Как навести порядок в CRM Битрикс24? Поможет интеграция по переносу дел

1. Проблема заказчика и ее решение

Итак, заказчик работает в сфере маркетинговых коммуникаций (он изготавливает и продает различную корпоративную продукцию).

В основном деловое сотрудничество в его компании идет с постоянными клиентами.

Все они заведены в сущности “Контакты”, так как заказы принимаются через сотрудников компаний-клиентов.

Но в таком подходе выявился существенный недостаток - периодическая смена менеджеров в лояльных к заказчику организациях.

Иными словами, сотрудники увольнялись, и приходилось заводить новые сущности на заменивших их работников.

Проблема в том, что вся коммуникация сохранялась в старом, уже неактуальном контакте, а их удаление означало потерю всех переписок и истории заказов.

Из-за этого на платформе Битрикс24 скопилось огромное количество различных данных.

Поэтому заказчик обратился к нам за помощью со следующими запросами:

Во первых, собрать воедино все контакты, находящиеся на его портале Битрикс24 и привязать их к компаниям, плюс выгрузить все данные в единую живую ленту компании с сохранением истории коммуникаций.

При этом эта информация должна сохраняться, даже если сотрудник из лояльной компании уволится.

Во вторых, скомпилировать все контакты уволившихся сотрудников из компаний-постоянных клиентов в Битрикс24 и создать для них отдельное пользовательское поле “Уволенные контакты”.

Вторая задача легко решается при помощи бизнес-процесса, убирающего контакт с отметкой “Не работает” из поля “Контакт” компании и переносящего его в поле “Уволенный контакт”.

А вот первую задачу предстояло решить отдельной интеграцией, настройку которой сейчас и разберем.

2. Настройка интеграции по переносу коммуникаций из таймлайна сущности “Контакт” в таймлайн сущности “Компания”

Интеграция будет работать по следующей схеме:

Как только в контакте Битрикс24 появляется новое дело (письмо или звонок), интеграция проверяет наличие привязанной к нему компании.

В случае положительного результата проверки забираем все данные, которые дает REST по конкретному делу и создаем такое же дело в живой ленте привязанной компании.

Таким образом заказчик будет отслеживать всю коммуникацию с клиентами в таймлайне компании без переключения между контактами.

Шаг первый: Откуда

Откуда получаем данные - “Битрикс24”, Когда - “Дело-добавлено”. Предоставляем доступ к порталу.

Шаг второй: Интсрументы

Настраиваем следующие инструменты:

Шаг третий: Куда

Куда отправляем данные - “Битрикс24”, Какое действие совершаем - “Дело-создать”. Также предоставляем доступы к порталу.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем следующие поля: наименование компании, тип компании, ID компании и тд.

Шаг пятый: Запуск

Задаем время запуска интеграции или ставим “Выборка за все время” и запускаем.

3. Автоматическая выгрузка контактов и компаний в Google Sheets

Также мы настроили для заказчика выгрузку данных по контактам и компаниям в Google Sheets с автоматическим сопоставлением всех полей сущностей Битрикс24 и столбцов таблицы.

Вся информация для удобства расположена на двух рабочих листах: "Компании" и "Контакты".

Данные можно отфильтровать по различным признакам, как например, по дате продажи или ответственному менеджеру.

На основе этих данных можно построить дашборды с визуализацией.

Данный кейс применим для любых сущностей CRM, а не только к контактам и компаниям. Например, если у вас в Битрикс24 лид сконвертирован в сделку, а по нему в живой ленте уже есть коммуникация и необходимо перенести все дела из таймлайна лида в таймлайн сделки.

Что важно: интеграция на платформе Пинкит может обрабатывать не только те данные, которые уже были внесены до запуска интеграции. Вы можете настроить выгрузку данных, которые будут создаваться после запуска, чтобы обеспечить автоматическую передачу информации в фоновом режиме на постоянной основе.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит