Обмен задачами и комментариями между порталами Битрикс24 с дублированием информации в Телеграм

1. Проблема обмена задачами и комментариями между порталами в обе стороны

Представьте, что у вас есть сеть компаний, каждая из которых работает в собственном портале Битрикс24 с уникальными пользователями с различными уровнями доступа.

По большей части рабочий процесс организован и не вызывает нареканий.

Однако появляется необходимость открыть новый филиал в другом городе и передать часть данных туда.

Если база компаний и контактов может быть общей, то для каждого специалиста создаются индивидуальные задачи, которые затем объединяются в группы.

Таким образом, требуется переместить задачи из одной группы на выбранном портале Битрикс24 в группы на другом портале Битрикс24, а также перенести комментарии таким образом, чтобы они прикреплялись к соответствующим задачам.

Всю эту работу, конечно, можно поручить сотрудникам, чтобы они вручную переносили свои задачи. Но если учитывать количество задач у каждого работника, то несложно понять, что это займет значительное количество времени и вызовет недовольство.

Кроме того, не факт, что сотрудники одного портала получат такой же доступ к другому порталу.

Еще одним вариантом может стать делегирование задачи администратору, однако этот подход также отнимет много времени и будет затратным.

Каким же образом можно решить задачу перемещения задач из группы на портале А (или нескольких различных порталов) в группу на портале Б, а также получать уведомления о новых комментариях по этим задачам в чате со ссылкой на задачу для соответствующего сотрудника Битрикс24, а лучше в групповом чате Телеграм, чтобы уведомления не терялись среди общего потока на портале?

Для решения проблемы воспользуемся интеграцией на платформе Пинкит.

Подобная настройка, тестирование и отладка займет не более недельного спринта для каждой интеграции, а результат получите сразу после завершения настройки.

Рассмотрим более детально, как проходит настройка такого бизнес-сценария.

Читайте в нашей подборке еще больше кейсов по обмену

2. Выгрузка задач с портала А в портал Б

Рассмотрим пошаговый алгоритм.

2.1. Создайте задачу на портале A.

Это действие будет триггером для запуска интеграции, которая выгрузит данную задачу с портала A на портал B.

Также добавьте фильтр, в котором укажите ID группы, из которой будут выгружаться задачи, или ID тега, который должен присутствовать в задаче.

2.2. При помощи инструментов на шаге 2, Пинкит использует REST API для получения необходимых полей (заголовок, чек-листы, описание) и других настроек задачи (исполнители, теги и другие детали).

2.3. Далее создается соответствующая задача с нужными параметрами в указанной группе или с указанным тегом на портале B.

Теги и группы должны быть предварительно созданы на портале B.

Кроме комментариев, можете также выгружать файлы и использовать тайминг для задач. Более подробно о этом читайте в статье.

Если у вас еще не созданы необходимые сотрудники на портале B, вы можете настроить пользователя, на которого будут автоматически назначаться новые задачи.

3. Выгрузка обновлений по задачам с портала Б на портал А

Например, если изменяется крайний срок задачи или ее чек-листы и т.д.

3.1. При обновлении задачи, Пинкит сможет выбрать нужную задачу по статусу.

3.2. Происходит настройка необходимых инструментов, после чего изменения передаются из задачи с портала Б на портал А.

4. Процесс экспорта комментариев по задачам

Следующая интеграция способна выгружать комментарии, относящиеся к разным задачам, из одного портала и перемещать их в другой портал (или делать наоборот).

Чтобы произвести настройку, выполните следующие шаги:

4.1. На первом шаге выберите необходимый портал и задайте триггер "Комментарий добавлен к задаче".

4.2. На третьем шаге выполните аналогичные настройки (для другого портала).

4.3. На четвертом шаге сопоставьте идентификаторы задачи, выбрав "Соответствие по идентификатору задачи".

5. Передача комментариев по задачам в групповой чат Телеграм

В данном случае, этот сценарий пригоден, в частности, при наличии комментария в задаче соответствующего содержания.

5.1. На первом шаге в задаче на нужном портале в группе Битрикс24 Пинкит мгновенно получает комментарий.

5.2. С помощью инструментария Пинкит вставляет ссылку на задачу в сообщение и отправляет его в соответствующий чат в Telegram.

Аналогичный сценарий доступен для ознакомления по ссылке.

Данная автоматизация позволяет собрать воедино информацию с нескольких порталов Битрикс24 в головной портал, либо в модели взаимодействия "Головной портал <—> партнерский портал" для франчайзинговой сети, то есть, когда нужно быстро передать данные из одного портала в другой для множества ваших Битрикс24 внутри одного личного кабинета Пинкит.

Вы можете протестировать функционал самостоятельно в личном кабинете.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит