Публичные кейсы уменьшения ручного труда с помощью Пинкит, интеграции между разными веб-сервисами и опыт наших клиентов.
Когда входящих проектов становится больше, распределять их «на глаз» уже не получается: один проектировщик срывает сроки, а другой ждёт задач. Чтобы видеть загрузку каждого исполнителя без программирования и ручных подсчётов, используется no-code платформа интеграций Пинкит. При создании сделки она считает, сколько проектов в работе у каждого специалиста, и публикует сводку прямо в таймлайне Битрикс24.
Знакомая ситуация? Новая сделка пришла, а кому её отдать — непонятно. Клиенту забыли перезвонить, потому что никто не поставил дату следующего контакта. Чтобы восстановить историю переговоров, приходится открывать задачи одну за другой. В этом кейсе показываем, как проектная компания избавилась от этих проблем в Битрикс24 без программирования — и как настроить то же самое у себя по готовому шаблону.
Было: воронка «Проекты» из более чем 20 стадий
Стало: 5 стадий и загрузка проектировщиков прямо в таймлайне сделки
Что это даёт бизнесу:
- Менеджеру: загрузка всех проектировщиков видна в таймлайне в момент создания сделки, поэтому решение, кому её передать, принимается за секунды.
- РОПу: вся переписка из задач дублируется в ленту сделки, а обязательное поле «Следующая коммуникация» не даёт забыть о клиенте.
- Собственнику: сделки нельзя удалить или перенести на случайную стадию, а процесс не нужно перенастраивать при найме или увольнении сотрудников.
Готовый шаблон интеграции можно бесплатно протестировать на своих данных по ссылке.
1. Почему распределение сделок вручную тормозит продажи
Пока проектов немного, руководитель помнит, кто чем занят. С ростом потока держать это в голове уже не получается: чтобы понять загрузку каждого исполнителя, приходится открывать и пересчитывать его сделки вручную — и так при каждой новой заявке.
1.1. Практический пример
Заказчик ведёт проектные сделки в воронке «Проекты» Битрикс24. Над каждой сделкой работают менеджер и проектировщик: проектировщик готовит технико-коммерческое предложение (ТКП), после согласования проект уходит в конструкторское бюро (КБ), а завершённая сделка переносится в Мегаплан.
До оптимизации воронка состояла из множества промежуточных стадий, и почти каждый переход требовал ручных действий:
- получив новую сделку, менеджер не видел, сколько проектов сейчас в работе у каждого проектировщика и насколько они приоритетны, поэтому распределял «на глаз»;
- если менеджер не ставил дату следующего контакта, задача закрывалась, и коммуникация с клиентом обрывалась;
- чтобы восстановить историю переговоров, приходилось открывать отдельные задачи вместо одной ленты сделки;
- рядовые сотрудники и роль «Секретарь» могли менять любые стадии и даже удалять сделки.
1.2. Почему такой подход тормозит бизнес
Неравномерная нагрузка. Одни специалисты перегружены и срывают сроки, другие простаивают.
Потерянные клиенты. Без обязательной даты следующего контакта сделка «зависает», и клиент уходит.
Разрозненная история. РОП тратит время на сбор контекста по задачам вместо управления продажами.
Риск для данных. Избыточные права позволяют случайно нарушить сценарий бизнес-процесса или удалить сделку.
Цель проекта: свести стадии в один сквозной процесс, автоматизировать расчёт загрузки специалистов и убрать человеческий фактор на каждом этапе.
2. Решение: воронка «Проекты» с автоматическим расчётом нагрузки
Инженер Пинол провёл аудит воронки и связал бизнес-процессы Битрикс24 с интеграцией Пинкит. Вместо более чем 20 стадий получилась цепочка из 5:
Новая сделка → Готовим ТКП → Переговоры (приоритеты A/B/C) → ТЗ для КБ → Завершение сделки (перенос в Мегаплан)
2.1. Автоматический расчёт нагрузки проектировщиков
Схема передачи данных:
Создание сделки в Битрикс24 → Пинкит запрашивает активные сделки по каждому проектировщику → подсчёт количества сделок и их приоритетов → комментарий в таймлайне новой сделки → менеджер назначает наименее загруженного специалиста
Триггер. Интеграция запускается на стадии «Новая сделка».
Сбор данных. Пинкит запрашивает список сделок в работе по всем проектировщикам, прикреплённым к сделке.
Агрегация. По каждому специалисту считается количество активных сделок и их приоритет.
Вывод в таймлайн. Сводка по загрузке автоматически публикуется комментарием в ленте сделки (скриншот — в начале статьи).
Универсальность. Сначала логику строили под трёх конкретных специалистов, но в ходе работы инженер сделал её универсальной: при найме или увольнении проектировщиков бизнес-процессы перенастраивать не нужно.
2.2. Реструктуризация и защита стадий воронки
Понятные стадии. Добавлены стадии «Готовим ТКП Проектировщик 1 / 2» и «Переговоры» с сегментами A, B, C.
Защита от случайных переходов. Права доступа запрещают произвольно перемещать сделку между стадиями, поэтому сценарий бизнес-процесса нельзя нарушить случайно. Удаление сделок для рядовых ролей заблокировано.
Передача между проектировщиками. При переназначении система проверяет, заполнил ли предыдущий специалист обязательные поля. Если заполнил, уходит простое уведомление. Если нет, запускается сценарий с контролем заполнения.
Вся история в одной ленте. Комментарии и переписка из внутренних задач автоматически дублируются в таймлайн сделки.
Приоритет отдельно от ТКП. Смена приоритета (например, с B на A) больше не требует переделывать техническое предложение.
2.3. Приёмка: 59 минут живого теста с заказчиком
На демо-сессии инженер Пинол вместе с РОПом и представителями заказчика прогнал весь цикл в реальном времени: создание сделки → автозадачи менеджеру и проектировщику → отправка ТКП → переговоры → передача в КБ → перенос в Мегаплан.
Убрали технические паузы. Выяснилось, что 10-минутные паузы перед рядом задач только задерживают процесс, и их удалили.
Отказались от дублирования. Договоры хранятся в отдельной системе, поэтому обязательное задание «прикрепить договор» сняли.
Зафиксировали доработки. Нюансы, замеченные во время теста, инженер сразу взял в работу и донастроил.
Хотите увидеть Пинкит в действии именно на ваших процессах?
Если ваш бизнес в Москве, наш продакт-менеджер Алексей Окара может провести живую презентацию для вас и ваших коллег прямо в вашем офисе:
- покажем, как платформа интегрируется с вашей CRM и ключевыми сервисами;
- разберём текущие процессы и найдём узкие места, где теряются заявки;
- продемонстрируем, как Пинкит поможет автоматизировать рутину и сократить расходы;
- ответим на все вопросы и подберём оптимальный тариф.
Подробности по ссылке.
3. Экономический эффект: что даёт прозрачное распределение
Что меняется после внедрения
Распределение сделок. Было: менеджер вручную выяснял загрузку проектировщиков. Стало: загрузка приходит в таймлайн в момент создания сделки. Итог: решение принимается за секунды.
Контроль коммуникации. Было: без даты следующего контакта задача закрывалась, и клиент выпадал из работы. Стало: без поля «Следующая коммуникация» сделку нельзя перевести дальше. Итог: сделки не теряются из-за забывчивости.
Сбор истории. Было: РОП ходил по отдельным задачам. Стало: вся переписка собрана в ленте сделки. Итог: контекст восстанавливается одним взглядом.
Скорость процесса. Было: 10-минутные технические паузы перед рядом задач. Стало: паузы убраны. Итог: минус 10 минут ожидания на каждом таком шаге.
Сопровождение. Было: логика привязана к трём конкретным сотрудникам. Стало: состав команды можно менять без перенастройки бизнес-процессов.
4. Как запустить интеграцию
Мы подготовили готовый шаблон, чтобы вы могли быстро вывести загрузку исполнителей в таймлайн сделок Битрикс24.
Подключите Битрикс24. Предоставьте доступ к вашему порталу в личном кабинете Пинкит по пошаговой инструкции.
Установите шаблон интеграции. Получите готовое решение в каталоге кейсов — кнопка «Установить шаблон» — и протестируйте его бесплатно на своих данных.
Настройте вывод в таймлайн. На шаге 4 «Сопоставление данных» укажите, какие данные по загрузке исполнителей публиковать в комментарии к сделке.
Настройте бизнес-процессы. В дизайнере бизнес-процессов Битрикс24 задайте автопостановку задач, обязательные поля (например, «Следующая коммуникация») и ограничения прав доступа.
Готовое решение под ключ
При покупке годовой или двухлетней лицензии Пинкит вы получаете бонусные часы работы инженеров Пинол.
Наши специалисты проведут аудит воронки, подключат интеграцию, настроят бизнес-процессы и права доступа, протестируют всё вместе с вашей командой и передадут готовую систему.
5. Часто задаваемые вопросы
Нужно ли перенастраивать интеграцию, если поменяется состав проектировщиков?
Нет. Пинкит запрашивает список сотрудников динамически, поэтому при найме или увольнении специалиста логика продолжит работать без изменений.
Что будет, если менеджер попробует перевести сделку дальше без даты контакта?
Система этого не позволит: поле «Следующая коммуникация» обязательное, поэтому клиент не потеряется из-за забывчивости.
Можно ли вернуть сделку другому проектировщику, если первый заболел или ушёл в отпуск?
Да. При возврате со стадии «Переговоры» можно выбрать любого доступного проектировщика, а не только первоначального исполнителя.
Нужны ли навыки программирования?
Нет. Интеграция настраивается в визуальном no-code интерфейсе Пинкит по готовому шаблону.
Сколько стоит интеграция?
Начать можно бесплатно на 7-дневном тарифе «Демо». Платные тарифы Пинкит начинаются от 10 000 рублей в год.
Где найти другие готовые шаблоны?
В каталоге Пинкит собраны готовые решения для интеграции Битрикс24 и amoCRM с различными сервисами. Выберите подходящий шаблон, настройте его под свои задачи и запустите автоматизацию за минимальное время.
🎁 Интеграция в подарок
Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм, WhatsApp* или Max, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры бесплатно помогут настроить первую интеграцию.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.
Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой в России