Обогащение лидов в Битрикс24 и контроль дубликатов CRM

Если вы хотите узнать, как согласовать документы между двумя и более порталами Битрикс24, то вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

1. Как работать с входящими заявками, если они поступают в лиды Битрикс24

Одна из возможностей получения лидов в Битрикс24 — заявки или заказы на вашем сайте.

Если сайт интегрирован со штатным порталом Битрикс24 или c помощью веб-хука, то информация, заполненная в форме, автоматически создает лид в CRM.

Существуют и другие способы получения лидов. Например, перехватчик лидов - об этом можно узнать подробнее в соответствующей статье.

Однако, при автоматическом создании лидов возникает проблема дублирования, так как один и тот же заказчик может случайно создать две одинаковые заявки, отправить несколько заявок или через форму запросить изменение условий уже существующего заказа.

Если вы стремитесь поддерживать высокое качество клиентского сервиса, то для избежания путаницы, каждого клиента желательно передавать для работы одному и тому же менеджеру.

То же самое относится и к созданию сущностей Битрикс24 для каждого клиента — не нужно плодить лиды с повторяющейся информацией, если клиент не новый.

При большом потоке заявок, когда нужно вручную быстро обработать много заявок, бывает трудно соблюдать культуру ведения сущностей в CRM. Кроме того, менеджер может пропустить информацию о том, что с клиентом уже велась работа.

В результате лид может быть создан несколько раз, что приводит к ненужному накоплению данных.

Нужен аудит портала или помощь в наведении порядка в CRM? Прочтите статью.

Для решения проблемы проверки дублей и работы с входящими заявками, мы предложили нашему заказчику автоматизировать этот процесс.  Есть несколько эффективных подходов:

1.1. Один из самых надежных методов заключается в проверке заявок по нескольким условиям, чтобы исключить возможность дублирования.

В случае обнаружения соответствия, заявка дополняется недостающими полями. Так не только исключается создание дублей, но и уже существующая информация о заявке обогащается.

1.2. При создании новой заявки проводится поиск дубликатов, которые связываются с созданным заявкой при помощи ссылок в таймлайне.

Такой подход позволяет легко отслеживать все связанные заявки и их историю.

1.3. Еще один вариант заключается в закрытии обнаруженных дубликатов заявок.

Это особенно полезно в случаях, когда невозможно или нецелесообразно создавать дополнительные связи или обогащать информацию о заявке.

Для проверки дублей можно использовать различные поля: электронная почта, телефон, заголовок и все остальные доступные поля в заявках, контактах, компаниях, а также сделках.

Наиболее подходящим для себя заказчик выбрал вариант с обогащением.

После создания заявки на его веб-сайте и передачи данных на портал Битрикс24 через веб-хук, создается лид.

Затем идет проверка наличия подобных заявок или контактов. Если такие находятся, происходит обновление полей.

Таким образом, заявка от одного и того же клиента передается менеджеру, уже работавшему с ним.

Если вас интересует автоматическая сортировка лидов путем анализа входящих писем, у нас есть соответствующая статья на эту тему.

Рассмотрим первый из возможных способов автоматизации, при котором информация о найденном дубликате выводится в таймлайн соответствующей сущности.

2. Интеграция автоматического вывода сообщений в таймлайн лида и/или в чат сделки со ссылкой на найденный дубликат лида

При получении входящей заявки, поступающей в лид, необходимо выполнить поиск по всей базе данных для нахождения других заявок (в работе) от этого клиента.

Если найдено соответствие, то все данные должны быть выведены в живую ленту нового лида.

Таким образом, менеджеры будут иметь возможность видеть всю историю взаимодействий с этим заказчиком.

Пошаговая настройка интеграции:

1. На первом шаге выбираем портал Битрикс24 и указываем условия: "Когда - Создание лида", статус.

Здесь можно также выбрать источник, например, если поиск необходим только по заявкам из формы.

2. На втором шаге, с использованием API метода GET, находим все существующие лиды, например, с таким же адресом электронной почты.

Проверяем статус сущности, чтобы он был "в работе".

3. На третьем шаге, при найденном соответствии, можно добавить комментарий в журнал лида или отправить сообщение в чат с ссылкой на найденную сущность.

Выбираем действие, например, "Комментарий в таймлайн - добавить":

4. На четвертом шаге настраиваем сопоставление данных, по которым пойдет поиск дубликатов.

5. Настраиваем периодичность запросов данных, выбираем выборку за все время и готово.

Примерно так выглядит схема настройки интеграции.

Если вы хотите узнать, как согласовать документы между двумя и более порталами Битрикс24, то вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит