Смарт-процессы в Битрикс24 и аналитика в Google Sheets — кейс компании из сферы независимой экспертизы

1. Будни независимого судебного эксперта и при чем здесь таблицы Гугл

Коротко расскажем о специфике работы нашего заказчика.

В перечень услуг его компании входят кадастровые работы, строительные и оценочные экспертизы.

Также специалисты проводят экспертизы земельных участков.

Например, у соседей возникает спор по поводу земельных границ. Они обращаются в суд, который возбуждает гражданское дело.

Здесь для проведения экспертиз и подключаются специалисты нашего заказчика.

Нужно подчеркнуть, что эта экспертиза для суда, поэтому на каждый ее объект заводится дело со своим уникальным номером.

Их учет, в свою очередь, идет в Google Таблице. Тут мы и подходим к главной проблеме заказчика.

Никакие данные из этой таблицы удалять нельзя, и с годами она увеличивается в размерах.

Здесь мы рассказывали, как настроить кастомизированные отчеты из больших массивов данных в Битрикс24.

Есть еще несколько нюансов. Так, например, в экспертизе может быть задействовано несколько сотрудников заказчика (зарплата их рассчитывается по KPI в той же таблице).

К тому же экспертиза - платная услуга, стоимость которой рассчитывается по формуле, учитывающей налоги и другие параметры.

Истец, ответчик, а иногда и обе стороны одновременно - плательщики.

Если экспертизу не оплатили, в таблице отражается задолженность, что может стать основанием для обращения в суд для взыскания.

Собрав все эти факты воедино, мы понимаем, что информации для обработки очень много.

Новые данные в таблице добавляются с каждым рабочим днем, а чтобы найти в ней необходимое нужно тратить драгоценное время.

Также не исключены и ошибки сотрудника при заполнении таблицы.

Это уже может ударить по общим показателям работы или имиджу компании.

На отдельном листе таблицы рассчитываются доходы компании по формулам, учитывающим:

• вклад каждого эксперта в объем выручки;
• расходы на фонд оплаты труда;
• специальные расходы;
• итоговый доход.

Все свои задачи эксперты выводят в закрепленную за ними электронную таблицу.

Тут все устроено по такому же принципу, как и в общей таблице, где каждое дело для сотрудника - задача со сроками, стадиями и тому подобное.

Еще и все официальные документы (например, счета на экспертизу, ходатайства и т.д.) формируются в Google Sheets и хранятся в карточке дела в виде отдельной таблицы.

Заказчика в корне не устраивает такой подход к ведению дел, так как слишком много работы делается вручную.

Решить эту проблему можно переносом части процессов в Битрикс24.

А уже на основе данных, которые поступают в таблицы Google Sheets, строить аналитику.

Далее речь пойдет о том, как мы предложили заказчику автоматизировать процессы в его компании.

Если интересуетесь аналитикой продаж, почитайте эту подборку.

2. Выгрузка больших массивов данных из Google Sheets и кастомизированная аналитика с помощью Пинкит

Первое наше предложение - перенести задачи экспертов из таблиц в задачи Битрикс24.

Для начала создадим пользовательские поля, в которые будут выгружаться данные из таблиц, чтобы сохранить культуру работы и материалы дел.

Второе - создадим смарт-процесс для каждого дела вместе со сделкой с суммой экспертизы.

По статусу сделки можно будет отследить наличие задолженности.

Третье - переведем документы из таблиц в соответствующие смарты или сделки, создадим шаблоны для автоматического заполнения.

Четвертое - создадим отдельный дэшборд и отчет для учета доходов и оплаты отдельных экспертиз по специалистам.

К слову, мы не предлагаем отказываться от электронных таблиц вообще, напротив, такой подход является очень верным с точки зрения математических расчетов, но вносить данные намного удобнее в Битрикс24, а затем уже дублировать их в Google Sheets

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Если потребуется выгрузить дела (сделки или смарт-процессы) в таблицу из Битрикс24, настраиваем интеграцию Пинкит для автоматического экспорта и строим на основе этих данных дэшборды.

В них отобразится количество дел по каждому сотруднику, сколько из них оплачено и закрыто, долю каждого эксперта в общей выручке компании, какие из дел имеют задолженность и так далее.

Настраиваем интеграцию:

На первом шаге “Откуда” выбираем Битрикс24 и необходимое для выгрузки действие (сделка, смарт-процесс или задача) - создание или обновление:

На третьем шаге “Куда” настраиваем нужные листы необходимой таблицы и оперативно получаем выгрузку данных при их изменении на портале Битрикс24.

Это избавит от двойной работы и уменьшит ручной труд сотрудников, а клиентам заказчика не придется уходить от привычной модели учета в электронной таблице.

Кстати, для удобства учета доходов можно привязать таблицу или Битрикс24 к банк-клиенту, так как в основном оплаты заказчику поступают на расчетный счет. Благодаря такой интеграции не нужно будет вносить платежи руками, каждая входящая транзакция будет сопоставляться со сделкой по сумме и менять стадию сделки и смарт-процесса, а также учитываться в аналитике по доходам.Протестировать интеграции можно здесь.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит