ответственному менеджеру. В описание задачи будет добавлен текст претензии юриста:

Менеджер открывает нужную сделку и вносит изменения в дополнительные поля с реквизитами. Когда правки внесены, он закрывает задачу.

Бизнес-процесс снова ставит задание юристу утвердить документы:

Процесс будет продолжаться до тех пор, пока юристом не будут согласованы все документы. Когда юрист окончательно утвердит набор учредительных документов, бизнес-процесс перейдет к последнему блоку «Заведение клиента».

На этом этапе ответственному менеджеру ставится задача от генерального директора завести клиента в 1С:

Если требуется, чтобы задачи, которые создаются при помощи данного бизнес-процесса, имели другие параметры, вы можете изменить бизнес-процесс самостоятельно или заказать у нас его доработку. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru