Разнесение заявок из Wazzup в поля Битрикс24 и создание аналитики на основе универсальных списков/процессов

1. Бизнес-сценарии в компании заказчика: потребность в автоматизации

Наш заказчик работает в сфере недвижимости, а если точнее, продает квартиры в ряде жилищных комплексов.

В штате компании несколько специалистов-риелторов, рабочий процесс которых идет в Битрикс24, плюс за каждым из них закреплен определенный ЖК.

Также у заказчика есть корпоративный чат в WhatsApp, куда пишут потенциальные клиенты, когда хотят уточнить наличие продающихся квартир в жилищном комплексе и их стоимость.

Для связки Битрикс24 и мессенджера заказчик пользуется Wazzup.

Бизнес-сценарий в компании выглядит следующим образом: как только в чате появляется сообщение от клиента, в CRM автоматом создается новый лид и попадает в общую массу входящих заявок.

Это немного тормозит рабочий процесс, так как менеджеры теряют время на поиск нужных лидов и иногда не отвечают на запрос своевременно.

Заказчик, в свою очередь, хочет чтобы лид закреплялся за риелтором, который отвечает за ЖК, указанном в сообщении.

Иными словами, необходимо передавать информацию из сообщения в чате в специальное пользовательское поле "ЖК, по которому обратились" и назначать конкретного ответственного сотрудника для этой заявки.

Данную проблему можно решить при помощи интеграции Пинкит.

Интеграция отследит во входящих лидах в Битрикс24 заполнение поля "ЖК, по которому обратились" и в зависимости от его значения направит лид в требуемую воронку на нужного менеджера.

Также заказчик ведет в Битрикс24 универсальный список "Расходы", в котором хранятся даты платежей, суммы сделок, названия, ФИО создателя и комментарии.

Все эти данные требуется выгружать в Google Sheets и строить на их основе дашборды.

Помимо этого при формировании лида из определенного источника (например, с сайта через DMP-перехватчик) необходимо проверить наличие этого лида в базе данных.

Проблема заключается в том, что после получения новой заявки создаётся DMP-лид, который автоматически запускает робота для обзвона.

Однако в данной ситуации лид должен обрабатываться исключительно менеджером, и автозвон не нужен.

Поэтому возникает необходимость проверки на наличие дубликатов после создания DMP-лида, чтобы избежать повторных звонков клиенту.

Мы предложили следующее решение: перед активацией робота устанавливаем вебхук Пинкит, который, сопоставляя номер телефона, выполняет поиск лида в базе (по источнику DMP-перехватчика).

Если лид уже существует, процесс обзвона роботом не запускается, и можно закрыть этот лид или присвоить ему статус "Дубль".

Делается это следующим образом: в бизнес-процесс добавляем вебхук, куда записываем номер телефона, ID лида и другую необходимую информацию для проверки.

Затем в личном кабинете Пинкит настраиваем поиск лида по номеру телефона, чтобы исключить дубликаты, и если совпадение найдено, лид не создаётся.

Также не забудьте ознакомиться с нашей статьей про вебхуки.

Для отслеживания "подвисших" заявок необходимо записывать дату последнего контакта менеджера с клиентом для каждого лида (включая входящие и исходящие звонки, а также заявки из WhatsApp).

Эта дата должна быть зафиксирована в пользовательском поле, что позволит отслеживать контактные данные, с которыми последний контакт состоялся (например, более одного рабочего дня назад).

В данном случае мы извлекаем информацию из Битрикс24, обрабатываем её с помощью Пинкит и передаем в специально созданное поле в карточках контактов Битрикс24.

Можно внедрить два поля: "Дата последней коммуникации «Звонок»" и "Дата последней коммуникации «E-mail»".

Также менеджеры после общения с клиентами разрозненно оставляют комментарии.

Они попадают в живую ленту как контактов, так и лидов, что затрудняет отслеживание всей истории общения.

Наш заказчик хочет, чтобы все комментарии автоматически сохранялись в одном пользовательском поле вместе с датой их написания.

Эта задача также может быть решена через автоматизацию внутри платформы Битрикс24, где каждый комментарий, появляющийся в таймлайне, будет загружаться в поле под названием "История комментариев".

Таким образом, система позволит упорядочить и структурировать информацию, сделав её легко доступной для анализа и последующего использования.

2. Интеграция Пинкит по выгрузке универсальных списков в табличку Гугл

Разберем настройку интеграции для выгрузки данных из универсального списка Битрикс24 "Расходы" в таблицу Google.

Шаг первый: Откуда

Откуда отправляем данные - Битрикс24, Когда - создание элемента списка. Подключаем доступы к порталу.

Шаг второй: Инструменты

На этом этапе можем отфильтровать необходимые элементы, например, расходы выше какой-то определенной суммы.

Шаг третий: Куда

Куда отправляем данные - Google Sheets в отдельную строку таблицы на нужный лист.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Указываем соответствие поля элемента списка и ячейки таблицы:

Шаг пятый: Запуск

Даем интеграции наименование и запускаем.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит