Перенос пользователей из одного портала Битрикс24 в другой с миграцией данных их профиля

1. Пример заказчика: задача и ее решение

Заказчик обратился к нам с задачей миграции пользователей из одной коробки Битрикс24 в другую.

В его компании трудится порядка 1 500 сотрудников.

Структура фирмы представляет собой сложную систему с множеством департаментов, где у работников разных отделов различные права доступа.

Инструкция по адаптации сотрудника в Битрикс24 по значению пользовательского поля в профиле сотрудника — интересный кейс по схожей тематике читайте по ссылке.

Сложность миграции заключается в том, что при ручном переносе пользователей требуется отправить им приглашение на e-mail, а после также вручную заполнить их профили.

Помним, что сотрудников и отделов в компании очень много, а значит весь процесс отнимет немало времени.

Конечно, можно переложить перенос данных профиля на самих сотрудников, однако корпоративная этика в данной компании исключает этот вариант.

Интеграция Битрикс24-Битрикс24: миграция задач и комментариев с отправкой уведомлений в Телеграм об ошибке — подробнее в статье.

Также при миграции между коробками у некоторых пользователей могут появиться проблемы со сменой отдела.

Например, у работника уже есть профиль на новом портале, а в старой коробке в его профиле меняется отдел, а значит и права доступа.

В такой ситуации привязать его профиль к новому отделу надо побыстрее, а при ручном переносе сделать это оперативно не получится.

Как корректно перенести данные из разных CRM в Битрикс24 и сохранить не только все данные, но и связи между ними? Отвечаем на вопрос здесь.

Решить вышеперечисленные проблемы можно с помощью интеграции между двумя порталами Битрикс24 на платформе Пинкит.

Она позволит автоматически перенести профили сотрудников, а также сохранить привязки к отделам и закрепленные права доступа.

Плюс интеграция пригласит пользователей на портал для подтверждения их регистрации, что позволит начать работу в новой коробке Битрикс24 в самые короткие сроки.

Переезд Битрикс24 из облака в коробку через API: читайте в нашем блоге.

Далее разберем настройку интеграции.

2. Перенос пользователей между порталами Битрикс24 с автоматической отправкой приглашения на e-mail

Шаг первый: Откуда

В поле "Откуда" отправляем данные выбираем Битрикс24 (портал А), в поле "Когда" - Пользователь-обновление.

Если мы привязываем сотрудника к новому отделу, то указываем его идентификатор дополнительным запросом:

В запросе укажем параметр UF_DEPARTMENT, который отвечает за привязку сотрудника к организационной структуре компании.

Шаг второй: Инструменты

Здесь нужно сопоставить отделы в организационной структуре компании на порталах А и Б. Отделы должны быть созданы на обоих порталах.

Отделы сопоставляем по уникальному идентификатору source.UF_DEPARTMENT - указываем и сопоставляем каждое значение следующим образом:

Шаг третий: Куда

В поле куда отправляем выбираем Битрикс24 (портал Б), предоставляем доступы, а в поле Какое действие совершаем - Пользователь-добавить:

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем поля профилей сотрудников, чтобы данные из портала А для каждого сотрудника попали в соответствующий профиль на портале Б.

Сопоставляем следующие поля профиля сотрудника (сопоставление отделов мы берем из уже настроенного первого шага):

Почта - Email

Имя - Имя

Фамилия - Фамилия

Отчество - {{source.SECOND_NAME}}

День рождения - День рождения

Номер телефона - {{source.PERSONAL_MOBILE|default()}}

Должность - {{source.WORK_POSITION}}

Подразделения - {{step1}}

Шаг пятый: Запуск

Ставим галочку "Выборка за все время" чтобы перенести сотрудников за все время работы на портале А и запускаем интеграцию.

3. Резюмируем

По итогу работы интеграции выполнится следующий POST-запрос, который создаст профиль сотрудника на портале Б:

Также интеграция отправит на e-mail сотрудника приглашение, которое нужно будет принять для авторизации на портале Б:

В итоге мы получаем существенное уменьшение ручного труда и список пользователей на портале Б.

Благодаря интеграции также можно обновлять профили пользователей в ситуации, когда у вас два и более Битрикс24.

Для этого достаточно скопировать интеграцию на создание и изменить на шаге 1 и 3 событие и действие на обновление данных на портале.

Протестируйте Пинкит и настройте свой сценарий автоматизации и интеграции между нужными вам веб-сервисами.

Для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит