Бизнес процесс для отдела закупок в Битрикс24

1 Преамбула

В данной статье рассматриваются вопросы автоматизации бизнес-процессов закупок с использованием системы Битрикс24.

Решение, создаваемой мной и описываемое здесь, подходит для организаций, делающих предложения поставщикам и взаимодействующих с ними, с целью оптимизации своих складских запасов.

1.1 Что есть

Обыкновенная схема взаимодействия. Отдел закупок обладает некоторыми сакральными знаниями и опытом, которые позволяют сотрудникам приблизительно понимать, что, сколько, когда и у кого необходимо закупать для обеспечения производства и плана реализации (если таковой вообще имеется).
Используется телефон, E-mail, Skype и мало ли что ещё подобное.

1.2 Что должно быть

В результате работ по наведению порядка компания должна получить внедрённый в системе автоматизированный бизнес-процесс, обеспечивающий эффективную работу отдела закупок.

2 Схематизация бизнес-процесса

 

В процессе зафиксированы следующие роли.

• Заказчик.
• Менеджер по продажам.
• Менеджер по закупкам.
• Бухгалтер.
• Водитель-Экспедитор.
• Поставщик.

Пользователями системы не будут являться роли Заказчик и Поставщик. Теперь я формирую схему бизнес-процесса в нотации BPMN без привязки к архитектуре. На схеме также не показаны формируемые документы и их движение.

2.1 Создание и описание исходной схемы бизнес-процесса

Схема Бизнес процесса приведена ниже (Рисунок 1). Как обычно, я использую нотацию BPMN. Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс. По Запросу Клиента Менеджер по продажам выполняет ряд активностей.

• Фиксирует запрос Клиента.
• Создает и согласует Коммерческое предложение.
• Заключает Договор.
• Формирует счет. 
• Резервирует товар на складе.
• Формирует Закупку.

Менеджер по полученной Закупке формирует и отправляет счета через Бухгалтера Клиенту. После подтверждения оплаты Счетов Бухгалтер уведомляет Менеджера по закупкам о данном факте.

Менеджер по закупкам, после подтверждения Поставщика о готовности отгрузить товары формирует для Водителя-экспедитора Наряд на доставку и Доверенность на получение товара.

Рисунок 1. Схема бизнес-процесса без привязки к системе.

После получения и доставки товара на склад Менеджер по закупкам приходует его и резервирует до того момента, когда Менеджер по продажам сформирует Отгрузку по Договору с сопутствующими документами.

2.2 Построение схем бизнес-процесса, ассоциированного с системой

Приняв решение, что архитектурой нашего внедрения будет система Битрикс24, а также собрав необходимый набор артефактов (сущностей), я создаю ассоциированные с системой схемы бизнес-процессов в той же, любимой мной, нотации BPMN (Рисунок 2, Рисунок 3).

Сущности CRM Битрикс24, применяемые в автоматизации бизнес-процесса, перечислены ниже. 

• Лид.
• Сделка.
• Коммерческое предложение.
• Счёт.

Сущности «Списки» Битрикс24, применяемые и создаваемые мной в автоматизации бизнес-процесса, перечислены ниже.

• Договор.
• Закупка.
• Счёт входящий.
• Накладная.
• Наряд на доставку.
• Доверенность на получение товара.
• Отгрузка.

К части из перечисленных сущностей я строю бизнес-процессы, исполняемые системой Битрикс24.

3 Имплементация

3.1 Подготовка

Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24 в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и  модуль CRM . Если Вы еще не стали клиентами Битрикс24, то самое простое, это зарегистрировать бесплатную облачную версию на 12 пользователей.

Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе.

3.1.1 Установка модуля для отправки sms из бизнес-процесса

Очень удобный, функциональный и важный модуль я устанавливаю из Магазина приложений Битрикс24. Он позволит мне в процессе выполнения бизнес-процесса отправлять уведомления по SMS о любых событиях. Подробно останавливаться на использовании модулей в системе Битрикс24 в данной статье я не буду. Тема очень обширная, интересная и достойна отдельной статьи.

   Рисунок 2. Схема ассоциированного бизнес-процесса (первый лист)

3.1.2 Информация о модуле "sms4b-смс для бизнеса"

Модуль предназначен для отправки одиночных СМС и массовых СМС рассылок сотрудникам компании, клиентам на произвольные номера.

Основные возможности модуля.

• Возможность выполнять рассылки как отделам, так и конкретным сотрудникам.
• Поиск по отделу, фамилии и должности сотрудника.
• При организации рассылки, есть возможность уведомить сотрудников, у которых не заполнен мобильный телефон с помощью мгновенного сообщения.
• Поиск контактов из CRM по фамилии.
• Возможность транслитерировать сообщение.
• Возможность выполнить отложенную рассылку.
• Возможность указать период, когда не стоит отправлять СМС (например, в ночное время).

Установка.

• Установите модуль из Маркетплейс «Битрикс24»
• Зарегистрируйтесь на сайте  sms4b.ru, получите 10 СМС бесплатно для тестирования.
• Закажите буквенные имена в личном кабинете в разделе «Заказать SMS-имя/номер».
• В настройках модуля введите логин/пароль от личного кабинета на сайте sms4b.ru и выберите имя отправителя.
• Начните рассылки СМС.

Получить подробную информацию о модуле и скачать необходимую документацию можно на сайте sms4b.ru по ссылке sms4b.ru/programs/bitrixmodule.php.

3.2 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса

Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи.

Имея перед глазами Техническое Задание с описанием бизнес-процессов, включая схемы, не так трудно сделать рабочий процесс в системе. Конструктор бизнес-процессов Битрикс24 имеет интуитивно понятный дружественный интерфейс.

Бизнес-процесс строится с помощью функциональных блоков, которые добавляются в схему с помощью «drag-and-drop» из набора, расположенного слева на экране.

Каждый функциональный блок отвечает за выполнение процессом определённой функции в процессе, что должно коррелировать с «человеческим» процессом, утверждённым бизнесом в Техническом Задании. Насколько подробно Вы опишете бизнес-процесс в документах, зависит от Ваших договорённостей с Заказчиком. Из собственного опыта разработки и внедрения бизнес-процессов, могу констатировать, что очень детальное описание процессов в Техническом Задании не нужно. Главная цель схем процессов в документации – не упустить ничего важного и заручиться поддержкой владельцев бизнес-процессов, что называется «по верхнему уровню», без глубокой декомпозиции. Не нужно, что называется, «лезть в шпонку».

Уверен, что при создании и тестировании бизнес-процесса, имплементированного в Битрикс24, Вы не раз и не два будете его менять.

Используя блоки «Обработка документа», «Конструкции», «Уведомления» и «Прочие» я строю заданный бизнес-процесс (Рисунок 4).

Описать все функциональные блоки в рамках данной статьи не представляется возможным. Поэтому, я остановлюсь на тех, которые будут востребованы Вами практически в каждом бизнес-процессе.

• Запрос дополнительной информации.
• Изменение документа.
• Задача.
• Уведомление пользователя.
• Конструкции «Условие» и «Параллельное выполнение».

При редактировании бизнес-процесса на забывайте нажимать на кнопку «Сохранить» внизу интерфейса, иначе изменения будут потеряны.

Рисунок 4. Фрагмент имплементированного бизнес-процесса в редакторе Битрикс24.

3.2.1 Блоки бизнес процесса

3.2.1.1 Конструкции "Условие" и "Параллельное выполнение"

Данные блоки позволяют организовать логическое ветвление в бизнес-процессе. Это может быть параллельное выполнение последующих блоков (логическое «И») или выбор одного из дальнейших путей процесса (логическое «ИЛИ»).  В нашем примере происходит параллельно постановка задачи трем ролям.

 
В случае с блоком «Условие» возникают дополнительные блоки в настройках которых и задаются, собственно, условия, в результате которых будет происходить выполнение дальнейших действий в ветке данного блока.

3.2.1.2 Запрос дополнительной информации

Такой блок необходим для любого рабочего бизнес процесса. Он создает задание, в результате заполнения полей которого, мы можем получить от пользователя информацию и присвоить её переменным или полям сущности.

Список «Поле» добавляет в задание запрашиваемые поля, значения которых укажет пользователь в интерфейсе диалога. Эти значения будут присвоены соответствующим переменным.

3.2.1.3 Изменение документа

Блок используется, как и следует из названия, для изменения документа в результате исполнения бизнес-процесса. На изображении показана настройка параметров действия для изменения стадии сделки – сущности CRM Битрикс24.

Точно так же можно создавать блоки для изменения полей документов.

3.2.1.4 Задача

Часто в ходе выполнения бизнес-процесса возникает необходимость поставить задачу сотруднику или группе сотрудников. Точно так же как и при ручной постановке задачи, в ходе выполнения бизнес-процесса будет создана задача с соответствующими параметрами.

Процесс на время выполнения (до закрытия) задачи останавливается. Началом выполнения назначается значение поля «Дата начала» из задачи, для которой процесс запущен. Крайним сроком устанавливается значение переменной, которой в предыдущем задании было присвоено значение даты окончания действия договора, то есть, сделки в системе.

В описании задачи выводится как текст так и значения полей и переменных. Устанавливается высокий приоритет.

3.2.1.5 Уведомление

Простой функционал, позволяющий в выполняемом бизнес-процессе отправлять уведомления пользователям портала через мессенджер или по электронной почте. Заполнение полей настройки функционального блока «Уведомление» аналогично заполнению полей для функционального блока «Задача».

Точно так же в настойках используются переменные и значения полей сущности «задача».