Бизнес-процесс согласования графика отпусков в Битрикс24

Школа удаленных продаж Алексея Окара - поможет вам и вашим сотрудникам если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете как организовать следующее: 

Как выстроить удаленную работу; 

Боитесь, что сотрудники в удаленном формате не будут добросовестно выполнять свою работу;

Не знаете, как построить обучение в Битрикс24. И как мотивировать сотрудников работать в системе;

Как провести внедрение портала Битрикс24 в компании;

Пинол с 2011 года работает исключительно на удаленном формате. Мы не по наслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся Ваш бизнес при переходе на удаленку.

Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, направляйте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей. 

Если вы еще не используете Битрикс24, то сделайте это сейчас - зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из наших партнерских ссылок:

в доменной зоне RU в доменной зоне UA в доменной зоне BY в доменной зоне KZ 

в доменной зоне COM

Алексей Окара,

учредитель Пинол

Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 09.11.2020)

ТК РФ Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 122 ТК РФ Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. 

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции).

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами. 

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. 

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции).

Информируем работников:

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней за год работы в Компании.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Также в число календарных дней отпуска не включается период временной нетрудоспособности Работника при наличии больничного листа.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в Обществе. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (графиком отпусков).

Чтобы не было пересечений с коллегами, ежегодный отпуск, который ранее был не учтен в графике отпусков, или же возникла необходимость перенести дату начала ежегодного отпуска, необходимо свериться с графиком который доступен для вес сотрудников. 

Очередность предоставления отпусков (график отпусков) устанавливается работодателем с учетом производственной необходимости и пожеланий работников. При этом отпуск предоставляется по письменному заявлению работника, согласованному и завизированному его непосредственным руководителем и предоставленному не позднее, чем за две недели до начала отпуска.

Важно! Работник не изменяет дату начала ежегодного отпуска самостоятельно! Любой перенос даты начала ежегодного отпуска вынуждает Работодателя смещать график всем другим работникам, либо перестраивать бизнес-процессы, что не есть хорошо, и нарушает действующее трудовое законодательство!

Для согласования ежегодного отпуска (если работник планирует ежегодный отпуск не по графику работы), работник должен:

1. Не позднее, чем за 3 недели, поставить Задачу на согласование ежегодного отпуска. В задаче уточнить вопрос по совпадению своей даты отпуска с другими коллегами, чтобы не получилось накладок.

2. После согласования ежегодного отпуска, написать заявление и прикрепить его на согласовании в БП "Кадровый электронный документооборот".

3. После согласования заявления, Бухгалтер создает приказ об отпуске, который также проводим через БП "Кадровый электронный документооборот". 

4. После согласования приказа всеми участниками процесса, проходят начисления ежегодного отпускных.

5. Работник отдела кадров фиксирует ваши дни отсутствия по отпуску в графике:

6. Не позднее 01 декабря каждого года работник должен сообщить о своих пожеланиях в отношении отпуска на следующий календарный год своему непосредственному руководителю или напрямую в отдел кадров, определив месяц и продолжительность каждой части отпуска, для составления графика отпусков.

7. После согласования графика отпусков на последующий год, создаем на каждого сотрудника отдельную задачу по планируемому ежегодному отпуску, с уведомлением сотрудника о начале отпуска не позднее, чем за 2 недели:

8. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

9. Когда все даты по ежегодному отпуску были согласованы сторонами, не позднее, чем за сутки с даты согласования, заполняем даты отпуска в Календарь:

9.1. В задаче по отпуску также ставим план важных дел, который нужно успеть выполнить до начала ежегодного отпуска (работать во время ежегодного отпуска не допустимо с точки зрения ТК РФ, но по согласованию с работодателем, работник может указать время, когда он может быть доступен для связи). Это возможно в случае, если потребуется его совет или возникнет необходимость уточнить у него какой-либо вопрос:

10. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия и по приказу руководства Работодателя. Неиспользованная, в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

11. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск или по его письменному заявлению неиспользованный отпуск может быть предоставлен с последующим увольнением. 

12. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. 

Важно!

После создания регламента, необходимо всех работников ознакомить с ним после его одобрения руководителем в Битрикс24 через специальную группу, в Wiki:

«Лайк» работника под сообщением будет означать, что работник фактически ознакомился с регламентом, а также он может в комментарии оставить свои вопросы и замечания:

Итог: 

Для кадровых агентств и для HR-менеджеров, которые предпочитают удаленный формат работы, Битрикс24 может быть отличным помощником для работы с персоналом. 

Если вашей компании требуется автоматизация работы сотрудников, для формирования прозрачной и эффективной работы, направляйте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей.

Полезные ссылки 

1. «Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок»;

2. «Кадровый электронный документооборот в Битрикс24. Как перевести бизнес на удаленку?»;

3. «Организация HR-процессов в Битрикс24. Регламент Пинол по выбору удаленных штатных сотрудников»;

4. «Как адаптировать персонал к виртуальному офису Битрикс24?»;

5. «Виртуальный офис Битрикс24. Как эффективно работать с блоком "Задачи"?»;

6. Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24.