Приказы, положения и регламенты в Битрикс24: кейсы, бизнес-процессы, адаптация

Школа удаленных продаж Алексея Окара - поможет вам и вашим сотрудникам если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете как организовать данный процесс самостоятельно. 

Пинол с 2011 года работает исключительно на удаленном формате. Мы не по наслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся Ваш бизнес при переходе на удаленку.

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Если вы еще не используете Битрикс24, то сделайте это сейчас - зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из наших партнерских ссылок:

в доменной зоне RU в доменной зоне UA в доменной зоне BY в доменной зоне KZ 

в доменной зоне COM

Алексей Окара,

учредитель Пинол

С чего начинаем работу

Прежде, чем вложить готовый шаблон приказа, регламента или положения в Битрикс24, давайте создадим для этого целевую группу (проект), и добавим в нее участников.

Группа в Битрикс24 позволяет нам запустить необходимое количество важных бизнес-процессов, создать сообщество сотрудников для конкретного проекта или цели: новости компании, участие в обучении, создание корпоративной культуры и ряд многих других полезных функций. Не является исключением в этом направлении и делопроизводство, работа по регламентам, приказы и распоряжения по производственным процессам. 

Плюсом группы в Битрикс24, безусловно, является и возможность расширения или сужения полномочий ряда сотрудников и ее иерархическая структура.

Т.е. роль в группе у каждого сотрудника может быть четко разделена по правам и обязанностям.

Так, например, сотрудник отдела кадров создает свою группу-проект с целью информировать коллег об изменениях в кадровой политике, бизнес-процессах, производственных, кадровых и организационных процессах компании, обучении и т.п.

Создав целевую группу, не забываем пригласить в нее сотрудников компании, после чего начинаем наполнять целевой проект содержимым, а именно - вносим в Wiki текст согласованных и подписанных документов: 

Для этого заходим во вкладку Wiki, вносим текст согласованного документа, редактируем его в случае необходимости, для удобного восприятия текста.

Чтобы запустить БП в живой ленте и ознакомить сотрудников с информацией, вам необходимо опубликовать готовый текст по шаблону ниже: 

После оформления и до публикации информации, вы можете создать задачу для обсуждения регламента с ответственными лицами (например, с директором и руководителями подразделений).

После окончательного согласования регламента и подписания документа, вы сможете опубликовать в Живой ленте соответствующий документ и ознакомить с ним всех участников группы:

Когда сотрудник официально ознакомлен с обязанностями, условиями и с регламентированной спецификой работы в компании, ему сложно будет сказать руководителю, что он не понимает, как удаленно строить свою работу и работать на результат. 

Вы также можете прикрепить в комментарии к опубликованному тексту документа его подписанный ЭЦП оригинал или скан, чтобы сотрудники четко видели, что документ официально заверен и является обязательным к исполнению.

Также советуем ссылку на действующий регламент, приказ или любую иную информацию выкладывать в чате группы, чтобы сотрудники, в случае необходимости, долго не искали нужный им документ: 

Почему в Битрикс24 знакомить сотрудников с документами удобнее? 

1. Потому что виртуальный офис – это рабочее место сотрудника, и работа с документами в виртуальном офисе повышает у работника самодисциплину. В чате видно, кто из работников просмотрел ваше сообщение автоматически. А это свидетельствует о том, что вы работника с документом ознакомили.

2. Можно с одним документом ознакомить сразу всех работников, а не делать массовую рассылку на почту.

3. В групповом чате гораздо удобнее давать пояснения по документу и отвечать на возникшие вопросы сразу всем коллегам, а не каждому по отдельности.

4. В отличие от почты или мессенджеров, в Битрикс24 вы и ваши коллеги всегда легко смогут найти нужный им документ в целевом чате, без лишних временных затрат.

Возникли вопросы?

Наши специалисты всегда готовы оказать вам бесплатную консультацию и провести аудит вашей CRM!

Мы на связи 24/7! Пишите в любое время, будем рады сотрудничеству!  Если вашей компании требуется автоматизация работы сотрудников, для формирования прозрачной и эффективной работы, направляйте ваш запрос. 

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Полезные ссылки 

1. «Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок»;

2. «Кадровый электронный документооборот в Битрикс24. Как перевести бизнес на удаленку?»;

3. «Организация HR-процессов в Битрикс24. Регламент Пинол по выбору удаленных штатных сотрудников»;

4. «Как адаптировать персонал к виртуальному офису Битрикс24?»;

5. «Виртуальный офис Битрикс24. Как эффективно работать с блоком "Задачи"?»;

6. Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24.