Бизнес-процесс в Битрикс24 быстрого выбора свободного сотрудника для согласования документа

1. Кейс клиента

В рамках данного кейса мы рассмотрим следующею ситуацию.

В компании, прежде чем подписать договор, необходимо согласовать его с юридическим отделом. В юридическом отделе работают несколько юристов. И взять на согласование документ должен кто-либо из юристов.

Если вы хотите автоматизировать подготовку документации, исключив из цепочки рабочих процессов ручной труд, вам поможет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

2. Как работает бизнес-процесс

Кто-либо из компании, например, менеджер запускает данный бизнес-процесс. Далее всем сотрудникам юридического отдела даётся задание взять в работу. У каждого сотрудника юридического отдела появляется такая кнопка. Тот, кто первый на неё нажал, тот и будет ответственным юристом за данный документ. Далее юрист согласовывает данный документ. Если есть замечания, отклоняет и пишет правки. Менеджер исправляет, и заново отправляет на согласование юристу. И так до тех пор, пока юрист не утвердит документ.

3. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Бизнес-процесс будет запускаться из живой ленты.

При запуске необходимо прикрепить сам договор. Для этого создадим новое поле для бизнес-процесса и сделаем его обязательным.

Далее в настройках бизнес-процесса выбираем действие Ознакомление с документом.

В настройках действия Ознакомление с документом, делаем следующие действия:

Ознакомить пользователей: в данное поле необходимо добавить юридический отдел либо по отдельности всех тех сотрудников, из которых кто-либо должен взять в работу документ на проверку.

В данном примере мы выбрали 2-х сотрудников.

Следующее поле - Название задания.

Укажите, что именно нужно сделать выбранному пользователю. Например, взять в работу новый документ.

Описание задания: В описание к заданию необходимо указать как можно подробнее, что именно необходимо сделать юристу. Пример: Возьмите в работу новый документ для юридической проверки.

Для Должны ознакомится выбираем Любой сотрудник.

Текст кнопки: Взял в работу

Далее добавляем в бизнес-процесс следующее действие: Утверждение документа

В действии Утверждение документа производим следующие настройки:

Утверждают сотрудники: В данное поле необходимо внести значение “последний ознакомившийся”, тем самым мы назначим утверждающим того, кто нажал на кнопку "взять в работу".

Название задания: Утвердить новый документ

Описание задания: В описание к заданию необходимо указать подробно что нужно сделать и дать ссылку на документ. Ссылка на документ выдается следующим образом:

Поле Текст статуса: Утверждение у юриста

Законченные настройки действия имеют следующий вид:

Теперь у нас есть 2 ветки: Да или Нет

Если юрист отклоняет документ, мы идём по ветке Нет. После того, как юрист отклонил документ, ему необходимо указать что именно нужно переделать в документе. Для этого на ветку Нет добавляем новое действие Запрос дополнительной информации

Настройки действия:

Заполняют сотрудники: Тот, кто отклонил документ.

Название задания: Правки по документу

Описание задания: Укажите подробно в чём ваша причина отклонения и что нужно исправить.

Далее добавляем новое поле

В настройках нового поля вводим следующее:

Название: Правки от юриста

Код: edit

Тип: многострочный текст

Делаем мы это для того, чтобы тот юрист, который отклонил документ, дал подробный комментарий что именно нужно исправить.

Далее в бизнес-процессе добавляем ещё одно действие Запрос дополнительной информации

Настройки действия:

Заполняют сотрудники: Поля документа - Кем создан

Название задания: Исправьте документ

Описание задания: Ваш документ был отклонен юристом.

Далее в описание необходимо вставить комментарий юриста с подробным описанием что именно не так. Для этого добавляем в описание комментарий юриста.

Далее в этом же действии добавляем поле (как и в прошлый раз).

У нового поля производим следующие настройки:

Название: Исправленный договор

Код: edit_docx

Тип: Файл

Далее в бизнес-процесс добавляем действие Изменение документа.

В данном действии делаем следующею настройку:

Выбираем поле договор

Напротив выбираем переменную исправленный договор

Далее перед ранее нами созданным действием Утверждение документа нам необходимо поставить действие Цикл. Но прежде нам нужно создать переменную. Для этого заходим в Параметры шаблона - Переменные - Добавить переменную

Название: Согласование с юристом

Тип: Да/Нет

Значение по умолчанию: Нет

Сохраняем.

Теперь ставим действие Цикл над действием Утверждение документа.

И перетягиваем всё, что ниже, в Цикл.

В настройках действия Цикл делаем следующие настройки:

Тип условия: Значение переменной

Свойства или переменная: Согласование с юристом

Условие: Равно

Значение: Нет

Для чего мы это сделали? Договор не будет принят юристом до тех пор, пока менеджер не сделает все правки, которые дал юрист.

Далее в ветку Нет.

Добавим действие Уведомление пользователя

Настройки действия:

Отправитель уведомления: Выбираем юриста, который отклонил

Получатель: Кем создан

Текст уведомления: Ваш документ {=Document:PROPERTY_DOGOVOR_printable} отклонил юрист

Далее займёмся настройкой ветки Да

Поставим действие Изменение переменных

И выполним следующие настройки:

Наш бизнес-процесс получил следующую конструкцию:

4. Выводы

Запустим и увидим что происходит с точки зрения пользователя.

Первым действием бизнес-процесс даёт задание, чтобы мы ввели название и прикрепили файл.

Далее бизнес-процесс даёт задание всем тем пользователям, которых мы указали, Взять в работу.

После того, когда юрист взял в работу, даётся задание Утвердить или Отклонить.

Допустим мы увидели ошибки в договоре и жмём Вернуть на доработку.

Далее бизнес-процесс даёт задание отклонившему юристу указать причину отклонения.

Далее бизнес-процесс даёт задание менеджеру прикрепить новый договор и указывает на комментарий юриста.

Далее юристу вновь даётся задание утвердить уже исправленный договор. Жмём на Утвердить, и бизнес-процесс считается завершенным.

Если вы хотите автоматизировать подготовку документации, исключив из цепочки рабочих процессов ручной труд, вам поможет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит