В нашей работе с контрагентами мы активно используем обмен документами в системе ЭДО от Конткр.Диадок.
Электронный документооборот пришел на смену в бумажного носителя. И это вполне законно. Сокращается время обмена документами со своими контрагентами. Электронные документы не теряются в отличие от бумажных и хранятся в электронном виде не зависимо от смены сотрудников или офиса.
И даже если у нас с контрагентами разные системы ЭДО – то это совсем не усложняет процесс обмена документами.
Как это работает, читайте далее.
Диадок — система обмена электронными документами. С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит ваши счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы. Диадок умеет работать с любыми форматами электронных документов, в том числе с утвержденными ФНС.
Если вашей компании требуется настройка электронного документооборота, направляйте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей.
Алексей Окара,
основатель Пинол
Как работать с электронным документооборотом?
После поступления оплаты от клиента, наступает момент, когда нужно предоставить закрывающие документы по оплаченному счету. Для этого нам нужно собрать пакет документов и передать на подпись следующие документы:
- договор или дополнительное соглашение;
- акт выполненных работ.
Заходим в ЭДО Диадок. Вводим ИНН компании.
По ИНН мы можем посмотреть, работает ли компания в системе ЭДО, и находится ли компания в списке наших Контрагентов.
Далее будет два варианта развития событий.
Вариант первый. Компания находится в списке контрагентов.
Первое, что следует сделать - внимательно проверить предварительно согласованный пакет документов.
Если все данные внесены верно, выгружаем документы в ЭДО и передаем на подпись второй стороне.
В электронном письме информируем контрагента о направленных документах через систему ЭДО.
При необходимости можно позвонить и напомнить о направленных документах в ЭДО.
После того как клиент подпишет пакет документов. На электронную почту придет соответствующее уведомление. На этом наш документооборот считается завершенным.
Вариант второй. Компания работает в другой системе ЭДО.
Даже если у нас с контрагентами разные системы ЭДО – то это не усложняет процесс обмена документами.
Если компании нет в списке наших контрагентов и не известно в какой системе ЭДО работает. Документы на подпись направляются в электроном письме, с запросом пользуется ли компания электронным документооборотом и какой сервис для этого используют.
Вполне возможно, что контрагент работает в другой системе ЭДО. В этом случае в своей системе ЭДО мы подаем запрос на подключение к роумингу к той системе в которой работает наш контрагент.
Период подключения к роумингу от 8 дней до 30 дней, поэтому предлагаем клиенту на время ожидания подключения обменяться подписанными скан-копиями. Для удобства и хранения документов создаем задачу в Битрикс24.
При подключении к роумингу между системами ЭДО создаем другую задачу, для понимания, каким образом был произведен обмен оригиналами через Почту России или через систему ЭДО.
Итог:
В первую очередь использование электронного документооборота экономит время. Документы в электронном виде не надо распечатывать и отправлять почтой или курьером. Достаточно только подписать документы электронной цифровой подписью и передать их контрагентам.
Полезные ссылки
1. Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24.Время работы специалистов с 1000 до 2200
-
от 4 200 руб. -
-
-
от 900 руб. -
