Передача файлов из задачи в сделку Битрикс24: как упростить работу с клиентами в CRM

1. Пример заказчика: проблема и решение

Разберем ситуацию одного из наших заказчиков, занимающегося технической поддержкой.

Все задачи и сделки в его компании ведутся в Битрикс24. По итогу работы с клиентом результат в виде файла (таблицы, фото, текст) прикрепляются к соответствующей задаче.

Согласно регламента компании, как только сделка переходит на финальную стадию, к ней нужно прикрепить вложения из задачи, а также сохранить их на диске в определенной папке.

Главная проблема при таком бизнес-сценарии — человеческий фактор. Сотруднику нужно не забыть найти нужную задачу, выгрузить файлы на локальный диск, загрузить их на Битрикс24.Диск, найти нужную сделку и добавить вложения (при этом не перепутав ни файлы, ни заказчика).

Заказчик пытался решить проблему при помощи роботов Битрикс24, но они пока не могут работать с файлами.

Также не помогут в такой ситуации и бизнес-процессы, так как не смогут покрыть подобный сценарий полностью.

Решением задачи станет интеграция на платформе Пинкит. Разберем ее настройку подробнее.

2. Получение файла из задачи через вебхук и Пинкит

Первым делом нужно создать вебхук. Для этого заходим в личный кабинет Пинкит, добавляем и настраиваем интеграцию.

Шаг первый: Откуда

Выбираем источником данных Webhook, а триггером его срабатывание. Предоставляем необходимые доступы.

Шаг третий: Куда

Приемником данных ставим Битрикс24, а событием выбираем обновление задачи. Даем доступы к своему порталу.

Шаг пятый: Запуск

На данном этапе генерируется уникальная ссылка, которая указывается при создании вебхука.

Следом необходимо настроить бизнес-процесс, работающий по следующему алгоритму:

2.1. Создается задача, в нее вкладывается файл.

2.2. Бизнес-процесс получает информацию о задаче.

2.3. Создается папка на диске, чтобы в нее попадали файлы.

2.4. Добавляется активити "Исходящий вебхук", в него вставляется ссылка из Пинкит, в которую передаются необходимые параметры: ID задачи и ID генерируемой папки на диске.

3. Принцип работы интеграции

Как только мы зайдем в сделку и запустим бизнес-процесс, он сгенерирует задачу, к которой нужно прикрепить нужное вложение (например, документ). Далее завершаем задачу.

Затем можно перейти в интеграцию Пинкит и проверить журнал на предмет корректного срабатывания процесса:

Далее можем донастроить интеграцию Пинкит при помощи API-запроса: на втором шаге настроим получение результатов задачи из комментариев, загрузка файла в папку и так далее.

Таким образом, мы с помощью вебхука получаем данные из Битрикс24, затем с помощью инструментов Пинкит обрабатываем данные и обратно передаем в Битрикс24.

Резюмируем

При помощи Пинкит можно настроить не только интеграции с внешними сервисами, но и автоматизацию внутри Битрикс24.

Можно как передать любое поле из сущности в сущность, так и автоматически подгрузить необходимый файл.

Такой сценарий крайне полезен для бизнеса, работающего с документацией или макетами.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, зарегистрировавшись в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит