Шаблон бизнес-процесса для автоматической отправки писем в зависимости от смены статуса контакта

1. Кейс клиента

В компании работает следующая бизнес-модель. В базу контактов заносятся потенциальные клиенты, каждому из которых присваивается один из 17 возможных статусов.

В зависимости от того, какой статус присвоен клиенту, должно автоматически отправляться коммерческое предложение, которое соответствует данному статусу. Причем должно быть отправлено 2 коммерческих предложения с интервалом 23 и 120 часов после выставления статуса.

Важно учесть, что если был выставлен статус №1, а далее он изменился на какой-либо другой статус, а потом вновь поменялся на статус №1, то не нужно делать повторную отправку коммерческого предложения.

Решения на платформе Пинкит помогли успешно автоматизировать работу более 30 000 компаний наших клиентов из различных сфер бизнеса - от медицинских до строительных компаний. Мы накопили уникальную экспертизу в этом вопросе. Хотите оптимизировать CRM? У вас есть конкретные задачи, но вы не знаете, как их реализовать? Отправьте запрос, и мы подготовим для вас подборку кейсов по тематике вашего бизнеса.

Чтобы в вашем Битрикс24 появились различные активити, нужно установить приложение Пинкит:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

Алексей Окара,
основатель Пинол

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Автоматизировать данный кейс будем с помощью бизнес-процессов Битрикс24, а отправлять коммерческое предложение (делать автоматические рассылки) будем с помощью интеграции UniSender и Битрикс24 в Пинкит.

Первое, что необходимо сделать прежде чем приступить к автоматизации — для каждого статуса сущности «Контакт» в Битрикс24 создать системные поля.

Начнем с создания статусов для клиентов. Так как в Битрикс24 не предусмотрены статусы для сущности «Контакт», добавим соответствующие пользовательские поля. А чтобы избежать повторное отправление писем с коммерческими предложениями, добавим для каждого из 17 статусов 3 свойства:

• Не отправлено КП


• Будет отправлено


• Отправлено

Для создания полей, перейдите в раздел «CRM» — «Еще» — «Настройки». Выберите пункт «Настройки форм и отчетов» и откройте «Пользовательские поля»:

Для сущности «Контакт» добавьте поле:

В создаваемом поле сделайте такие настройки:

Название: здесь укажите статус клиента (в данном кейсе первый статус — это «Статус отправки КП по статусу "В работе по ЭЦП для торгов (думает больше недели, сомневается)"».

Тип: список.

Во вкладке «Список» добавьте такие значения:

Первый статус готов. Повторите эти действия для создания всех необходимых статусов. В результате должно получится 17 полей:

Для автоматизации данного кейса нам потребуется 2 бизнес-процесса. Первый должен присваивать созданному контакту статус «В работе (новый клиент)» и значение «КП не отправлено». Второй будет отслеживать сроки, установленные регламентом компании и отправлять сообщения клиенту.

Как получить файл с готовым бизнес-процессом?

Если вам нужен данный бизнес-процесс, отправьте нам заявку на его приобретение, и мы свяжемся с вами для обсуждения дальнейших действий.

После получения файла выполните импорт бизнес-процессов в свой Битрикс24, как описано ниже.

Создайте новый бизнес-процесса в Битрикс24. Для этого откройте: CRM / Еще / Настройки / Роботы и бизнес-процессы / Бизнес процессы:

Нажмите «Добавить шаблон» в блоке «Контакт»:

В открывшемся окне параметров шаблона, введите название бизнес-процесса. В чекбокс «Автоматически запускать» оставьте галочку «При добавлении» (запуск бизнес-процесса будет происходить автоматически при создании нового контакта) и нажмите кнопку «Сохранить».

Созданный бизнес-процесс откроется в дизайнере бизнес-процессов. Нажмите кнопку «Импорт» и подтвердите замену текущего шаблона.

 

Выберете файл бизнес-процесса, который вы получили в ответ на ваш запрос и нажмите кнопку «Импортировать», затем «Сохранить».

В результате в списке ваших бизнес-процессов для Контакта появится новый, который мы только что создали.

Повторите эти действия и для второго файла с бизнес-процессом.

I бизнес-процесс (создание контакта)

Первый бизнес-процесс совершенно простой и имеет всего 2 блока:

Блок «Изменение источника (по умолчанию)» должен присваивать созданному контакту значение «В работе (новый клиент)»:

Второй блок «Изменение документа» должен каждому статусу задать значение по умолчанию — «КП не отправлено»:

Данный бизнес-процесс работает следующим образом: при создании нового контакта ему автоматически присваивается первоначальный статус «В работе (новый клиент)». Далее каждому статусу выставляется значение, что коммерческое предложение не было ещё отправлено (контакт ведь только создан).

II бизнес-процесс (изменение контакта)

Второй бизнес-процесс для изменения документа имеет более сложную структуру, которая состоит из 17 веток (1 ветка = 1 статус):

Каждая ветка содержит 3 условия:

В настройках параметров действия каждого из 3-х условий в каждой из 17 веток должны быть установлены те поля, которые мы создали на шаге 2.1. данного алгоритма с указанием их значений. Если вы создаете бизнес-процесс самостоятельно, то сделайте такие настройки (в импортируемом файле эти настройки уже есть):

Блок-схема условия «Не отправлено» выглядит следующим образом:

Чтобы, как установлено регламентом компании, отправлялось 2 коммерческих предложения с интервалом 23 и 120 часов после выставления статуса, в блок-схеме предусмотрена конструкция «Параллельное выполнение» (ее видно на схеме). Эта конструкция ставит процесс на паузу и продолжит выполнение процесса только спустя заданное время.

Для полноценной автоматизации рассылок будем использовать интеграцию UniSender с Битрикс24, точнее опцию автоматических рассылок писем через бизнес-процессы в Пинкит.

Если вам нужно автоматизировать подобный кейс, то данная опция интеграции UniSender с Битрикс24 - это ключевое приобретение. Без данной опции вы сможете получить и импортировать шаблон бизнес-процесса, создать бизнес-действие, но рассылки по статусам бизнес-процесса не состоятся.

Чтобы клиенту отправилось именно то письмо, которое вы хотите (нужный вариант коммерческого предложения), нужно подготовить шаблон этого почтового отправления.

Как говорилось выше, для автоматизации отправки писем с различными вариантами коммерческого предложения клиентам, нужна интеграция UniSender (сервис рассылок) и Битрикс24 (подробнее о приложении и о том, как его установить читайте здесь).

Создайте шаблон письма, по которому бизнес-процесс будет формировать сообщения для ваших клиентов.

Итак, вернемся к блок-схеме бизнес-процесса. Когда истекут 23 и 120 часов после выставления статуса клиента, сработает автоматическая рассылка коммерческого предложения:

Чтобы ушло именно то письмо, которое вам нужно, необходимо выполнить настройку действия блоков «Автоматическая рассылка Юнисендер из Битрикс24». Для этого нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу блока. Откроется окно настройки параметров действия:

Поле «Идентификатор шаблона»

Здесь укажите номер шаблона рассылки, который вы создали на шаге 2.3. данного алгоритма. Узнать номер нужного шаблона можно в интеграции «Автоматическая рассылка Юнисендер из Битрикс24»:

В интеграции перейдите на вкладку «ШАБЛОНЫ», скопируйте номер нужного шаблона и вставьте его в поле «Идентификатор шаблона» настроек действия блока «Автоматическая рассылка Юнисендер из Битрикс24».

Поле «Заголовок сообщения»

Здесь укажите тему сообщения, которое получит клиент.

В следующие поля «Автор сообщения» и «Электронный адрес» введите ту информацию, которую хотите, чтобы увидел в письме клиент.

4. Выводы

Чтобы автоматизировать процесс отправки различных коммерческих предложений в зависимости от статуса клиента вам понадобится:

1. Битрикс24 — тарифный план, в котором включены бизнес-процессы (коробочный вариант или облачный тариф «Команда» или «Компания»).


2. Включенная опция автоматических рассылок писем через бизнес-процессы интеграции UniSender с Битрикс24 от Пинол.


3. Шаблоны 2-х бизнес-процессов (вы можете приобрести их тут или собрать самостоятельно по данному описанию).

После того, как вы у себя настроите процесс по данному алгоритму, бизнес-процесс будет автоматически отправлять шаблонные письма вашим клиентам. Для этого достаточно установить соответствующий статус клиенту и выставить значение «Не отправлено».

Спустя 23 часа будет отправлено первое письмо, а спустя 120 часов — второе. После отправки установленных сообщений (разных вариантов коммерческого предложения), бизнес-процесс присвоит статусу клиента значение «КП отправлено» и завершит работу.

Важный момент — выполнять настройки процесса, описанные в данной статье, может специалист, имеющий права администратора в Битрикс24.

Если вы считаете, что в вашей компании нет специалиста, обладающего достаточной компетенцией для того, чтобы самостоятельно настроить данный процесс, то воспользуйтесь акцией «Автоматизация бизнес-процессов Битрикс24 бесплатно при продлении лицензии на 12 или 24 мес. в Пинол!».

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений: