Бизнес-процесс в Битрикс24 приёма и распределения между отделами входящей документации в компании

1. Кейс клиента

В данном кейсе мы рассмотрим порядок приёма и распределения между отделами входящей документации в компании. Документация может быть совершенно различной. Это может быть коммерческое предложение от какой-либо компании, либо это может быть оплата какого - либо счёта. Под каждый входящий документ в компании имеется свой регламент работ.

В качестве примера мы рассмотрим 3 входящих документа:

• счёт;
• коммерческое предложение;
• резюме от соискателя.

Вы можете собрать и настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма, приведенного ниже или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии.

Заказывая автоматизацию данного кейса в Пинол, вы получите рабочий бизнес-процесс «под ключ».

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс будет работать из живой ленты.

Первое что мы сделаем это настроим поля в бизнес-процессе:

Первое поле будет указывать какой тип документа необходимо выбрать.

Настройки поля:

тип: Список

Далее переходим в настройку списка:

Добавляем все необходимые документы в список:

Сохраняем.

Далее приступаем к настройке бизнес-процесса. Сперва задаем константы через параметры бизнес-процесса. В константах у нас будут содержаться 3 сотрудника:

• HR менеджер
• Бухгалтер
• Генеральный директор

Добавляем первую константу бухгалтера.

Настройки:

Название: Бухгалтер

Тип: Пользователь

Значение константы:

Здесь необходимо выбрать из структуры компании бухгалтера:

Сохраняем.

Таким же образом добавляем ещё двоих сотрудников:

Сохраняем.

Далее добавляем действие в бизнес-процесс Конструкции --- Условие:

По умолчанию у нас 2 условия:

Так как у нас 3 возможных варианта документов, значит нам нужно 3 ветки условия. Жмём на + и добавляем 3 ветку:

Первая ветвь будет означать документ счёт.

Настройка:

Сохраняем.

Вторая ветвь будет означать тип документа Коммерческое предложение.

Настройка:

Сохраняем.

Третья ветвь будет означать тип документа Резюме от соискателя:

Сохраняем.

Итого получилось 3 настроенных ветки:

В первую ветвь добавляем действие запрос дополнительной информации:

Настройка действия:

Заголовок: Загрузить счёт

Заполняют сотрудники:

Название задания: Счёт

Описание задания: Загрузите счёт в бизнес процесс

Далее добавляем поле в действие:

Сохраняем.

Далее добавляем действие утверждение документа:

Настройка:

Заголовок: Утверждение счёта у директора

Утверждают сотрудники:

Название задания: Утверждение счёта

Описание задания: Вам необходимо утвердить счёт. Далее подставляем переменную счёт:

Далее добавляем действие в ветку Нет:

Настройка:

Далее добавляем действие в ветку Да:

Настройка:

Заголовок: Ознакомление с счётом бухгалтера.

Ознакомление с документом:

Название задания: Оплатить счёт

Описание задания: Вам необходимо оплатить счёт. И подставляем переменную счёт:

Текст кнопки: Оплачено.

Далее добавляем новое действие:

Настройка:

Ветка счёт теперь настроена:

Далее настроим ветку Коммерческое предложение.

Первое действие то же что и в левой ветке, но теперь вместо документа счёт делаем запрос на КП. И редактируем поле не КП.

Далее добавляем действие ознакомление с документом:

Настройки:

Заголовок: Ознакомление с КП директора.

Ознакомить пользователей:

Название задания: Ознакомиться с КП.

Описание: Ознакомьтесь с коммерческим предложением.

Текст кнопки: Ознакомился.

Далее добавляем действие:

Только что мы настроили вторую ветку.

Далее настроим третью ветку. Третья ветка будет настроена по аналогии с первой. Но в отличие от первой нужно будет запросить резюме, и процесс утверждения будет работать с HR-менеджером, который выносит решение принимать кандидата или нет.

Вот так будет выглядеть ветка №3

Запустим бизнес-процесс с позиции документа счёт:

Далее даётся задание загрузить счёт:

Далее директору ставится задание утвердить счёт:

Далее допустим директор утвердил счёт. В таком случае бухгалтеру ставится задание оплатить счёт:

Бизнес-процесс принимает статус Счёт оплачен:

Теперь запустим бизнес-процесс с позиции документа резюме:

Прикрепляем резюме соискателя:

Далее даётся задание утвердить кандидата или отклонить:

Допустим мы отклонили кандидата.

В таком случае бизнес-процесс принимает следующий статус:

3. Выводы

Таким образом, выполнив все настройки, Вы получаете готовый бизнес-процесс распределения между отделами входящей документации в компании, который автоматизирует процесс утверждений счета, коммерческого предложения и резюме соискателя.

Заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru, чтобы мы доработали данный шаблон бизнес-процесса именно под ваши условия.