Как настроить Битрикс24, чтобы входящее письмо генерировало задачу менеджеру принять письмо в работу?

Если вам интересна интеграция с HeadHunter, вам поможет Пинкит.

⏩ Смотреть кейсы и скачать шаблоны интеграций.

⏩ Какие сервисы можно интегрировать?

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Кейс клиента

Компании важно, чтобы вся переписка по сделке попадала не в почтовые ящики менеджеров, а велась из CRM. Руководитель отдела продаж, независимо от того, какой менеджер ведет сделку (вышел он на работу сегодня или находится в отпуске/на больничном), должен иметь возможность в любой момент контролировать работу по сделке и при необходимости подключиться к процессу. 

Более того, нужно, чтобы при поступлении нового письма от клиента автоматически создавалась задача менеджеру ознакомиться с письмом и провести по нему работу.

Алгоритм действий для автоматизации данного процесса

Решать задачу будем с помощью CRM Битрикс24. Если у вас еще нет своего портала в Битрикс24, вы можете пройти регистрацию. После регистрации вы сможете вносить данные клиентов и лидов в Битрикс24 и создавать сделки в CRM.

Чтобы почтовая переписка попадала не в ящики ваших сотрудников, а в CRM и прикреплялась к карточке сделки, необходимо подключить почту в Битрикс24. Для этого перейдите в раздел «CRM», в верхнем меню выберите пункт «Еще», далее кликните на «Работа с почтой» - «Email-трекер»:

Выберите почтовый сервис, который хотите подключить и, следуя инструкциям Битрикс24, выполните необходимые настройки.

Теперь, когда вам нужно написать клиенту письмо, делайте это прямо из карточки сделки: 

Сюда же, в ленту сделки, а не только в почтовый ящик менеджера, будут попадать ответные письма от клиента. Теперь переписка по сделке будет доступна руководителю независимо от того, вышел ли сотрудник на работу или нет. Он в любой момент сможет проконтролировать работу и в случае необходимости подключить к сделке другого менеджера.

Перейдем к автоматизации процесса. Настроим Битрикс24 так, чтобы входящее письмо генерировало задачу менеджеру прочитать и отработать письмо. Для этого будем использовать триггеры Битрикс24.

Триггеры в Битрикс24 устанавливаются на определенную стадию сделки и срабатывают, когда происходит одно из этих событий:

При наступлении одного из этих событий, триггер переведет сделку в ту стадию, на которую он был установлен. В нашем случае, необходимо, чтобы при получении входящего письма сделка автоматически переходила на стадию «В работе».

По умолчанию сделки в Битрикс24 имеют такие стадии:

Вы можете добавить или изменить названия стадий сделки в соответствии с вашим бизнесом. Для этого перейдите в раздел «CRM», в верхнем меню выберите пункт «Еще» - «Настройки» - «Стадии сделки».

Установка триггера

Перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки. Выберете пункт «Роботы и бизнес-процессы» и кликните на «Сделки»:

Если в вашем Битрикс24 есть несколько направлений сделок, выберите нужное направление:

Открываются стадии сделок.

Под стадией «В работе» в строке «Триггеры» нажмите кнопку «Добавить». Выберите событие: «Входящее письмо»:

Созданный триггер будет переводить сделку стадию «В работе» каждый раз, когда по ней будет приходить новое письмо.

Настройка робота

Для этой же стадии «В работе» добавим робота. Для этого под стадией «В работе» в строке «Роботы» нажмите кнопку «Добавить». Выберите пункт: «Для сотрудника» - «Задача»:

Настройте задачу в соответствии с вашим регламентом.

Чтобы в описании задачи подставлялось название сделки, нужно из списка системных полей (вызывается нажатием на три точки справа от окна описания задачи) выбрать «Сделка» - «Название»:

Теперь из новой задачи менеджер узнает, по какой из его сделок пришло входящее письмо, которое ему нужно отработать.

Вы можете настроить задачу достаточно детально и гибко. В настройках нажмите на «Дополнительно» и сделайте тонкую настройку по необходимости (добавьте соисполнителей, сроки выполнения задачи и другие настройки).

Вот так выглядит конечный вид настройки триггера и робота:

Выводы

После добавления триггера и настройки робота каждый раз, когда по сделке придет новое письмо, Битрикс24 будет автоматически переводить ее на стадию «В работе» и создавать задачу ответственному по сделке менеджеру.

Теперь менеджер не пропустит ни одно новое письмо от клиента, а его руководитель в любой момент сможет контролировать работу по сделке, видеть всю переписку.

Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит

С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.

Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит

Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пинкит: https://lk.pinkit.io/tariffs