Бизнес-процесс заявления на командировку в Битрикс24

1 Преамбула

Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.

Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-таки, «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.

В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.

2 Типовые бизнес-процессы

Итак, что это за бизнес-процессы.

1. Счёт на оплату
2. Заявление на отпуск
3. Заявление на командировку
4. Входящие документы
5. Исходящие документы
6. Выдача наличных

Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее. 

Вряд ли какой-либо более-менее серьезный бизнес обходится без того, чтобы отправлять своих сотрудников в деловые поездки - командировки. Иногда они носят плановый характер, иногда бывают срочными, но в любом случае, это требует оформления документом, что влечет за собой определенный документооборот внутри фирмы. Кроме того, такие активности предусматривают получение денежных средств, в том числе и наличным физическим лицом – командированным.

Для автоматизации процесса согласования заявления на командировку Битрикс создала типовой бизнес-процесс «Заявление на командировку».

Привычная картина на экране для пользователей Битрикс24 повторяется и в интерфейсе «Процесс: Заявление на командировку».

Список управляется стандартными средствами Битрикс24. Изменяется набор и порядок отображаемых столбцов, возможна сортировка по какому-либо из них, применение фильтров.

Управление разделами позволяет создавать иерархическую структуру разделов для упорядочения элементов по разделам.

В разделе «Бизнес-процессы» вызывается редактор процессов, с помощью которого можно изменить бизнес-процесс (это большая тема – для отдельной статьи) и настроить его под существующие процессы вашей компании. Построенный типовой бизнес-процесс согласования заявления на командировку довольно сложен и весьма хорошо продуман. В моей практике вносить в него изменения практически не понадобилось.

Сам документ – Заявление на командировку состоит из полей, список которых можно увидеть и отредактировать в интерфейсе «Настройка полей процесса: Заявление на командировку».

А теперь я покажу как немного настроить процесс. Предположим, что ваш бизнес работает, используя два юридических лица, что, согласитесь, совсем не редкость. Типовой бизнес-процесс на такую ситуацию не настроен. Какое из юридических лиц отправляет вас в текущую командировку? Сейчас я всё настрою.

Нажимаю «Добавить поле». Заполняем форму, указывая поле «Наша фирма» обязательным, тип – список. Ставлю сортировку – 25, чтобы поле не оказалось в самом низу, поскольку оно там не логично.

После этого я должен настроить собственно те значения, которые может принимать поле «Наша фирма». Это делается на вкладке «Список».

А теперь осталось запустить процесс и посмотреть, что будет получаться.

2.2 Заявление на командировку. Процесс

В разделе «Процесс: Заявление на командировку» нажимаю на кнопку «Добавить элемент». Кстати, обратите внимание, что я настроил список и теперь наше поле «Наша фирма» имеет такие же «полномочия», как и остальные поля, которые были предустановлены в типовом документе.

Итак, добавляю элемент. Выпадающий список я специально оставил открытым, чтобы показать, что наше кастомное поле работает.

После того, как вы нажмёте на кнопку «Сохранить», заявление на командировку начнёт движение по прописанному бизнес-процессу. Это сразу видно в Живой ленте. Руководитель может утвердить заявление прямо здесь.

Кроме этого, в разделе «Мои процессы» можно увидеть все процессы, которые вас касаются, а также запустить новый.

Когда мы откроем командировку и перейдём на закладку «Бизнес-процессы», то увидим следующий интерфейс.

Текущий статус – не просто текст, если нажать на эту гиперссылку, то мы увидим историю изменений документа.

Все эти инструменты позволяют контролировать процесс согласования. Практически невозможно пропустить свой шаг в бизнес-процессе. Действия остальных ролей аналогичны автору документа, поэтому смысла описывать их нет, это будет повторением. Главное, что нам понятно – это то, что типовые процессы в Битрикс24 дают нам хороший старт в работе и не зажимают ограничениями, будучи открытыми к модификациям и дополнениям.

3 Выводы

Что же мы получили от типовых процессов?

При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.

Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.

Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.

Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.