Удаление задач в Битрикс24: интеграция Excel и CRM для отчетов и дашбордов

1. Специфичные запросы заказчика: путь решения нестандартной задачи

В нашу компанию обратился заказчик с базовым на первый взгляд запросом: настроить выгрузку отчета по выполняемым сотрудниками задачам в Битрикс24.

Отчет нужен для дальнейшей аналитики и контроля рабочих процессов, а информация из него должна отображаться в виде дашборда.

Отчетность и дашборды можно построить по любым показателям из CRM. Например, о выгрузке звонков из Битрикс24 в отчеты Google Sheets плюс визуализацию на дашбордах для руководителя читайте в статье.

Запрос заказчика удалось реализовать с помощью выгрузки необходимых данных из Битрикс24 в таблицы Гугл через Пинкит. В отчет вошли:

• Число задач, находящихся в работе


• Число задач, которые уже закрыли


• Число задач, находящихся в работе более трех месяцев


• Число задач, которые не были выполнены вовремя (просрочены)


• Число задач, находящихся в приоритете (срочные)


• Число задача со статусом “Важные”


• Число невыполненных вовремя задач, над которыми работали более 30 дней


• Число задач, находящихся на стадии "Ждет контроля"


• Число отложенных задач


• Число бессрочных задач

Если интересуетесь аналитикой продаж, читайте об этом здесь.

Отчет позволил наглядно увидеть все аспекты работы по задачам и отслеживать нагрузку менеджеров.

Также сократился объем монотонной работы руками. Ровно на этом моменте в дело вступает нестандартный запрос.

Ситуация следующая: в компании заказчика задачи обычно не закрываются, а удаляются.

Такая традиция сложилась еще со времен начала работы в CRM-системе, а отказываться от нее сотрудники оказались не готовы.

Еще один кейс о настройке нескольких больших специальных отчетов с большой нагрузкой читайте в статье.

В итоге интеграция не срабатывала на удаленные задачи из-за того, что в API не было метода, позволяющего их учитывать.

Это привело к тому, что статистика в отчетах и дашбордах стала не соответствовать реальной информации.

Мы тщательно изучили документацию, но в техническом арсенале было только два события: либо изменение, либо добавление задачи.

Это совсем не то, что было нужно, так как задачу удалить можно с любого статуса, и в таблице это не отобразится.

Ситуация привела к накоплению зависших задач с самыми разными статусами. Чистить их приходилось вручную.

Читайте в нашей статье, почему нельзя просто передать данные из одного сервиса в другой и какую роль тут играет API.

Решение задачи нам подсказали в техподдержке - событие OnBeforeTaskDelete.

Добавив это действие в интеграцию, техническое препятствие удалось преодолеть.

Подробнее о настройке интеграции расскажем далее.

2. Удаление задач Битрикс24: настраиваем интеграцию

Шаг первый: выбираем Битрикс24, действие - “Задача удалена”, настраиваем доступы:

Шаг второй: выполняем дополнительные запросы для получения детальных данных о задаче, которые затем загружаем в специальную таблицу.

Шаг третий: выбираем таблицу в Google Sheets, на которой базируется отчет и дашборд. Выполняем действие по обновлению строки.

Шаг четвертый: проводим сопоставление данных, анализируя столбцы таблицы и поля задач, чтобы избежать удаления необходимой информации.

Шаг пятый: запускаем интеграцию с нужным периодом запросов.

Итог

При помощи Пинкит нам удалось актуализировать отчет Google Sheets и дашборд при удалении задач в системе Битрикс24.

Благодаря этому техническому решению была успешно решена проблема удаления задач из Google Sheets после их удаления в системе Битрикс24.

Регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит и протестируйте интеграции по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит