Публичные кейсы уменьшения ручного труда с помощью Пинкит, интеграции между разными веб-сервисами и опыт наших клиентов.
Если вы хотите автоматизировать выгрузку рабочего времени из таблицы Excel в Битрикс24, воспользуйтесь нашей интеграционной шиной Пинкит.
Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:
1. Специфичные запросы заказчика: путь решения нестандартной задачи
В нашу компанию обратился заказчик с базовым на первый взгляд запросом: настроить выгрузку отчета по выполняемым сотрудниками задачам в Битрикс24.
Отчет нужен для дальнейшей аналитики и контроля рабочих процессов, а информация из него должна отображаться в виде дашборда.
Отчетность и дашборды можно построить по любым показателям из CRM. Например, о выгрузке звонков из Битрикс24 в отчеты Google Sheets плюс визуализацию на дашбордах для руководителя читайте в статье.
Запрос заказчика удалось реализовать с помощью выгрузки необходимых данных из Битрикс24 в таблицы Гугл через Пинкит. В отчет вошли:
- Число задач, находящихся в работе
- Число задач, которые уже закрыли
- Число задач, находящихся в работе более трех месяцев
- Число задач, которые не были выполнены вовремя (просрочены)
- Число задач, находящихся в приоритете (срочные)
- Число задача со статусом “Важные”
- Число невыполненных вовремя задач, над которыми работали более 30 дней
- Число задач, находящихся на стадии "Ждет контроля"
- Число отложенных задач
- Число бессрочных задач
Каждый из этих пунктов также содержал и уточняющую информацию: кто поставил задачу, ее название, стадии и так далее.
Если интересуетесь аналитикой продаж, читайте об этом здесь.
Отчет позволил наглядно увидеть все аспекты работы по задачам и отслеживать нагрузку менеджеров.
Также сократился объем монотонной работы руками. Ровно на этом моменте в дело вступает нестандартный запрос.
Ситуация следующая: в компании заказчика задачи обычно не закрываются, а удаляются.
Такая традиция сложилась еще со времен начала работы в CRM-системе, а отказываться от нее сотрудники оказались не готовы.
Еще один кейс о настройке нескольких больших специальных отчетов с большой нагрузкой читайте в статье.
В итоге интеграция не срабатывала на удаленные задачи из-за того, что в API не было метода, позволяющего их учитывать.
Это привело к тому, что статистика в отчетах и дашбордах стала не соответствовать реальной информации.
Мы тщательно изучили документацию, но в техническом арсенале было только два события: либо изменение, либо добавление задачи.
Это совсем не то, что было нужно, так как задачу удалить можно с любого статуса, и в таблице это не отобразится.
Ситуация привела к накоплению зависших задач с самыми разными статусами. Чистить их приходилось вручную.
Читайте в нашей статье, почему нельзя просто передать данные из одного сервиса в другой и какую роль тут играет API.
Решение задачи нам подсказали в техподдержке - событие OnBeforeTaskDelete.
Добавив это действие в интеграцию, техническое препятствие удалось преодолеть.
Подробнее о настройке интеграции расскажем далее.
2. Удаление задач Битрикс24: настраиваем интеграцию
Шаг первый: выбираем Битрикс24, действие - “Задача удалена”, настраиваем доступы:
Шаг второй: выполняем дополнительные запросы для получения детальных данных о задаче, которые затем загружаем в специальную таблицу.
Шаг третий: выбираем таблицу в Google Sheets, на которой базируется отчет и дашборд. Выполняем действие по обновлению строки.
Шаг четвертый: проводим сопоставление данных, анализируя столбцы таблицы и поля задач, чтобы избежать удаления необходимой информации.
Шаг пятый: запускаем интеграцию с нужным периодом запросов.
Итог
При помощи Пинкит нам удалось актуализировать отчет Google Sheets и дашборд при удалении задач в системе Битрикс24.
Благодаря этому техническому решению была успешно решена проблема удаления задач из Google Sheets после их удаления в системе Битрикс24.
Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит
С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.
Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит
Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пиникт: https://lk.pinkit.io/tariffs