Шаблон бизнес-процесса для Битрикс24 по согласованию документов с контролем присутствия участников процесса

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании - от простых до сложных.

Используйте примеры готовых бизнес-процессов, консультируйтесь на Форуме или присылайте запросы на разработку индивидуальных бизнес-процессов. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru

Алексей Окара,
основатель Пинол

1. Кейс клиента

Нужно автоматизировать процесс согласования и оплаты счетов в компании. Причем необходимо учесть, что сотрудники, задействованные в процессе (менеджер, руководитель менеджера, исполнительный директор, главный бухгалтер, бухгалтер) могут отсутствовать на рабочем месте. Если кто-то из них находится в отпуске, на больничном или в командировке, то его должны замещать:

• руководителя менеджера - исполнительный директор;


• исполнительного директора - главный бухгалтер;


• главного бухгалтера - бухгалтер;


• бухгалтера - главный бухгалтер (теоретически предполагается, что одновременно не могут отсутствовать главный бухгалтер и бухгалтер).

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Для автоматизации этого кейса, мы создали файл с готовым бизнес-процессом. Чтобы получить файл с шаблоном бизнес-процесса, напишите в комментарии к данной статье, чем занимается ваша компания и для чего нужен данный бизнес-процесс. Мы свяжемся с вами для обсуждения возможности получения шаблона.

Также вы можете создать бизнес-процесс самостоятельно по этой схеме:

Если вам понравился данный бизнес-процесс, напишите в комментарии к статье чем занимается ваша компания и для чего нужен бизнес-процесс, а мы свяжемся с вами для обсуждения возможности получения шаблона.

После получения файла выполните действия, указанные ниже.

Создание бизнес-процесса в Битрикс24. Откройте раздел «Бизнес-процессы» - «Процессы в ленте» и нажмите кнопку «СОЗДАТЬ НОВЫЙ»:

Заполните поле «Название процесса» и нажмите кнопку «Сохранить»:

Новый бизнес-процесс появится в списке процессов в ленте. Откройте созданный бизнес-процесс. Нажмите кнопку «ДЕЙСТВИЯ» - «Настроить бизнес-процессы»:

Выберите пункт «Создать последовательный бизнес-процесс»:

В параметрах шаблона укажите его название и нажмите кнопку «Сохранить» (в поле «Автоматически запускать» - «При добавлении» должна стоять галочка):

 

Созданный шаблон бизнес-процесса откроется в дизайнере бизнес-процессов. Нажмите кнопку «Импорт» и подтвердите замену текущего шаблона:

Выберите файл бизнес-процесса, который вы получили на шаге 2.1. данного алгоритма и нажмите кнопку «Импортировать». В результате в дизайнере бизнес-процессов откроется схема импортируемого процесса. Нажмите кнопку «Сохранить».

Новый шаблон появится в списке:

3. Выводы

После установки данного бизнес-процесса на ваш портал Битрикс24, процесс согласования и оплаты счетов будет работать следующим образом.

І вариант, когда все участники процесса есть на рабочем месте:

1. Менеджер запускает бизнес-процесс.


2. Счет попадает на рассмотрение и согласование руководителю менеджера.


3. Если руководитель подтверждает необходимость оплаты данного счета, то он переходит на согласование к главному бухгалтеру.


4. После согласования у главного бухгалтера документы попадают на проверку к бухгалтеру.


5. Если бухгалтер подтверждает, что документы в порядке, счет возвращается к главному бухгалтеру для совершения оплаты.


6. После оплаты ставится задача менеджеру, запустившему бизнес-процесс, чтобы он собрал закрывающие документы.


7. Когда закрывающие документы собраны, они попадают к бухгалтеру на проверку.


8. Если все документы в порядке, то бухгалтер подтверждает закрывающие документы и бизнес-процесс заканчивает свою работу.

ІІ вариант, когда кто-то из участников процесса отсутствует на рабочем месте:

1. Менеджер запускает бизнес-процесс на утверждение счёта.


2. Руководитель менеджера его согласовывает. Если нет руководителя менеджера, то счёт утверждает исполнительный директор. Если нет исполнительного директора, то счёт попадает на утверждение к главному бухгалтеру. Если нет главного бухгалтера, то утверждение счета переводится на бухгалтера.


3. Далее документы на оплату попадают на согласование к главному бухгалтеру. Если его нет на месте, то вместо него выступает бухгалтер.


4. Следующий этап в бизнес-процессе - это проверка документов бухгалтером. Если бухгалтера нет, то документами занимается главный бухгалтер.


5. Далее главный бухгалтер оплачивает счет. Если главный бухгалтер отсутствует, то счет оплачивает бухгалтер.


6. После оплаты менеджер, инициировавший бизнес-процесс собирает закрывающие документы.


7. Далее закрывающие документы попадают на проверку к бухгалтеру. Если бухгалтера нет на месте, то его роль исполняет главный бухгалтер.


8. После утверждения закрывающих документов, бизнес-процесс прекращает свою работу.
   

Таким образом, данный бизнес-процесс исключает остановки в утверждении и оплате счетов компании из-за отсутствия на рабочем месте кого-либо из участников процесса. Перед тем, как передать на согласование и оплату документы, бизнес-процесс проверит, не отмечен ли данный сотрудник в Битрикс24, как отсутствующий. Если человек находится в отпуске, командировке или на больничном, то бизнес-процесс направит документы на другого сотрудника в соответствие с кадровой политикой компании.

Если требуется, чтобы задачи, которые создаются при помощи данного бизнес-процесса, имели другие параметры, вы можете изменить бизнес-процесс самостоятельно или заказать у нас его доработку. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru