Одной из главных сложностей в больших компаниях является процесс согласования и подписания документации на различных уровнях. Особенно остро эта проблема встает, когда офисы главной и дочерней компаний располагаются в разных городах и работают на разных порталах. О том, как автоматизировать процесс в подобной ситуации и существенно сократить время на получение окончательного подписанного документа при помощи интеграции Пинкит, читайте далее.
1. Документооборот в крупных холдингах: потребность в автоматизации
Возьмем за основу крупную компанию с несколькими филиалами, расположенными в других городах.
Каждое отделение, включая головной офис, работает на собственных порталах Битрикс24.
Аналогичный кейс об автоматизации документооборота с помощью интеграции Битрикс24 с ELMA365 и 1C: ERP читайте здесь.
Ситуация следующая: один из клиентов фирмы решил приобрести в филиале крупную партию товара.
Юридический отдел готовит договор по сделке, который сначала нужно согласовать в своем отделе, после отдать на проверку главному бухгалтеру, далее заместителю директора и, наконец, гендиру.
После всех правок и поставленных подписей договор нужно вернуть в юридический отдел.
Кейс о миграции из Google Sheets в смарт-процессы Битрикс24 с автоматической генерацией документов с QR-кодом читайте в статье.
Так как главный офис и филиал располагаются в разных городах, просто взять документ и пройтись по кабинетам не получится.
Обычно в таких случаях к работе подключаются либо почта, либо мессенджеры. На этом этапе и начинается затягивание всего процесса.
Кто-то может поздно увидеть сообщение в мессенджере или мейле, кто-то потеряться в истории правок и подписать не актуальный документ и еще много разных неприятных сценариев.
Все это негативно влияет на рабочий процесс, плюс можно и вовсе потерять хорошего клиента.
Если интересуетесь выгрузкой оплат из банка в смарты Битрикс24 с автоматическим получением подписанных актов, читайте наш кейс.
Весь процесс согласования и подписания документа нужно автоматизировать.
При чем сделать это так, чтобы каждое из звеньев, участвующее в процессе, отслеживало изменения в документе и видела, кто конкретно поставил подпись.
Инструкцию по обмену задачами Битрикс24 (из коробки в облако) и проверка интеграции на успех читайте здесь.
Для автоматизации документооборота будем использовать бизнес-процессы в Битрикс24.
Настроив интеграцию, мы сможем обмениваться данными между двумя и более платформами при помощи API.
Таким образом каждое из звеньев в цепочке документооборота сможет согласовывать и подписывать договоры и другие бумаги на своем портале Битрикс24.
О согласовании документов в Битрикс24 и подписании их в Диадок внутри бизнес-процесса читайте тут.
Переходим к настройке интеграции.
2. Настраиваем обмен документами между порталами Битрикс24
Работа интеграции будет выглядеть следующим образом:
Документооборот начинается с создания бизнес-процесса в юридическом отделе, расположенном в филиале. Назовем его портал А.
Один из юристов подготавливает договор с клиентом, согласовывает его с руководством из своего офиса.
Далее он обязан прикрепить документ к бизнес-процессу и передать на платформу главного офиса для дальнейших манипуляций. Назовем его портал Б.
Следом интеграция создает на портале Б бизнес-процесс и подгружает промежуточный вариант договора.
Документ проходит все необходимые этапы согласования, подписывается в головном офисе и отправляется обратно на портал А.
Для настройки интеграции переходим в личный кабинет Пинкит.
Шаг первый: Откуда
Откуда отправляем данные - Битрикс24 (портал А), Когда - “Элемент списка - создание”.
ID типа инфоблока - “Процессы”, ID инфоблока (инфоблок, элементы которого будем запрашивать) - выбираем нужный бизнес-процесс. Подключаем доступ к порталу.
Шаг второй: Инструменты
Главные инструменты здесь - API-запрос и инструмент "Скачать файл".
Запрос забирает необходимые поля бизнес-процесса и передает их на портал Б.
Инструмент "Скачать файл" получает на портале А согласованный документ для отправки на портал Б.
Необходимо указать URL: {{source.actions.download.pdf.url}}
Шаг третий: Куда
Куда отправляем данные - Битрикс24 (портал Б), триггер - запуск бизнес-процесса.
Указываем шаблон бизнес-процесса, указываем тип сущности, для которого необходимо запустить бизнес-процесс и даем доступ к порталу Б.
Шаг четвертый: Сопоставление данных
Сопоставляем ID сущности и ID инфоблока.
Шаг пятый: Запуск
Даем интеграции наименование, задаем периодичность запросы данных и время отправки первого запроса ( можно выбрать “за все время”) и запускаем.
Интеграция для передачи согласованного документ обратно на портал А настраивается аналогичным способом.
3. Резюмируем
С помощью данной интеграции любая компания автоматизирует процесс согласования и подписания документов и существенно сократит время, затраченное на данный процесс.
К слову, подобная автоматизация подойдет не только для работы внутри одного холдинга.
Настроить документооборот можно и для двух порталов, например, поставщика и клиента.
Если вы хотите протестировать свой сценарий для автоматизации, регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
