Как общаться с подчиненными посредством переписки? Какие есть подводные камни в эпистолярной переписке?

Алексей, ты поднял две темы в своих вопросах.
Первая тема: подводные камни в переписке с удаленным сотрудником.
Вторая тема: отличия удаленного сотрудника от сотрудника в другом филиале.

Какие подводные камни могут быть в переписке с удаленным сотрудником?

Это может касаться переписки с любыми сотрудниками, вне зависимости от степени удаленности их работы. С той лишь разницей, что в обычном офисе, в случае какого-то недопонимания есть возможность личной беседы, чтобы быстрее решить возникшую проблему.

В случае с удаленным на 100% сотрудником такая возможность бывает не всегда реализуема. За то время пока удаленный сотрудник доберется до Скайпа, может произойти много всего)))

А теперь по теме....

Подводные камни в переписке - это к вопросу о восприятии.

Когда мы читаем текст письма, возможности нашего восприятия очень ограничены. Мы лишены таких каналов восприятия как визио, аудио, кинестетические ощущения, ощущение массы, положения в пространстве и т.д. Всем уже давно стало известно, что 80% информации при общении мы получает от невербалики.

При общении с помощью текстовых сообщений у нас задействован только один канал восприятия - слова.

Например, если я вам дам задание нарисовать домик и прикрепить свой рисунок к комментариям, то уверена, что каждый рисунок будет отличаться от другого если не кардинально, то значительно.

А кто знает какой именно домик удовлетворил бы мой запрос? Никто, кроме меня.

Потому что в моем сознании был образ дома на листе формата А5 в клеточку. Это равносторонний квадрат, каждая сторона по 5 см. Крыша в виде равнобедренного треугольника с основанием равным 7 см, чтобы уголки крыши выступали за края квадрата по 1 см с каждой стороны. Высота крыши-треугольника равна 3 см (если провести линию от вершины к основанию-биссектриса). Окно представляет из себя равносторонний квадрат, разделенный линиями на 4 равные части, размером 1х1 см, расположенный ровно посередине большого квадрата.

Почувствовали разницу в восприятии?

А если бы я приложила наглядную картинку, вам бы было значительно легче понять, что именно требуется от вас, правда?

Также и с перепиской. О чем бы вы не писали, всегда помните о том, что другой человек увидит символы в виде слов и знаков препинания и не увидит вас. Сделайте так, чтобы слов было достаточно для точного восприятия, исключая множественные толкования смысла, как в моем примере с "Нарисуй домик".

Вспоминайте образ "Домика" из моего примера, когда соберетесь писать письмо кому-нибудь и ваши сообщения станут более читабельными и однозначными.

Рекомендую также задействовать по возможности и другие каналы восприятия: визуальные картинки, аудио запись голоса и т.д.

Да, видео и вебинары как раз задействуют каналы восприятия, чем больше каналов восприятия задействовано, тем эффективнее работа и диалог.

Исследования работы памяти и других психических процессов выявили, что важные замыслы, цели и задачи деятельности индивида держаться с поле сознания и подсознания около 3х-10ти дней. Затем происходят естественные процессы вытеснения в бессознательную сферу.

Поэтому, чтобы образ руководителя, своих коллег и в целом ощущение работы в команде не вытеснялись в сферу бессознательного, а были актуализированы в поле сознания, я бы порекомендовала проводить звуковое или видео общение раз в неделю. Это может быть короткое обсуждение итогов или построение планов.