Бизнес-процесс в Битрикс24 заказа канцелярских принадлежностей в офис

1. Кейс клиента

В рамках данного кейса мы рассмотрим, как можно автоматизировать процесс заказа канцелярских принадлежностей в офис.

Вы можете собрать и настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма, приведенного ниже или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии.

Заказывая автоматизацию данного кейса в Пинол, вы получите рабочий бизнес-процесс «под ключ».

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Бизнес-процесс будет работать из живой ленты.

Для начала создадим новый бизнес-процесс.

Далее переходим в настройки бизнес-процессов и приступаем к разработке.

Первым действием в бизнес-процессе ставим запрос дополнительной информации:

Выставляем следующие настройки в действии:

Заголовок: Запрос на товар

Заполняют сотрудники:

Название задания: Список товаров

Описание задания: Выберите необходимый список требуемых канцелярских товаров

Текст статуса: Выбор канцелярских товаров

Название: Список товаров

Код: list_product

Тип: Список

Список значений:

Шариковые ручки

Карандаши

Линейки

Блокноты

Тетради

Следующим действием возьмём конструкция Условие

Покажем настройки первых 3х веток. С остальными по логике уже ясно что делать.

Первая ветка

Вторая ветка

Третья ветка

Далее в зависимости от того какой заказ сформировал запустивший сотрудник бизнес-процесс, руководителю компании ставится задание утвердить данный заказ.

Прежде чем добавлять действие в бизнес-процесс, сначала добавим руководителя компании как константу.

Название: Руководитель

Тип: Пользователь

Значение константы:

Выбираем необходимого сотрудника из структуры компании

Сохраняем.

Теперь перед согласованием с руководителем, необходимо указать детали заказа.

Под каждой веткой указываем запрос дополнительной информации от запустившего.

Первая ветка у нас шариковые ручки - говорит о том, что мы заказываем только шариковые ручки. Значит необходимо предоставить детальную информацию по товару шариковые ручки.

Название задания: Информация по товару

Описание задания: Укажите максимально подробную информацию по товару "Шариковые ручки"

Добавляем новое поле:

Название: Шариковые ручки

Код: pensil

Сохраняем.

Далее добавляем действие в бизнес-процесс Утверждение документа

Настраиваем действие:

Утверждают сотрудники:

Название задания: Утвердить запрос на покупку

Описание задания: В описание помимо произвольного текста также необходимо подставить значение, которое заполнялось ранее запустившим бизнес-процесс.

Текст статуса: Утверждение у руководителя

Данное действие Утверждение документа имеет 2 ветки Да и Нет.

Если руководитель отклоняет документ, ему необходимо указать причину отказа.

В ветку Нет ставим действия запрос дополнительной информации.

Настройка действия:

Заголовок: Указание причины отказа

Заполняют сотрудники:

Название: Причина отказа

Описание задания: Опишите причину вашего отказа

Добавляем поле

Название: Причина отказа

Код: renouncement

Тип: Многострочный текст

Сохраняем.

Далее в бизнес-процессе создаём новое действие Изменение документа

Настройка действия:

В данном активити мы создадим новое поле документа под названием “Причина отказа”

И сразу же запишем туда ту информацию, которую мы получили от нашего руководителя.

Название: Причина отказа

Код: cause

Тип: Многострочный текст

Следующим действием мы установим Текст Статуса

Настройки действия

На данный момент мы закончили настройку действий в случае, если руководитель отклоняет заявку.

Теперь перейдём в ветку Да. И настроим её.

В случае если руководитель подтвердил нашу заявку, необходимо отправить на почту сообщение с запросом поставщику, и запросить у него счёт на оплату.

Первым делом занесем в константы нашего поставщика.

Настройки константы:

Название: Поставщик

Тип: Строка

Значение константы: Здесь указываем электронный адрес вашего поставщика.

Теперь все действия в бизнес-процессе ставим на ветку ДА.

Первым действием выбираем Почтовое сообщение

Делаем настройку действия:

Отправить сообщения:

Важно, чтобы почтовый ящик был подключен к Битрикс24 у пользователя, который запустил бизнес-процесс.

Получатель сообщения:

Тема сообщения: Покупка канцтоваров от компании "Ваша компания"

Текст сообщения: Доброго времени суток. Нам необходимо закупить следующие канцтовары для нашего офиса:

Далее по сценарию нам необходимо дождаться получения счёта на оплату от компании поставщика и отправить его в бухгалтерию.

Для этого добавим новое действие:

Настройки.

Заголовок: Запрос счёта

Заполняют сотрудники:

Название задания: Прикрепить счёт

Описание задания: Вам необходимо дождаться прихода счёта от вашего поставщика и прикрепить его к бизнес-процессу

Добавляем новое поле в данном действии:

Настройки поля:

Название: Счёт

Код: score

Тип: Файл

Далее добавляем через константу бухгалтера. Так как он всегда один и тот же сотрудник.

Далее добавляем новое действие в бизнес-процесс в ветку ДА

Настройки:

Заголовок: Оплата счёта

Ознакомить пользователей:

Название задания: Оплатить счёт

Описание задания: Вам необходимо оплатить счёт за покупку канцтоваров. И прикрепляем сам счёт.

Текст статуса: Счёт в бухгалтерии

Текст кнопки в задании: Оплачено

Далее добавляем следующее действие

Настройка:

Установить текст статуса: Счёт оплачен.

Итак, мы закночили настройку крайней левой ветки

В качестве последнего примера мы настроим вторую ветку: Ручки и Карандаши

Первое действие мы копируем из левой ветки и отредактируем.

Изменим поле описание задания. Добавим в него Шариковые ручки и карандаши.



Также добавим в данном действии поле Карандаши





Далее копируем всю ветку Утверждение документа со всеми подветками.



Редактируем действие утверждение документа. 

В описание к заданию необходимо добавить Карандаши, а также вставить значение переменной Карандаши.

Далее редактируем действие Почтовое сообщение

В текст сообщения добавляем переменную карандаши

Именно по такому принципу нам необходимо сделать настройку всех 25 веток. У вас их может быть N-количество.

В зависимости от того, что это за ветка условия, необходимо редактировать ранее созданные действия с других веток.

3. Выводы

Запустим бизнес-процесс и проверим его работу с точки зрения пользователя.

Вводим название:

Далее руководителю приходит задание с детальным описанием товаров. Он может либо отклонить заявку, либо утвердить.

Допустим руководитель отклоняет заявку.

В таком случае бизнес-процесс даёт задание руководителю указать причину отказа

Бизнес-процесс завершён. И ему присвоен статус.

Теперь рассмотрим вариант если руководитель согласовывает заявку.

После утверждения заявки руководителем менеджеру необходимо прикрепить счёт от поставщика.

Далее бухгалтеру приходит задание оплатить счёт.

Счёт оплачен, бизнес-процесс завершён.

Таким образом, выполнив все настройки, Вы получаете готовый бизнес-процесс заказа канцелярских принадлежностей в офис, который автоматизирует формирование списка канцелярских принадлежностей, утверждение его руководителем, отправку сообщения в компанию поставщика на получение счета на оплату и оплату счета после его получения бухгалтером.

Заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru, чтобы мы доработали данный шаблон бизнес-процесса именно под ваши условия.