Организация бизнес-процесса исходящей документации в Битрикс24

Если вам интересна согласование документов между порталами Битрикс24 (на бизнес-процессах), вам поможет Пинкит.

⏩ Смотреть кейсы и скачать шаблоны интеграций.

⏩ Какие сервисы можно интегрировать?

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

1 Преамбула

Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе, совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.

Однако есть бизнес-процессы, настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.

В данной статье я покажу вам, что это за процессы. 

2 Типовые бизнес-процессы

Итак, что это за бизнес-процессы.

1. Счёт на оплату
2. Заявление на отпуск
3. Заявление на командировку
4. Входящие документы
5. Исходящие документы
6. Выдача наличных

Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее. 

Нет такой организации, которая не отправляла бы письма и прочие документы по почте. Поэтому такой процесс, как работа с исходящими документами, присутствует всегда.

В разделе, где указан бизнес-процесс – «Исходящие документы», наблюдается примерно следующая картина.

В списке представлены все исходящие документы с прикрепленными сканированными копиями. Работа со списком стандартна для Битрикс24. Здесь и сортировка, и управление набором отображаемых полей и фильтры. С помощью кнопки «Управление разделами» можно создавать иерархические структуры разделов для упорядочения исходящей корреспонденции.

С помощью кнопки «Бизнес процессы» можно перейти в визуальный редактор бизнес-процесса для его просмотра и редактирования. Компания Битрикс реализовала простой алгоритм работы с исходящими документами. В вашей организации он может оказаться несколько сложнее. Поэтому бизнес-процесс открыт для любых изменений и дополнений.

Следует обратить внимание на то, как грамотно сделан бизнес-процесс. Битрикс24 демонстрирует нам культуру разработки и имплементации бизнес-процессов.

В параметрах шаблона бизнес-процесса созданы переменные, необходимые для реализации процесса. Надо сказать, что без этого можно вполне обойтись, тем более в таком простом процессе, но это будет неправильно, поскольку невозможно предположить, насколько может измениться и вырасти такой, в общем то, банальный бизнес-процесс.

Ваши сотрудники смогут оформить отправку исходящего документа в Живой ленте. Документ получит ответственный сотрудник, который сможет зафиксировать его в реестре и отправить адресату. Укажите, кто в вашей компании ведет реестр документов. 

Как это реализовано? Через константу «Кто фиксирует».

Таким образом, для того, чтобы привязать весь бизнес-процесс к пользователю, ведущему реестр исходящей корреспонденции, не надо искать по всему бизнес-процессу функциональные блоки, в которых реализуется что-либо, связанное с ведущим реестра. Необходимо лишь задать значение константы.

В настройках процесса указываются все поля, которые присущи исходящему документу. Все они также кастомизируются и, при необходимости, добавляются новые.

В процессе организации работы бизнес-процесса исходящей документации происходит фиксация операций с исходящими документами в реестре как раз тем пользователем, который был привязан к константе «Кто фиксирует».

Таким образом, я могу сказать, что даже на простом, но нужном бизнес-процессе Битрикс24 показывает нам, как надо пользоваться технологией, а также прививает культуру разработки бизнес-процессов.

А теперь, перед тем, как запустить документ по процессу, я внесу изменения в его содержимое. 

Представим, что наш бизнес работает от двух юридических лиц – ООО «Гранит» и ООО «Аква». Понятно, что исходящая корреспонденция должна быть разделена, иначе мы запутаемся и не сможем найти нужных отправленных документов. Типовой бизнес-процесс не подразумевает такой ситуации. 

Для начала создаем новое поле список «Наша фирма» в документе. Нажимаем кнопку «Добавить поле» в интерфейсе «Настройка полей процесса: Исходящий документ». Тип поля – «Список», чекбокс «Обязательное» логично включить. Сортировка 25 – для того, чтобы это поле появлялось не в конце документа (экранной формы), а сразу после поля «Номер документа». Вы можете выбрать и другое местоположение для этого поля, изменив число в поле «Сортировка» на соответствующее. 

На вкладке «Список» я настрою возможные значения, которые будут выпадать для выбора в поле «Наша фирма».

Теперь список документов может приобрести следующий вид. Результат – работа с исходящей корреспонденцией отдельно для разных фирм.

Таким образом, мы настроили типовой бизнес-процесс под собственный бизнес и можем его использовать полноценно.

2.2 Исходящие документы. Процесс

В разделе «Процесс: Исходящие документы» нажимаю на кнопку «Добавить элемент».

После того, как будут заполнены все поля и нажата кнопка «Сохранить», документ будет отправлен к пользователю, ответственному за регистрацию документа в реестре и отправке его адресату. Это найдёт своё отражение в Живой ленте.

Пользователь, ответственный за реестр, выполнит свою работу и нажмёт на кнопку «Зафиксировать в реестре», после чего реестр обновится и будет находиться снова в актуальном состоянии.

3 Выводы

Что же мы получили от типовых процессов?

При внедрении Битрикс24 мы сразу же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.

Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплантированных в систему никто не запрещает легко их менять и настраивать.

Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.

Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит

С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.

Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит

Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пинкит: https://lk.pinkit.io/tariffs