Автоматизация отчетов: выгружаем тайминги и списки задач из Битрикс24 в таблицы плюс строим дашборд

1. Ситуация на примере заказчика

1.1 Зачем нужна автоматизация при составлении отчетов

У одного из наших заказчиков отдел маркетинга ведет рабочий процесс в Битрикс24.

По истечении месяца руководитель подразделения составляет отчет, в который попадают задачи, выполненные за отчетный период.

Исходя из этих данных формируется оплата плюс начисляются бонусы сотрудникам.

До использования интеграции ответственный за составление отчета сотрудник выполнял все действия вручную.

Из-за этого отчеты составлялись долго и нередкими были случаи ошибок и других неприятных рабочих моментов.

Но все изменилось с началом использования интеграции, которая автоматически выгружает данные о тайминге из Битрикс24 в Exel, а по полученной информации строится дашборд.

Выгрузка звонков из Битрикс24 в отчеты Google Sheets плюс визуализация на дашбордах для руководителя - читайте в статье.

Плюс такого подхода в том, что доступ к отчету имеет каждый сотрудник из отдела маркетинга.

Сотрудник может самостоятельно следить за общими и собственными показателями и понимает, сколько задач не хватает до выполнения плана.

Как только задача выполнена - выработку по ней должен принять руководитель.

Конечно, можно смотреть закрытые задачи непосредственно в Скраме Битрикс24 или в разделе "Задачи и проекты":

Но так как сотрудников много, то и задач может быть огромное количество, и найти нужную в общей массе довольно непросто:

Решить эту проблему поможет построение дашбордов, в котором есть возможность отфильтровать задачи по группам, статусу или срокам завершения.

Это поможет в поиске необходимой информации и серьезно сэкономит время.

1.2. Что делать, если необходимых задач нет в бэклоге и спринте

Допустим, компания работает по Scrum недельными спринтами.

Все задачи, которые находятся в работе, можно найти в активном спринте.

Новые задачи, а также те, которые можно выполнить позднее, размещены в бэклоге.

В конце недели незавершенные задачи переносятся в очередной спринт.

Отчеты по товарам из Битрикс24 в эксель с разбивкой по менеджерам, типу контакта и количеству поступающих лидов: читайте здесь.

Рассмотрим внештатную ситуацию: руководитель случайно закрыл и текущий спринт и последующий.

Теперь в активный спринт добавить задачи невозможно, также как и возобновить предыдущий:

А при наличии дашборда в нем можно посмотреть список задач в работе и важные незавершенные задачи:

Также есть возможность отслеживать задачи по срокам выполнения:

И аналогично по стадиям:

Но для построения дашборда нам нужны данные, на которых он будет основываться. Для этого настраиваем интеграцию Битрикс24 и Exel.

2. Настройка интеграции для выгрузки задач из Битрикс24 в таблицу для построения дашборда

Шаг первый: Откуда

Откуда отправляем данные - Битрикс24, когда - “Задача-обновлено”, статус - “Завершена”.

Так мы получим данные о всех завершенных задачах, если нам необходимо построить по ним отчет

Шаг второй: Инструменты

Для обработки дополнительных данных применяем необходимые инструменты.

Шаг третий: Куда

Куда отправляем данные - Google Sheets, Когда - “Добавить новую строку”, выбираем нужные лист и таблицу.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

На этом шаге нужно сопоставить поля задачи и столбики таблицы.

Шаг пятый: Запуск

Сохраняем интеграцию и запускаем

Резюмируем

Дашборды позволяют не только существенно ускорить составление отчетов, но и избавить сотрудников от рутинной работы.

Плюс данные визуализированы, что позволяет легче воспринимать информацию и искать необходимые задачи по нужному критерию.

Если хотите протестировать интеграции Битрикс24 с таблицами и другими сервисами, регистрируйтесь по ссылке в личном кабинете Пинкит: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит