Проект разработки и внедрения CRM. Как выбрать исполнителя?

Если вам нужен обмен задачами и комментариями между порталами Битрикс24 с дублированием информации в Телеграм, вам подойдет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

1 Преамбула

Того, кто не задумывается о далеких трудностях,

непременно поджидают близкие неприятности.

Конфуций.

Почему до сих пор никто не ответил на вопрос: «Сколько будет мне стоить разработка и внедрение CRM?».

Договоримся сразу, уважаемый читатель. Вы – владелец бизнеса, СЕО, CIO или другое лицо, выступающее в качестве Заказчика в проекте.

Я – ПМ (проектный менеджер), плюс бизнес-аналитик. Множество проектов прошло через меня, и я накопил достаточный опыт, чтобы поделиться с Вами и посодействовать, насколько смогу, тому, чтобы Вы избежали простейших ошибок при заказе.

Итак, я вижу в Вас реального потенциального Заказчика, пекущегося о решении проблем, улучшении эффективности бизнеса путем реинжиниринга бизнес-процессов и внедрения программного продукта при содействии опытной команды разработки и имплементации.

2 Абстрагируйтесь от архитектуры решения

Быть может, Вы когда-то были программистом, и до сих пор считаете себя знатоком в этом деле, несмотря на то, что у Вас уже десять лет работающий свой бизнес и всё это время Вы не написали ни строчки кода? Не надо быть таким самоуверенным. Для того, чтобы понимать, какие решения в настоящий момент наиболее эффективны, нужно «жить» этим, «вариться» постоянно в котле разработки и внедрения программного обеспечения.

Вы не сможете поставить задачу полностью. Поверите мне? Да это и не нужно.

Я хочу услышать от Вас про Вашу задачу в терминах бизнес-требований. А может быть, Вам вообще не нужны никакие информационные системы? Откуда Вы знаете, что они Вам помогут? Процитирую Билла Гейтса: «Неполное понимание целей является важнейшей проблемой в любом техническом проекте — именно по этой причине удача обычно чаще сопутствует тем, кто начинает со скромных масштабов, а в дальнейшем наращивает их, опираясь на полученный опыт.».

Поэтому, вместо того, чтобы говорить внедренцам, что в установленной Вами CRM-системе надо прикрутить какую-то кнопку, которая будет менять значение какого-то справочника… Расслабьтесь. Если Вы будете так ставить задачи и так понимать свою роль в проекте – ничего не получится, кроме частых мелких заказов, таких же частых смен исполнителей и частых же разочарований.

Итак, сформулирую вывод из данной главы.

1. Определите цели и стратегию.
2. Не навязывайте архитектурное решение внедренцу/разработчику.
3. Излагайте Вашу задачу в терминах бизнес-требований.

3 Декомпозируйте задачу

Следуя совету Билла Гейтса, изложенному выше, Вам просто необходимо, зная весь масштаб задачи, выделить из него небольшую подзадачу, которую можно решить относительно быстро и недорого.

Рекомендую сразу же умножить предполагаемые Вами затраты на число π. Чтобы потом не было мучительно больно.

Говоря языком аналитиков, необходимо провести декомпозицию проекта, предварительно сформировав общее видение всей задачи.

Выводы.

1. Сформируйте видение всей задачи.
2. Проведите декомпозицию.

4 Как выбрать исполнителя?

Ну вот, Вы понимаете какова Ваша задача и с чего можно начать её решение. Вы тревожитесь. «Как бы меня не обманули?». Постараюсь последовательно изложить подход выбора исполнителя, который сведёт к минимуму Ваши риски.

Итак, выбираем исполнителя.

4.1 По масштабу Вашей задачи.

Совершенно очевидно, что привлекать к разработке сайта салона красоты не надо фирму Oracle. Оцените бюджет, который Вы выделяете на решение (для себя, не оглашайте его).

Изучите рынок компаний, которые решают задачу, подобную Вашей. Довольно быстро список сузится до разумных пределов.

На таком этапе, в процессе выбора CRM-системы, я сузил круг возможных внедренцев до 15.

4.2 По отрасли Вашего бизнеса.

Очень часто для сужения поиска исполнителя применяется отраслевой критерий. Существует немало компаний, занимающихся внедрениями для банковского сектора, например. Не думаю, что ритейл-компании будет разумно выбирать такого исполнителя.

4.3 По опыту и репутации исполнителя.

Это самый главный пункт и самый сложный. Здесь от Вас и только от Вас потребуется немало усилий. В целом, затратив неделю, можно достаточно достоверно определить качество внедренца по выполненным проектам, отзывам в прессе и на сайтах, через коллег в соцсетях.

Бывает, что исполнитель предоставляет референтный звонок к ответственному лицу со стороны Заказчика в реализованном внедренцем проекте.

4.4 По оценке проекта.

Полагаю, что Вы уже сформировали шорт-лист из компаний, с которыми Вы хотели бы сотрудничать. Достаточно трёх наименований, на мой взгляд, чтобы заказать им оценку проекта и формирование коммерческого предложения. Адекватность каждого из исполнителей можно будет точнее оценить как раз по результатам рассмотрения этого документа.

Что Вы должны увидеть в КП?

• Насколько хорошо исполнитель понял Вашу задачу?
• Правильно ли он разбил проект на этапы?
• Понимает ли исполнитель как нужно применять методологию ведения проектов?
• Знает ли исполнитель, какую проектную документацию он должен предоставлять?
• Донёс ли до Вас исполнитель, каким образом будет осуществляться контроль соблюдения сроков проекта и качества работы?
• Достаточно ли прозрачен для Вас бюджет и календарно-ресурсный план-график проекта?
• Адекватна ли, на Ваш взгляд, финансовая оценка проекта?
• Убедились ли Вы в компетенциях внедренца и его решимости или возможности выделить на проект достаточные (в первую очередь, человеческие) ресурсы?
• Устраивает ли Вас предложенная кандидатура ПМа (проектного менеджера)? 

5 Как оценит Ваш проект Пинол?

Я не преподаватель университета и толстые книжки по экономике не написал пока что. Некогда. Поэтому моя оценка совершенно не академична, а сугубо практична.

Просто-напросто, я представлю часть реального коммерческого предложения, сделанного мной для одного большого промышленного ОАО. Задача ставилась заказчиком как обычно, то есть весьма «мутно». В результате оптимизации было сформировано предложение в том виде, в котором оно будет изложено ниже (п.5.1).

5.1 Коммерческое предложение по установке и внедрению «Битрикс24. Корпоративный Портал в коробке.

В ответ на Ваш запрос, изучив требования и пожелания, изложенные в заявке и примерном техническом задании, исходя из опыта внедрения корпоративных порталов и для минимизации рисков, предлагаем следующий подход к реализации проекта.

5.1.1 Оценка работ в пределах видимых на текущий момент границ проекта.

Согласно вашему техническому заданию, Вы предлагаете разделение всего проекта на 3 фазы (этапа).

Предлагаем границы проекта для каждой из фаз определять в процессе разработки подробного технического задания отдельно для каждой фазы. Требования, указанные в согласованном техническом задании, трассируются в документ «Программа и методика испытаний» (ПМИ). Оба документа являются базовыми для проведения испытаний и приемки работ.

До начала какого-либо этапа проведём работы, изложенные ниже (Таблица 1).

Таблица 1. Работы "нулевого" этапа.

Работы по разным пунктам предварительного этапа разработки проектной документации могут вестись параллельно. Общий срок предварительного этапа может составить 8-10 рабочих дней.

Для успешного внедрения мы предлагаем следующие изменения в состав этих 3-х фаз.

Реализация первой фазы (Таблица 2) предполагает установку, первоначальную настройку на оборудовании Заказчика, настройку структуры компании и подразделений, заведение и импорт пользователей (Active Directory/LDAP NTML-авторизация) и внедрение всего указанного в вашей заявке базового функционала коробочной версии Битрикс24 (далее Битрикс24). То есть, ввод Битрикс24 в промышленную эксплуатацию без дополнительных доработок и интеграций с внешними системами.

Также, как у вас правильно указано в техническом задании, что в первую фазу необходимо включить обучение ключевых сотрудников работе с оптимальными сценариями использования портала.

Таблица 2. Ориентировочный состав, стоимость и сроки работ по первой фазе.

5.1.2 Уточняющие вопросы к ТЗ по первой фазе..

1. Новости компании. Публикация новостей «над порталом» -  Что означает публикация «над порталом» не понятно. Нужно чтобы какие-то последние новости были видны в постоянном виджете справа или что-то другое имеется ввиду?
2. HR: управление персоналом. Просмотр зарплатных листков и отпусков. Возможность создавать обращения в IT-службу.  - У вас в ексель-таблице видимо сдвиг случайно произошел в колонках, как связаны зарплатные листки и обращения в IT-службу. Если сдвиг, то наверное касается всех 4-х пунктов в эксель-таблице, посвященных техподдержке. В Битрикс24 есть такой модуль по техподдержке, который позволяет  реализовать все эти функции по работе с обращениями в IT-службу.
3. Настройка мониторинга оборудования и информационной системы – нужно уточнить, что подразумевается под мониторингом оборудования? Оборудование для портала это просто отдельный физический или виртуальный веб-сервер. Можно использовать ваши стандартные средства мониторинга за тех. состоянием серверов. Средства мониторинга работы самого корпортала заложены в его системе администрирования и просто требуют небольшой первоначальной настройки и обучения администраторов портала работе с ними.
4. Социальная сеть компании. Форум – обсуждения + архив почты – Форум и обсуждения, а также отправка и прием писем из портала все это есть в базовом функционале. Не понятно, что подразумевается под словами «+ архив почты». Расшифруйте, пожалуйста.
5. Возможность работы с документами MS Office.  Возможность редактирования на компьютере MS Office – что конкретно под этим подразумевается? Редактирование прямо из портала через онлайн редактор облачного MS Office или вызов из портала (и последующее сохранение документа на портал) приложения MS Office? Или что-то другое?

5.1.3 Для определения оптимального состава 2-й и 3-й фаз, стоимости и сроков их внедрения необходимо уточнить некоторые моменты.

1. Интеграция с видеочатом Avaya (фаза 2) -  почему не хотите использовать видеочат Битрикс24? Если видеочат Битрикс24 в чем-то не устраивает, то в чем именно видите интеграцию с видеочатом Avaya? И вообще по интеграции с Avaya нужно отдельное ТЗ, т.к. это достаточно объемная и сложная интеграция и нужно четко понимать требования к этой интеграции, чтобы правильно рассчитать ее стоимость и сроки.
2. Возможность организации системы онлайн-обучения (фаза 2) – В Битрикс24 есть готовый модуль онлайн-обучения, но нужно знать, что вы понимаете под онлайн-обучением. Какие возможности и требования. Кто будет составлять эл. Курсы и т.п.
3. Возможность интеграции портала системой учета рабочего времени сотрудников (фаза 3) -  Какая сейчас используется система учета рабочего времени и в чем конкретно должна состоять интеграция с порталом. В ТЗ вы написали, что необходимо фиксирование прихода и ухода с рабочего места сотрудника при прохождении проходной, так? Если только это то в каком формате действующая система сможет выдавать данные по приходу и уходу сотрудников? Уникальный идентификатор, ФИО, дата и время прихода, дата и время ухода? Нужно ли фиксировать ли какие-то перерывы и выходы с работы по рабочих делам в течении рабочего дня и другие вопросы.
4. Автоматизация бизнес-процессов. Управления командировками, заявки на отпуск, на транпорта, на авиа и ж.д. билеты -  Необходимы хотя бы примерные описания этих бизнес-процессов для определения стоимости и сроков разработки.
5. Интеграция с JIRA. Возможность приема заявок от пользователей JIRA через портал  – необходимо хотя бы примерно ТЗ по этому пункту. И хотелось бы понимать вообще идею (цели) интеграции задач портала с задачами в JIRA.
6. Интеграция с СЭД Босс Референт. Возможность отображения СЭД во фрейме портала – В Битрикс24 есть возможность настроить отображение во фрейме портала любого внешнего веб-приложения или сайта. Нужно понять есть ли в СЭД Босс Референт веб-интерфейс или нет и если нет, то нужно будет изучить внимательно возможности этой системы. И еще вопрос: какие есть возможности по документообороту в этой СЭД, которых нет на данный момент в Битрикс24? Может быть получится реализовать эти возможности через Битрикс24.Диск, бизнес-процессы и другие инструменты Битрикс24, чтобы избежать лишней стыковки и эффективней использовать возможности коллективной работы с документами, заложенную в Битрикс24. 
7. Интеграция с IDM-порталом Аванспост. Возможность запроса ролей и доступов – нужны подробности для сего именно будут использоваться роли и доступы и в чем конкретно должна заключаться интеграция с порталом?
8. Интеграция с MS Exchange Server 2007/2010 – Что требуется по этой интеграции и синхронизации помимо того, что есть в стандартной синхронизации портала с MS Exchange?

Более точную стоимость и сроки установки, настройки и внедрения портала могу сообщить после обсуждения подробного технического задания.

5.2 Вывод по оценке.

Как видите, подход, реализованный в оценке в коммерческом предложении абсолютно честный. Заказчику никак нельзя на начальном этапе обозначить общую стоимость проекта.

Тем не менее, все его требования учтены, насколько это возможно, и приняты к сведению.

Кроме того, Заказчику показано, что работы будут строго документироваться таким образом, что ему не составит труда, в случае необходимости, поменять исполнителя на второй или третьей фазе проекта, равно как и сориентироваться на лучшие практики в реализации проектов.

Если вам нужен обмен задачами и комментариями между порталами Битрикс24 с дублированием информации в Телеграм, вам подойдет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений: