Настройка бизнес-процесса для выбора утверждающего счет на оплату для организации праздников и мероприятий - кейс компании "Море Шоу"

С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все процессы компании. Автоматизация бизнеса переводит работу компании на более качественный уровень работы. Она помогает лучше обслуживать клиентов и сводит к минимуму проблемы, связанные с человеческим фактором из-за которых, как правило, клиенты уходят к конкурентам (менеджер забыл перезвонить, отправить коммерческое предложение или пропустил входящую заявку).

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании — от простых до сложных. 

Все наши клиенты получают готовые бизнес-процессы совершенно бесплатно! 

Пинол- 10 лет  на рынке внедрения. Мы имеем уникальную экспертизу, поэтому не тратьте время на самостоятельное изучение, мы готовы вам помочь! Вы можете ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24. Более 50 готовых шаблонов бизнес-процессов для автоматизации процессов в вашей компании - от простых до сложных . Любой кейс можем повторить на вашем портале или адаптировать под вас. Если Вам нужна помощь в комплексной настройке приложений Пинол , в рамках использования сервиса «Пинкит» , то отправьте нам заявку на почту order@pinall.ru.

Подарочная консультация по вопросам автоматизации уже ждет вас по ссылке! 

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Алексей Окара, 

учредитель Пинол

Задача 

Требовалось настроить бизнес-процесс для выбора утверждающего счет на оплату для организации праздников и мероприятий.

Основной критерий заключался в том, что счет должны согласовать все руководители компании и Генеральный директор, после согласования, утвержденный счет передается на оплату в бухгалтерию.

Решение

Наши аналитики настроили бизнес-процесс «Счет на оплату». Шаблон дорабатывался нами под запрос заказчика в рамках бонусных часов. Мы усовершенствовали стандартный бизнес-процесс таким образом, что перед запуском можно выбирать, кому отправить на утверждение тот или иной счет. Он поставит задачу ответственному и проследит за сроком ее выполнения.

Процесс инициируется сотрудником.

Первоначально, срабатывает актвити, в нем необходимо прописать данные:

• Имя менеджера/ответственного;
• Порядковый номер счета и дата выставления;
• ФИО клиента;
• Тематика праздника;
• Сумма.

После заполнения данной формы начинается цикл согласования. 

По условиям бизнес-процесса согласование документа  пройти через всех  руководителей, после этого утверждение переходит на Генерального директора.  

Если кто-то из руководителей не утверждает согласование, предусмотрено несколько запросов: "Отклонить навсегда" или "Отправить на доработку". 

• "Отклонить навсегда" - процесс завершается;
• "Отправить на доработку" - инициатор получает документ на доработку. После внесения исправлений, инициатор загружает новый документ, и запрос на согласование отправляется заново руководителю. 

После всего цикла утверждения, счет переходит на оплату бухгалтеру, с пометкой "Счет утвержден".

По условию бизнес-процесса, бухгалтер должен утвердить или отклонить  оплату.  Для этого предусмотрено несколько запросов: "Подтвердить оплату" или "Отклонить оплату". 

• "Отклонить оплату"- бухгалтер указывает причину отказа и процесс завершается. 
• "Подтвердить оплату" - процесс переходит в статус оплаты.

После шага "Оплата счета", инициатору ставиться задание на собор оригиналов документов:

• Оригинал счета;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ.

После этого бизнес-процесс входит в цикл.

Цикл будет крутиться до тех пор, пока все оригиналы не будут переданы в бухгалтерию .

Как только бухгалтер поставит статус "Документы получены".

Процесс перейдет, в статус "Счет закрыт", инициатору придет соответствующее уведомление,  о том, что оригиналы документов получены, после этого процесс автоматический завершается. 

Наши специалисты выполнили техническое задание для отчета “Конверсия”:

• Конверсия в сделку общая

Количество сделок на стадии “новая” и “предоплата получена” по всем каналам продаж по всем менеджерам. Это сделано для того, чтобы понять. сколько сделок завершились оплатой в процентном соотношении по всем менеджерам по всем каналам продаж за период.

• Конверсия по каналам продаж

Количество сделок на стадии “новая”, на стадии “предоплата получена”, источник и фильтр за период. Смысл отчета: понять, сколько сделок получено из обращений по каждому из каналов продаж.

• Конверсия по менеджерам

Смысл отчета: понять, сколько сделок из обращений создает каждый менеджер.

• Воронка продаж

Количество сделок на каждой стадии. Это сделано для того, чтобы понять, какое количество сделок находится на каждой из стадий. Определить “узкие” (проблемные) места в воронке продаж, чтобы понять, на какой стадии нужно проводить работу над ошибками с менеджерами.

 Итог: 

Таким образом, настроенный бизнес-процесс очень помогает в согласовании счета, а также помогает отслеживать возврат оригиналов. Каждая новая сделка движется от этапа в этап, автоматически запуская бизнес-процессы. Учтены все нюансы в работе по согласованию договора. Система автоматически  напоминает сотрудникам, что необходимо обратить внимание и согласовать договор.

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!