Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок

Диадок — система обмена электронными документами. С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит ваши счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы. Диадок умеет работать с любыми форматами электронных документов, в том числе с утвержденными ФНС.

Если вашей компании требуется настройка электронного документооборота, направляйте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей. 

Алексей Окара,

основатель Пинол

Как работать с электронным документооборотом?

• договор или дополнительное соглашение;
• акт выполненных работ. 

По ИНН мы можем посмотреть, работает ли компания в системе ЭДО, и находится ли компания в списке наших Контрагентов.

Далее будет два варианта развития событий. 

Вариант первый. Компания находится в списке контрагентов. 
Первое, что следует сделать - внимательно проверить предварительно согласованный пакет документов. 
Если все данные внесены верно, выгружаем документы в ЭДО и передаем на подпись второй стороне. 

В электронном письме информируем контрагента о направленных документах через систему ЭДО.

При необходимости можно позвонить и напомнить о направленных документах в ЭДО. 

После того как клиент подпишет пакет документов. На электронную почту придет соответствующее уведомление. На этом наш документооборот считается завершенным.

Вариант второй. Компания работает в другой системе ЭДО.

Даже если у нас с контрагентами разные системы ЭДО – то это не усложняет процесс обмена документами. 

Если компании нет в списке наших контрагентов и не известно в какой системе ЭДО работает. Документы на подпись направляются в электроном письме, с запросом пользуется ли компания электронным документооборотом и какой сервис для этого используют. 

Вполне возможно, что контрагент работает в другой системе ЭДО. В этом случае в своей системе ЭДО мы подаем запрос на подключение к роумингу к той системе в которой работает наш контрагент. 

Период подключения к роумингу от 8 дней до 30 дней, поэтому предлагаем клиенту на время ожидания подключения обменяться подписанными скан-копиями. Для удобства и хранения документов создаем задачу в Битрикс24. 

При подключении к роумингу между системами ЭДО создаем другую задачу, для понимания, каким образом был произведен обмен оригиналами через Почту России или через систему ЭДО.

В первую очередь использование электронного документооборота экономит время. Документы в электронном виде не надо распечатывать и отправлять почтой или курьером. Достаточно только подписать документы электронной цифровой подписью и передать их контрагентам.